Tại sao doanh nghiệp vừa và nhỏ nên sử dụng hóa đơn điện tử?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ càng nên tìm hiểu và áp dụng hóa đơn điện tử sớm nhất vì những lý do dưới đây:

Doanh nghiệp vừa và nhỏ được cấp Hóa đơn điện tử có mã miễn phí

Cụ thể tại khoản 1, Điều 13 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP có quy định:

1. Tổng cục Thuế cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau:

  1. a) Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn;
  2. b) Doanh nghiệp nhỏ và vừa khởi nghiệp sáng tạo theo quy định pháp luật và hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp (trừ doanh nghiệp quy định tại điểm a khoản này) trong thời gian 12 tháng kể từ khi thành lập doanh nghiệp;
  3. c) Hộ, cá nhân kinh doanh. Riêng hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ theo quy định tại khoản 4 Điều 12 Nghị định này trong thời gian 12 tháng kể từ tháng áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này;
  4. d) Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và quy định của Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao;

đ) Các trường hợp khác cần thiết để khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử do Bộ Tài chính quyết định.”

Hóa đơn điện tử ra đời thay thế hóa đơn truyền thống.

Hóa đơn điện tử ra đời thay thế hóa đơn truyền thống.

Nghị định 119/2018/NĐ-CP cũng quy định, ngoài Tổng cục Thuế trực tiếp cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử miễn phí. Tổng cục Thuế cũng có thể ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử miễn phí đối với doanh nghiệp nhỏ theo quy định trên.

Đối với mức phí phải trả, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử khi cung cấp dịch vụ này được thu tiền dịch vụ theo thỏa thuận tại hợp đồng ký giữa tổ chức cung cấp dịch vụ. Bên nhận dịch vụ là các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc trường hợp được miễn phí cung cấp dịch vụ.

Áp dụng hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí, thời gian

Trước đây, để xuất hóa đơn đỏ cho khách hàng, nhất là khách hàng ở xa, các doanh nghiệp thường phải sử dụng tới đội ngũ hỗ trợ, đội ngũ chuyển phát nhanh để vận chuyển tới người mua. Thêm vào đó, chi phí cho thời gian chuyển giao, chi phí phát hành do sử dụng hình thức vận chuyển thông qua bên thứ 3 cũng như chi phí thuê thêm đội ngũ nhân sự quản lý lưu trữ cũng sẽ tiêu tốn một khoản ngân sách rất lớn của các doanh nghiệp. Đây là gánh nặng của các doanh nghiệp vừa và nhỏ đặc biệt là các doanh nghiệp mới phải gánh thêm một khoản chi không hề nhỏ.

Sử dụng hóa đơn điện tử giảm bớt công việc cho kế toán, tiết kiệm chi phí và thời gian

Sử dụng hóa đơn điện tử giảm bớt công việc cho kế toán, tiết kiệm chi phí và thời gian

Để giảm thiểu chi phí phát sinh này thì việc sử dụng hóa đơn điện tử là điều cấp bách và cần thiết. Với hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hay in trực tiếp cho khách hàng. Việc gửi hóa đơn trực tiếp thông qua hệ thống điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, đồng thời người nhận cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi.

Ngoài ra, với hóa đơn điện tử xác thực, việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn cũng sẽ được thực hiện trên hệ thống điện tử, do vậy các doanh nghiệp cũng sẽ tiết kiệm được chi phí nhân lực phục vụ công tác văn thư lưu trữ.

Sử dụng hóa đơn điện tử tiền đề cho sự phát triển lớn mạnh

Khi doanh nghiệp đang ở quy mô vừa và nhỏ là lúc dễ quản lý nhất. Tuy nhiên, nếu quản lý tốt về mặt thu chi cũng như đảm bảo về mặt hàng hóa dịch vụ qua hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp hình thành một thói quen nhanh chóng, rõ ràng và hiện đại.

Bởi vì việc áp dụng hóa đơn điện tử ngay từ bây giờ sẽ giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ sớm làm quen được hình thức xuất nhập, gửi hay lưu trữ qua phương tiện điện tử. Đó là tiền đề để sự phát triển sau này của doanh nghiệp khi đã có đội ngũ nhân viên sớm làm quen với công nghệ mới.

Tạo lập, hình thành thói quen, văn hóa cho nhân viên trong doanh nghiệp về việc sử dụng hóa đơn điện tử chống nạn hóa đơn giả hay xuất hóa đơn giả. Phải nói rằng điểm lợi này mang chiều sâu và có tác động tích cực ảnh hưởng trực tiếp tới hướng đi và sự phát triển trong tương lai của doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp tạo ra nền móng phát triển vững chắc trong nội bộ và đi theo hướng công bằng, minh bạch.

Chính vì những lý do trên, doanh nghiệp vừa và nhỏ nên tìm hiểu và áp dụng hóa đơn điện tử ngay từ ngày hôm nay. Bắt đầu từ ngày 1/11/2020, theo quy định tất cả các doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy. Hãy cập nhật ngay cho doanh nghiệp của mình hình thức sử dụng hóa đơn mới hiện đại và nhiều ưu điểm vượt trội này nhé.

Nguồn: Einvoice.vn

Bài viết liên quan

Thêm bình luận

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *