Nhằm giúp các doanh nghiệp thuận lợi hơn trong làm quen với hóa đơn điện tử và sẵn sàng chuyển đổi, các quy định mới đã được ban hành trong thời gian qua như Thông tư 68, Nghị định 123, Thông tư 88. Theo đó, sang tháng 7 năm 2022, doanh nghiệp và hộ kinh doanh có doanh thu trên một mức theo quy định sẽ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Bài viết tổng hợp 3 quy định về hóa đơn điện tử quan trọng thay đổi theo thông tư 68.
1. Thời điểm lập hóa đơn tại Thông tư 32/2011/TT-BTC
1.1. Quy định trước ngày 1/11/2020
Thời điểm trước ngày 1/11/2020, Thông tư 32/2011/TT-BTC còn hiệu lực. Theo hướng dẫn tại Hội thảo cập nhật chính sách thuế và những quy định mới về hóa đơn điện tử, căn cứ kê khai để nộp thuế là ngày lập trên hóa đơn. Tức là khi đó, hóa đơn điện tử có ngày lập và chữ ký số thì nếu ngày lập và ngày ký số không khớp nhau vẫn hợp lệ.
1.2. Quy định thay đổi thế nào từ 1/11/2020
Kể từ 1/11/2020, Thông tư 32/2011/TT-BTC hết hiệu lực, căn cứ theo Khoản 1e, Điều 3 của Thông tư 68/2019/TT-BTC: “Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019) và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này.”
Tức là kể từ 1/11/2020, hóa đơn điện tử buộc phải có ngày lập và ngày ký trùng nhau mới đảm bảo hợp lệ.
Ngày ký và ngày lập hóa đơn khác nhau có được không
Kể từ 1/11/2020, hóa đơn điện tử buộc phải có ngày lập và ngày ký trùng nhau.
2. Tra cứu thông tin hóa đơn điện tử phục vụ kiểm tra hàng hóa hữu hình trong lưu thông
2.1. Quy định chuyển đổi hóa đơn trước ngày 1/11/2020
Giai đoạn này, Thông tư 32/2011/TT-BTC còn hiệu lực thi hành, doanh nghiệp có thể áp dụng các thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo Điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa hữu hình trong lưu thông.
Kiểm tra hóa đơn khi lưu thông hàng hóa
Từ 1/11/2020, việc kiểm tra hàng hóa trong lưu thông sẽ thực hiện bằng cách tra thông tin trên hệ thống.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn điện tử.
2.2. Những thay đổi từ 1/11/2020
Từ sau ngày 31/10/2020, Thông tư 32/2011/TT-BTC hết hiệu lực và được thay thế bằng một số văn bản pháp luật khác, trong đó có Thông tư 68/2019/TT-BTC và Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Các thủ tục để chứng minh xuất xứ, nguồn gốc của hàng hóa trong lưu thông sẽ áp dụng theo Điều 22 của Thông tư 68/2019/TT-BTC và Điều 29 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Theo đó, người bán sẽ không cần phải chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Cơ quan nhà nước và cá nhân có thẩm quyền sẽ truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ cho kiểm tra xuất xứ, nguồn gốc của hàng hóa trên đường lưu thông.
Ngoài nắm vững quy định tại các văn bản pháp luật về hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện quan trọng để có thể triển khai nhanh chóng và hiệu quả;
- Về kỹ thuật: Chuẩn bị đầy đủ về đường truyền tải thông tin, mạng, thiết bị,…
- Về nhân sự: Đội ngũ nhân sự cần có khả năng, trình độ tương xứng để sử dụng hóa đơn điện tử.
- Chữ ký điện tử: Đáp ứng theo yêu cầu của pháp luật.
- Sao lưu, lưu trữ dữ liệu: Đảm bảo sao lưu và khôi phục dữ liệu khi cần thiết, quá trình lưu trữ phải đảm bảo an toàn, bảo mật.
- Có hệ thống phần mềm kết nối: Phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán nhằm đảm bảo dữ liệu được chuyển tự động vào phần mềm tại thời điểm lập hóa đơn điện tử.
Trong đó, quan trọng nhất là doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín để đồng hành. Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) – Đơn vị từng có hơn 18 năm triển khai các giải pháp kê khai điện tử cho doanh nghiệp.
>> Tham khảo: Hồ sơ kê khai thuế ban đầu.
3. Quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn theo Thông tư 39/2014/TT-BTC
3.1. Giai đoạn Thông tư 39/2014/TT-BTC còn hiệu lực
Đây là một trong 3 quy định quan trọng nhất về hóa đơn điện tử đã được thay đổi mà doanh nghiệp cần nắm được để đảm bảo hóa đơn hợp lệ. Theo Phụ lục 1 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn sẽ có 11 ký tự. Ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự, cụ thể:
- 2 ký tự đầu: phân biệt các ký hiệu mẫu hóa đơn.
- Ký tự thứ 3 là dấu “/”.
- 2 ký tự tiếp theo: năm tạo hoá đơn.
- 1 ký tự cuối: mô tả hình thức hoá đơn.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
3.2. Giai đoạn Thông tư 39/2014/TT-BTC hết hiệu lực
Kể từ 1/11/2020, Thông tư 39/2014/TT-BTC hết hiệu lực, các quy định này sẽ được áp dụng theo Thông tư 68/2019/TT-BTC. Trong đó, ký hiệu mẫu số hóa đơn sẽ chỉ gồm duy nhất 1 chữ số tự nhiên (1, 2, 3, 4) phản ánh loại hóa đơn. Ký hiệu mẫu số hóa đơn được điều chỉnh như sau:
- Ký tự đầu tiên: Phân biệt loại hóa đơn.
- Ký tự thứ hai: Phân biệt hóa đơn có mã/không có mã của cơ quan thuế.
- Ký từ thứ 3&4: Thể hiện năm lập hóa đơn điện tử (2 số cuối của năm).
- Ký tự thứ 5: Loại hóa đơn điện tử.
- Ký hiệu 6&7: Do người bán tự xác định để quản lý hóa đơn điện tử.
Kết luận
Như bậy, bài viết đã gửi đến độc giả top 3 quy định về hóa đơn điện tử thay đổi sau tháng 10 năm 2020 vừa qua. Hy vọng rằng bài viết đã đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi