Những lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử kế toán nên thuộc lòng

Nghị định 119/2018/NĐ-CP yêu cầu tất cả doanh nghiệp phải sử dụng bắt buộc hóa đơn điện tử kể từ ngày 01/11/2020. Vì vậy, dù công ty lớn hay nhỏ đều phải chuyển đổi dần các hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Những lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử quan trọng sau đây sẽ giúp bạn thích ứng tốt hơn với loại hình hóa đơn mới này.

1/ Được sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử

Trước ngày 01/11/2020, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng song song cả 2 dạng hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử, cơ quan thuế vẫn chấp nhận những hóa đơn này hợp pháp, không có vướng mắc nào về pháp lý. Tuy nhiên, những mã đơn hàng, dịch vụ đã sử dụng trong hóa đơn điện tử thì bạn bắt buộc phải tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử tiếp theo, không được quay lại hóa đơn giấy.

Lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1/11/2020

Lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1/11/2020

Chính phủ cho thời gian 2 năm sau khi ban hành Nghị định 119 mới có hiệu lực để các doanh nghiệp làm quen và chuyển đổi dần sang hình thức hóa đơn mới. Những doanh nghiệp lớn, có nhiều mã hàng, dịch vụ thì cần phải có lộ trình chuyển đổi sớm, trước khi thời gian Nghị định có hiệu lực. 

2/ Không phải doanh nghiệp nào cũng phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP có nêu rõ một số doanh nghiệp trong lĩnh vực đặc biệt có thể được sử dụng hóa đơn không có mã số thuế. Tuy chính phủ đã mở rộng cửa để tạo điều kiện tốt nhất cho các công ty kinh doanh nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng đạt được yêu cầu mà Nghị định đưa ra.

Doanh nghiệp có thể có mã hoặc không mã của cơ quan thuế trên hóa đơn

Doanh nghiệp có thể có mã hoặc không mã của cơ quan thuế trên hóa đơn

Các doanh nghiệp có thể được sử dụng hóa đơn không có mã số thuế:

  • Doanh nghiệp phải có lĩnh vực kinh doanh chính nằm trong danh sách dưới đây: Y tế, vận tải, bưu chính viễn thông, điện, nước, xăng dầu, tài chính tín dụng, bảo hiểm, thương mại điện tử, siêu thị
  • Doanh nghiệp có cơ sở hạ tầng thông tin tốt, có sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tốt, đáp ứng được những quy định được đề cập trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP về khả năng lập, tra cứu và đường truyền giữa các bên liên quan tốt.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp bị cơ quan thuế đánh giá mức độ tin cậy thấp, dễ dàng xảy ra rủi ro về thuế (Do lĩnh vực kinh doanh hoặc trong lịch sử đã từng bị phát hiện trốn thuế) thì không được cấp phép sử dụng hóa đơn không có mã số thuế. Doanh nghiệp phải lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử để tránh gửi nhầm các dạng hóa đơn với nhau.

3/ Khi lưu chuyển hàng hóa không cần cầm hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc

Nếu trước đây doanh nghiệp muốn lưu thông hàng hóa phải có giấy tờ liên quan cầm theo để chứng minh nguồn gốc thì hiện tại mọi thủ tục này đều được đơn giản hóa. Theo điều 29 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP có quy định:

Cơ quan có thẩm quyền chỉ cần tra hóa đơn trên cổng thông tin thuế, không cần doanh nghiệp xuất trình hóa đơn giấy

Cơ quan có thẩm quyền chỉ cần tra hóa đơn trên cổng thông tin thuế, không cần doanh nghiệp xuất trình hóa đơn giấy

  • Khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu kiểm tra nguồn gốc hàng hóa, doanh nghiệp có sử dụng hóa đơn điện tử chỉ cần cung cấp mã hóa đơn để tra cứu thông tin trên Tổng cục thuế, không cần hóa đơn giấy.
  • Trong điều kiện do thiên tai, vị trí địa lý ảnh hưởng đến đường truyền mạng, doanh nghiệp có thể xuất trình hóa đơn chuyển đổi được in từ hóa đơn điện tử sang cho người có thẩm quyền. Theo Nghị định, hóa đơn có thể không cần có dấu và chữ ký của 2 bên mua và bán
  • Nếu như đường truyền mạng có vấn đề và doanh nghiệp không xuất trình được hóa đơn chuyển đổi thì cơ quan chức năng và người có thẩm quyền phải tiếp tục tra cứu trên cổng thông tin của tổng cục thuế.

Trên đây là 3 lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử quan trọng nhất bạn cần phải lưu ý để khi kê khai, đăng ký, sử dụng hóa đơn đúng nhất. Theo dõi ngay trang https://einvoice.vn để nhận thêm nhiều thông tin hữu ích về hóa đơn điện tử.

Thêm bình luận

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *