3 bước giúp bạn đăng kí hóa đơn điện tử nhanh chóng

Hiện nay vấn đề đăng ký hóa đơn điện tử đang trở nên cần thiết hơn bao giờ hết chỉ còn một thời gian ngắn nữa là việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp và tổ chức cung cấp dịch vụ là bắt buộc. Vậy bạn đã biết cách để đăng ký hóa đơn điện tử chưa? Hãy cùng e-invoice tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Các bước đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

1. Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản

mẫu quyết định hóa đơn điện tử

Tổ chức, doanh nghiệp trước khi khởi tạo HĐĐT phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan Thuế theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử hoá đơn điện tử.

2. Tạo lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh khởi tạo hóa đơn điện tử phải tiến hành lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Quá trình lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:

  • Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)
  • Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Mẫu số 02, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)
  • Hóa đơn mẫu  doanh nghiệp có thể tự chuẩn bị hoặc được cung cấp bởi nhà cung cấp phần mềm HĐĐT

3. Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu

Doanh nghiệp cần ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu theo đúng định dạng gửi cho người mua đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Cả 3 thủ tục nêu trên doanh nghiệp gửi tới cơ quan Thuế thông qua cổng thông tin điện tử hoặc có thể in ra gửi tới cơ quan Thuế một lần duy nhất. Theo quy định của Thông tư số 37/2017/TT-BTC ngày 27/04/2017, nếu cơ quan Thuế không có phản hồi bằng văn bản về việc sử dụng hoá đơn điện tử của doanh nghiệp thì sau 2 ngày làm việc, doanh nghiệp mặc định được phép xuất hoá đơn điện tử 1 cách hợp pháp.

Trên đây là 3 bước để đăng kí hóa đơn điện tử. Tuy nhiên trước đó Doanh nghiệp cần đảm bảo đầy đủ điều kiện và hồ sơ liên quan.

phần mềm hóa đơn điện tử

Điều kiện phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Trước khi tiến hành đăng kí hóa đơn điện tử Doanh nghiệp cần đảm bảo đủ điều kiện để đăng kí và phát hành hóa đơn hợp lệ.

Trong Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC của bộ Tài Chính, nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng những điều kiện sau:

  • Là tổ chức kinh tế đã và đang thực hiện các giao dịch điện tử khai thuế với cơ quan Thuế.
  • Có địa chỉ rõ ràng, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền dẫn tín hiệu đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
  • Đội ngũ nhân viên có đủ trình độ, được đào tạo bài bản về khả năng xử lý theo yêu cầu, thực hiện việc khởi tạo, lập và  sử dụng hoá đơn điện tử theo đúng quy trình quy định.
  • Hóa đơn điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
  • Phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ được kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
  • Có quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu về chất lượng lưu trữ.

Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Khi đã đảm bảo điều kiện phát hành hóa đơn doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm có:

  • Mẫu hóa đơn điện tử
  • Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
  • Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi đã có đầy đủ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử sẽ được gửi cho cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của Cơ quan Thuế. Tuy nhiên, tốt nhất doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với Thuế quản lý để tìm hiểu về hình thức nhận hồ sơ thông qua hình thức nào để chuẩn bị hồ sơ và thủ tục cho phù hợp.

Hi vọng với những chia sẻ trên đây có thể giúp bạn phần nào đơn giản hóa quá trình đăng kí hóa đơn điện tử doanh nghiệp. Nếu thấy hay đừng quên like để ủng hộ e-invoice nhé.

label

About the author

Add a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *