Bài viết hướng dẫn bạn cách tạo chữ ký điện tử trên ứng dụng Microsoft Word và sử dụng chữ ký điện tử một cách an toàn đúng quy định. Hy vọng rằng bài viết sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Chữ ký điện tử là gì?
Chữ ký điện tử là loại chữ ký có thông tin dữ liệu đi kèm (hình ảnh, văn bản, video,…) nhằm xác định chắc chắn người chủ của dữ liệu đó. Cụ thể hơn, người dùng có thể qua đó xác nhận một lời hứa hay cam kết của mình và sau đó không thể rút lại được.
Chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử. Hình dung một cách dễ hiểu hơn thì nó giống như con dấu để xác nhận văn bản này là của một doanh nghiệp cụ thể, sử dụng để ký vào những báo cáo, văn bản số mà doanh nghiệp đó giao dịch, đặc biệt là các giao dịch với Cơ quan thuế, Hải Quan và Bảo Hiểm.
Thực tế, chữ ký số có thể dễ dàng chuyển giao nhưng không thể bị bắt chước, giả mạo bởi bất người nào khác và có thể tự động dán nhãn thời gian. Do đó, nó có độ đảm bảo xác định danh tính gần như là tuyệt đối.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Theo Luật số 21/2012/QH13 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế có hiệu lực từ ngày 01/7/2013, các doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện kê khai, nộp thuế qua mạng khi có chữ ký số. Do đó, sử dụng chữ ký số là điều kiện tiên quyết, và bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn nộp thuế qua mạng.
Cụ thể, tại Khoản 4, Điều 1, Luật số 21/2012/QH13 có quy định nghĩa vụ của người nộp thuế sau:
“Nếu người nộp thuế là tổ chức kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”
Ngoài ra, với xu hướng giao dịch điện tử ngày một phổ biến và phát triển như hiện nay thì chữ ký số điện tử sẽ trở thành điều kiện không thể thiếu để các doanh nghiệp tiến hành các giao dịch điện tử trên mạng Internet. Bởi lẽ, chữ ký số chính là con dấu điện tử của doanh nghiệp, là phương tiện đảm bảo xác thực cho giao dịch điện tử.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Hướng dẫn tạo chữ ký điện tử trên Word
Chữ ký điện tử trong file Word sẽ có định dạng .docx. Để tạo chữ ký cá nhân, bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Lập file dữ liệu chữ ký điện tử trên Word
Trên trang Word, bạn nhấp chuột vào biểu tượng ‘Insert” => “Signature Line” để mở giao diện tạo chữ ký điện tử.
Bước 2: Điền thông tin
Khi cửa sổ “Signature Setup” được mở ra, bạn điền đầy đủ các thông tin sau đó nhấn “OK”.
Bước 3: Chèn chữ ký điện tử vào văn bản, tài liệu.
Để sử dụng chữ ký điện tử mới tạo trên Word, bạn chỉ cần mở văn bản cần ký điện tử, click đúp chuột vào vị trí cần ký sau đó cửa sổ “Sign” sẽ được mở ra, lựa chọn “Select Image” và tiến hành chèn chữ ký vào văn bản.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. Sử dụng chữ ký điện tử an toàn
Chữ ký điện tử là được hiểu là thông tin đi kèm theo dữ liệu như văn bản, hình ảnh, video,… và được tạo ra để hướng tới xác định được chủ sở hữu của dữ liệu đó. Chữ ký số cũng là một dạng chữ ký của chữ ký điện tử. Chữ ký số được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng.
Về quy định đảm bảo an toàn cho việc tạo chữ ký số, tạo chữ ký số thì bạn cần tuân thủ theo Điều 9 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
Cụ thể, nhằm đảm bảo điều kiện an toàn cho chữ ký điện tử, các tổ chức, doanh nghiệp khi tạo chữ ký số phải tuân thủ các điều kiện sau:
– Chữ ký số và chữ ký điện tử được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
– Chữ ký số hay chữ ký điện tử được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số, được cung cấp bởi một trong các tổ chức quy định dưới đây.
một trong các tổ chức sau đây cấp:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.
– Chữ ký số hay chữ ký điện tử phải đảm bảo khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
>> Tham khảo: Thông tư 78 quy định thế nào về thời điểm lập hóa đơn điện tử với dịch vụ ngân hàng.
Cũng theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP, tại Điều 8 có quy định về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử, chữ ký số. Cụ thể như sau:
– Với trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó là được ký bằng chữ ký số có đảm bảo an toàn theo quy định pháp luật.
-Với trường hợp văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì thông điệp dữ liệu sử dụng phải được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và có đảm bảo an toàn theo quy định pháp luật.
– Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định sẽ có giá trị pháp lý, hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi