Khi lập hóa đơn, người lập hóa đơn sẽ không thể tránh khỏi trường hợp hóa đơn bị sai thông tin, trong đó có sai thông tin về ngày, tháng. Để xử lý theo đúng quy định, doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn sau đây:
1. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế lập sai ngày
Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế lập sai ngày, có hai trường hợp mà doanh nghiệp thường gặp phải, gồm đã giao cho người mua hoặc chưa giao cho người mua.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
1.1. Chưa giao cho người mua
Đối với trường hợp hóa đơn lập sai ngày nhưng chưa gửi cho người mua, người bán có thể dễ dàng xử lý bằng các bước đơn giản. Theo đó, người bán cần thực hiện thông báo đến cơ quan thuế nếu dữ liệu hóa đơn bị sai sót và đã gửi cho cơ quan này.
Về phía cơ quan thuế, sau khi nhận hóa đơn và phát hiện sai sót cũng cần thông báo đến người bán về những yêu cầu như sau:
+ Thực hiện hủy hóa đơn (nếu có) trong vòng 2 ngày tính từ ngày nhận được thông báo.
+ Lập hóa đơn điện tử mới gửi cho người mua, đồng thời gửi lại dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
Lưu ý: Trường hợp dữ liệu hóa đơn bị sai sót nhưng chưa gửi đến cơ quan thuế thì người bán sẽ không cần lập hóa đơn mới thay thế.
Như vậy, trường hợp hóa đơn điện tử sai ngày, doanh nghiệp có thể xử lý theo các hướng dẫn ở trên, không được sửa trực tiếp trên hóa đơn điện tử.
1.2. Đã giao cho người mua
Trong trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế bị lập sai ngày đã gửi cho người mua thì xử lý như sau:
+ Thông báo việc hóa đơn bị sai ngày với người mua.
+ Việc lập hóa đơn mới thay thế là không cần thiết nếu dữ liệu của hóa đơn chưa gửi đến cơ quan thuế.
Trong khi đó, người bán sẽ bắt buộc thực hiện thông báo với cơ quan thuế nếu dữ liệu của hóa đơn đã được gửi đi.
Sau khi nhận hóa đơn và phát hiện ra sai sót, cơ quan quan thuế cũng phải thông báo ngược lại cho người bán về việc:
+ Tiến hành hủy hóa đơn (nếu có) trong vòng 2 ngày tính từ ngày nhận được thông báo.
+ Lập hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua, cùng với đó gửi lại dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Hướng dẫn lập hóa đơn với ứng dụng Einvoice trên thiết bị di động.
2. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế lập sai ngày
Thông thường, sẽ có 3 tình huống phát sinh đối với trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế lập sai ngày tháng năm. Với từng trường hợp, kế toán viên sẽ phải đưa ra những giải pháp khác nhau.
2.1. Hóa đơn điện tử chưa giao cho người mua
Hướng xử lý đối với trường hợp hóa đơn điện tử bị sai ngày tháng năm nhưng chưa giao cho người mua cụ thể như sau:
+ Hủy hóa đơn, thông báo cho cơ quan thuế về việc hóa đơn đã lập bị sai ngày.
+ Lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử và gửi lên cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế rồi gửi cho người mua.
2.2. Hóa đơn điện tử đã giao cho người mua.
Với hóa đơn điện tử bị sai ngày đã giao cho người mua, cách thức xử lý như sau:
+ Người bán cần thông báo vấn đề sai sót ngày đến người mua ngay lập tức.
+ Người bán thông báo đến cơ quan thuế. Trong trường hợp này, không bắt buộc phải lập hóa đơn thay thế.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
2.3. Cơ quan thuế phát hiện sai sót
Nếu hóa đơn điện tử bị sai ngày được phát hiện bởi cơ quan thuế thì có thể xử lý như sau:
+ Cơ quan thuế thông báo cho người bán để kiểm tra lại sai sót ngày.
+ Người bán tiến hành thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu về vấn đề hủy hóa đơn điện tử có mã đã sai ngày và lập hóa đơn điện tử mới thay thế, ký số, ký điện tử và gửi cho cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới. Sau đó gửi cho người mua.
3. Quy trình lập hóa đơn trên Einvoice giúp giảm sai sót
Bước 1: Đăng ký thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Đối với các doanh nghiệp lần đầu tạo lập hóa đơn điện tử thì cần phải tiến hành đăng ký phát hành hóa đơn điện tử. Còn nếu như doanh nghiệp của bạn đã đăng ký phát hành hóa đơn điện tử và sử dụng rồi thì có thể bỏ qua bước này.
Để làm đăng ký thông báo phát hành hóa đơn điện tử, bạn cần chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử, bao gồm:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
Hoá đơn mẫu (do nhà phân phối giải pháp cung cấp)
Lưu ý rằng, thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 02 ngày trước khi tổ chức, doanh nghiệp bắt đầu lập hóa đơn điện tử và sử dụng.
Bước 2: Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice
Để có thể lập hóa đơn điện tử, bạn cần đăng nhập tài khoản để có thể đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.
Không riêng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, hầu hết với các phần mềm khác khi cần lập hóa đơn điện tử bạn cũng cần nhập phải đăng nhập hệ thống với ít nhất 3 trường thông tin cơ bản: Mã số thuế, tên đăng nhập và mật khẩu.
Sau khi đã điền đầy đủ thông tin được yêu cầu, bạn nhấn nút “Đăng nhập”.
Bước 3: Nhấn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”
Trên giao diện chính phần mềm E-invoice, bạn nhấn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”, chọn “Lập hóa đơn giá trị gia tăng” hay lập loại hóa đơn khác mà bạn muốn tạo lập.
>> Tham khảo: Thủ tục và hồ sơ giảm thuế xuất nhập khẩu cho doanh nghiệp.
Bước 4: Điền thông tin hóa đơn
Tiếp theo, để có thể tạo hóa đơn điện tử mình muốn, bạn cần điền đầy đủ thông tin hóa đơn được yêu cầu.
Thực tế, chỉ lần lập hóa đơn đầu tiên bạn mới phải điền đầy đủ từng mục thông tin. Những lần sau đó, bạn chỉ cần điền mục “Thông tin chi tiết về người mua hàng”, còn lại hệ thống sẽ tự động hóa thông tin.
Khi đã hoàn tất thông tin, bạn nhấn ô “Ghi” ở phía dưới góc phải màn hình.
Ngay sau đó, hệ thống sẽ hỏi bạn có muốn ký số không? Khi này, các kế toán cần cắm token chữ ký số vào cổng usb của máy tính để tiến hành ký số. Khi đã việc ký số hoàn thành thì việc lập hóa đơn cũng được coi như đã hoàn tất.
Đến đây, hóa đơn mà bạn lập đã hoàn toàn có thể phát hành đến người dùng. Bạn có thể tiến hành gửi hóa đơn đã lập đến cho người mua thông qua 2 cách: Email hoặc SMS.
Kết luận
Để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi