Quy định về đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử sẽ bắt buộc sử dụng vào năm 2022 theo quy định mới. Vậy khi chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chú ý điều gì khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Bài viết tổng hợp quy định về điều kiện cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

1. Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử cần đáp ứng quy định gì?

Để được cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần phải đáp ứng các tiêu chí được quy định trong Điều 5 Thông tư 32/2011/TT-BTC và Điều 31, Điều 32 Nghị định 119/2018/NĐ-CP gồm:

• Nhà cung cấp phải là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Nhà cung cấp phải có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định tại Điều 6 Thông tư này.
• Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

• Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.
• Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cần phải có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.
• Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu .
• Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống.
• Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế (theo Mẫu số 3 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này).

Như vậy, có rất nhiều quy định mà một nhà cung cấp phải tuân thủ để có thể có đủ năng lực cung cấp dịch vụ cho các doanh nghiệp khác. Tuy nhiên, đó mới chỉ là những tiêu chí cơ bản nhất. Để được các doanh nghiệp lớn lựa chọn gắn bó lâu dài, đơn vị cung cấp dịch vụ cần phải có những yếu tố khác.

>> Tham khảo: Tìm hiểu tính năng mới của phần mềm Einvoice.

2. Lợi ích khi chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử

 

Tại Điều 59, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã khẳng định một số quy định trong các Thông tư, Nghị định đã ban hành trước đó sẽ bị bãi bỏ. Cụ thể:

“2. Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tiếp tục có hiệu lực thi hành đến ngày 30 tháng 6 năm 2022.”

“3. Bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020.”

“4. Bãi bỏ khoản 12 Điều 5 Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 01 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế.”

>> Tham khảo: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Việc sử dụng phần mềm để quản lý hóa đơn chứng từ đem lại nhiều lợi ích thiết thực đối với doanh nghiệp ở hầu như mọi lĩnh vực kinh doanh. Có thể kể đến như:

• Tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ hóa đơn.
• Tiết kiệm thời gian tra cứu so với việc phải tìm hóa đơn giấy.
• Dễ dàng gửi hóa đơn cho khách hàng với nhiều hình thức như: thư điện tử, tin nhắn sms hoặc khách hàng có thể tra cứu hóa đơn điện tử trực tiếp.
• Giảm tối đa rủi ro mất hóa đơn, thất lạc hay làm giả hóa đơn.
• Minh bạch hóa môi trường kinh doanh khi được kết nối cơ sở dữ liệu với Cơ quan Thuế.
• Tiết kiệm thời gian kê khai, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Sử dụng phần mềm E-Invoice mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như: giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn, bảo mật an toàn dữ liệu. Doanh nghiệp thực hiện tạo lập hóa đơn điện tử cho khách hàng một cách đơn giản, chính xác nhờ cơ sở dữ liệu thông tin doanh nghiệp đã được tích hợp sẵn trên phần mềm.

Việc ký số lên từng hóa đơn điện tử hoặc ký điện tử cùng lúc cho nhiều hóa đơn đã lập cũng trở lên dễ dàng hơn. Sau khi lập hóa đơn, phần mềm cho phép tự động gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua các phương tiện điện tử như: email, SMS…

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/