Bài viết tổng hợp một số lợi ích mà hợp đồng điện tử đem đến cho doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số. Hy vọng rằng bài viết sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đến độc giả.
1. Tiết kiệm tối đa chi phí, thời gian và nguồn lực
Lợi ích đầu tiên phải kể đến khi áp dụng hợp đồng điện tử là về mặt chi phí, thời gian và nguồn lực. Sử dụng hợp đồng điện tử, mọi thao tác từ tạo lập, duyệt, ký kết và gửi, nhận đều được thực hiện bằng hình thức trực tuyến. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm đáng kể các khoản chi phí phát sinh, thời gian giao dịch,… góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Hợp đồng là một cam kết giữa hai hay nhiều bên (pháp nhân) để làm hoặc không làm một việc nào đó trong khuôn khổ pháp luật. Hợp đồng thường gắn liền với dự án, trong đó một bên thỏa thuận với các bên khác thực hiện dự án hay một phần dự án cho mình. Và cũng giống như dự án, có dự án chính trị xã hội và dự án sản xuất kinh doanh, hợp đồng có thể là các thỏa ước dân sự về kinh tế (hợp đồng kinh tế) hay xã hội.
>> Tham khảo: Hướng dẫn tính thuế TNCN từ hoạt động đầu tư.
Trong một hợp đồng làm bằng văn bản, các nội dung cần thiết được thể hiện là:
- Tên và thông tin địa chỉ các bên
- Thông điệp nêu rõ sự đồng ý trên thỏa thuận
- Nội dung và phạm vi công việc thực hiện/hàng hóa được mua bán
- Giá cả và số lượng hàng hóa
- Quy cách hàng hóa
- Thời điểm và phương thức giao hàng
- Phương thức giải quyết tranh chấp, luật áp dụng và tòa thụ lý nếu có tranh tụng
- Bảo mật thông tin
- Các điều khoản chung và thời hiệu hợp đồng.
Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, số lượng hợp đồng giao kết hàng ngày tăng lên nhanh chóng. Chính vì thế, hợp đồng điện tử ra đời có thể giải quyết nhiều khuyết điểm của hợp đồng trên giấy truyền thống.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Giao kết thông minh – An toàn mùa dịch
Trước tình trạng dịch bệnh Covid-19 diễn ra phức tạp, khó lường, hợp đồng điện tử là “cầu nối” quan trọng, vừa đảm bảo giao dịch được thông suốt, vừa đảm bảo an toàn, hạn chế tiếp xúc, góp phần chung tay phòng dịch.
Do đặc trưng của hợp đồng điện tử là giao dịch trên môi trường trực tuyến nên hai bên có thể ký kết mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị mà không cần phải gặp mặt trực tiếp. Tính linh hoạt của hợp đồng điện tử còn được thể hiện ở chỗ lãnh đạo doanh nghiệp có thể ký hợp đồng ngay cả khi không có mặt ở công ty, khi đi công tác nhanh chóng và thuận tiện.
Hợp đồng thể hiện sự thỏa thuận ý chí của các bên và có giá trị ràng buộc các bên trong thỏa thuận khi thỏa thuận này đã được xác lập. Về cơ bản cấu trúc của hợp đồng thường có:
– Quốc hiệu tiêu ngữ; căn cứ pháp luật; tên hợp đồng; thông tin chi tiết của các bên;
+ Quốc hiệu tiêu ngữ là thông tin thường có trong hợp đồng
+ Tên hợp đồng: tùy thuộc vào loại hợp đồng thì sẽ có tên hợp đồng cụ thể khác nhau: Ví dụ: Hợp đồng thương mại; hợp đồng nguyên tắc; hợp đồng kinh tế;…
– Nội dung của hợp đồng;
– Chữ ký của các bên;phụ lục hợp đồng.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. Quy trình chuyên nghiệp, khoa học, chính xác
Khi ký kết hợp đồng điện tử, quy trình từ bước tạo lập đến ký kết, lưu trữ được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện, tăng tính chuyên nghiệp khi giao dịch với khách hàng, đối tác. Hai bên có thể kiểm tra dễ dàng các thông tin trước khi ký kết, hạn chế tối đa vấn đề sai sót.
Các loại hợp đồng phổ biến hiện nay theo quy định của pháp luật dân sự hiện hành, bao gồm:
+ Loại hợp đồng song vụ: là loại hợp đồng mà các bên đều có nghĩa vụ như nhau đối với nhau trong việc thực hiện hợp đồng.
+ Loại hợp đồng đơn vụ: đây là loại hợp đồng mà chỉ có một bên trong hợp đồng có nghĩa vụ thực hiện hợp đồng.
+ Loại hợp đồng chính: là loại hợp đồng mà hiệu lực không bị phụ thuộc vào hợp đồng phụ.
+ Loại hợp đồng vì lợi ích của người thứ ba: đây là hợp đồng mà các bên thực hiện giao kết trong hợp đồng đều phải tham gia thực hiện nghĩa vụ và người hưởng lợi từ việc thực hiện nghĩa vụ đó là người thứ ba trong hợp đồng.
+ Loại hợp đồng có điều kiện: là loại hợp đồng mà việc thực hiện hợp đồng phụ thuộc vào việc có sự kiện nhất định làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt hợp đồng.
>> Tham khảo: Hướng dẫn lập thuyết minh báo cáo tài chính.
4. Lưu trữ thuận tiện, quản lý dễ dàng
Hợp đồng điện tử cho phép hai bên lưu trữ dữ liệu, quản lý hồ sơ hoàn toàn trên hệ thống trực tuyến. Mặc khác, để tra cứu thông tin, người dùng chỉ cần sử dụng vài thao tác đơn giản, nhanh chóng, thuận tiện.
Việc quản lý hợp đồng trong doannh nghiệp cực kỳ quan trọng. Hợp đồng là căn cứ để xác định quyền và nghĩa vụ của các bên khi hợp tác. Vì thế, việc lưu trữ hợp đồng sẽ giúp đơn vị có thể giảm thiểu tối đa những rủi ro có thể gặp phải.
Khi quản lý hợp đồng, doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu khi cần thiết. Từ đó, so sánh, đối chiếu xem các bên trong hợp đồng đã thực hiện đúng thỏa thuận ban đầu hay chưa. Quản lý hợp đồng sẽ giúp bảo quản, tránh việc hợp đồng bị thất lạc, mất mát hoặc hư hỏng.
5. An toàn, bảo mật
Với nhiều công nghệ bảo mật hiện đại được áp dụng, nhiều giải pháp hợp đồng điện tử hiện nay đảm bảo an toàn, bảo mật cao. Vì vậy, doanh nghiệp có thể yên tâm sử dụng các dữ liệu hợp đồng khi giao dịch.
Kết luận
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi