Viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi nào? Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một trong những chứng từ quan trọng chứng minh việc người sử dụng lao động đã khấu trừ phần thu nhập của người lao động để nộp thuế.
>> Tham khảo: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?
1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?
Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế (căn cứ theo Khoản 4, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Bên cạnh đó, khấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập.
Như vậy, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được hiểu là loại giấy tờ dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế TNCN khấu trừ mà người sử dụng lao động trích từ một phần tiền công, tiền lương của người lao động nộp vào ngân sách Nhà nước theo quy định của pháp Luật Quản lý thuế hiện hành.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là căn cứ quan trọng để hạch toán và quyết toán thuế TNCN cho người lao động. Theo đó, chứng từ khấu trừ thuế cần đảm bảo phản ánh chính xác, rõ ràng các khoản thuế đã khấu trừ, ngoài ra chứng từ được cấp và lưu trữ theo quy định.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi nào?
Người lao động và người sử dụng lao động lưu ý các quy định về cấp chứng từ khấu trừ thuế, thực hiện đúng và bảo vệ lợi ích của người lao động.
2.1. Quy định đối tượng viết chứng từ khấu trừ thuế
Căn cứ theo Khoản 2, Điều 25, Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:
“Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.”
Như vậy, việc viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN thuộc về tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ số thuế TNCN cho người lao động. Theo đó, tổ chức, cá nhân trả thu nhập bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN nếu nếu chính cá nhân bị khấu trừ thuế có yêu cầu.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Người trả thu nhập có trách nhiệm viết chứng từ khấu trừ số thuế TNCN.
2.2. Viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong một số trường hợp cụ thể
Một số trường hợp cụ thể viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN:
– Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng
Cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
Ví dụ 1:
Ông A thỏa thuận với Công ty X để vệ sinh cửa kính theo lịch 1 tháng 1 lần với điều kiện thỏa thuận như sau:
- Thời gian làm từ tháng 8/2023 đến tháng 7/2024.
- Công ty X thanh toán tiền công theo từng tháng với số tiền là 04 triệu đồng/tháng.
Như vậy, trường hợp này ông A có thể yêu cầu Công ty X cấp chứng từ khấu trừ theo 2 cách:
- Một là: cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo từng tháng;
- Hai là: cấp một chứng từ phản ánh số thuế TNCN đã khấu trừ từ tháng 8/2023 đến tháng 12/2023 và một chứng từ cho thời gian từ tháng 01/2024 đến tháng 07/2024.
>> Tham khảo: Hoàn thuế GTGT – Chi tiết từ A đến Z.
– Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên
Đối với trường hợp cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
Ví dụ 2:
Ông B ký hợp đồng lao động dài hạn với Công ty X về chăm sóc, cắt tỉa cây cảnh trong khuôn viên Công ty X với nội dung hợp đồng như sau.
- Thời gian từ tháng 7/2023 đến tháng hết tháng 6/2024;
- Tiền công trả trả theo tháng là 5 triệu/tháng
Trường hợp Ông B thuộc đối tượng phải quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế và có yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ thuế thì Công ty sẽ thực hiện như sau:
- Cấp 01 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 7/2023 đến hết tháng 12/2023
- Cấp 01 chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến hết tháng 6/2024.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
2.3. Thời điểm viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Theo Điều 31, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập chứng từ như sau:
“Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.”
Như vậy, thời điểm viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN là thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (Tổ chức, cá nhân trả thu nhập phải viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi có yêu cầu từ người có thu nhập bị khấu trừ).
Thời điểm viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN là thời điểm khấu trừ thuế TNCN.
Lưu ý:
Đối với những người lao động không ký hợp đồng lao động cố định, hoặc hợp đồng dưới 03 tháng đơn vị có thể tổng hợp và cấp một chứng từ khấu trừ cho cả kỳ tính thuế tại bất cứ thời điểm nào.
Nội dung của chứng từ phải ghi rõ các thông tin liên quan đến việc xác định thuế TNCN của người bị khấu trừ gồm:
- Khoản thu nhập;
- Thời điểm trả thu nhập;
- Tổng thu nhập chịu thuế;
- Số thuế đã khấu trừ;
- Số thu nhập còn được nhận.
3. Trường hợp không phải viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Trên thực tế, không phải trường hợp nào tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập khấu trừ cũng phải viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN trả cho người có thu nhập bị khấu trừ. Các trường hợp không phải viết gồm:
- Cá nhân có thu nhập bị khấu trừ không yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế.
- Tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế TNCN thay cho người có thu nhập bị khấu trừ.
>> Tham khảo: Hướng dẫn tra mã số thuế TNCN.
4. Hình thức của chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Có hai hình thức chứng từ thuế TNCN là chứng từ điện tử và chứng từ giấy.
- Chứng từ điện tử: áp dụng đối với đa số các đơn vị, doanh nghiệp hiện nay.
- Chứng từ giấy: Hiện ít được sử dụng, chỉ sử dụng khi các đơn vị, doanh nghiệp không đáp ứng được các điều kiện về cơ sở hạ tầng.
Trường hợp các tổ chức khấu trừ thuế TNCN đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin được áp dụng hình thức chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Bên cạnh đó, thủ tục đăng ký và sử dụng thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính.
Chứng từ khấu khấu trừ thuế TNCN điện tử được áp dụng phổ biến.
Tổ chức khấu trừ thuế TNCN khi sử dụng chứng từ theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại Khoản 1, Điều 32, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Chứng từ điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.
5. Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN uy tín
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là một trong những đơn vị đi đầu trong lĩnh vực cung cấp và phát triển các phần mềm quản lý doanh nghiệp phục vụ trong lĩnh vực công. Một trong các phần mềm nổi bật có phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN ECN.
Phần mềm ECN tối ưu công việc kê khai thuế, đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ lập Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, theo đó hỗ trợ doanh nghiệp, đơn vị lập chứng từ nhanh chóng, chính xác.
Ưu điểm nổi bật của phần mềm ECN:
- Đảm bảo toàn vẹn dữ liệu, bảo mật thông tin trong quá trình sử dụng, quản lý và lưu trữ chứng từ thuế TNCN của người lao động.
- Cung cấp đầy đủ biểu mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định pháp luật giảm thiểu tối đa các sai sót.
- Tương thích với mọi phần mềm chữ ký số, tích hợp linh hoạt với các hệ thống phần mềm có sẵn khác và tự đồng bộ thông tin người lao động.
- Cập nhật nhanh chóng, kịp thời các quy định liên quan đến chứng từ khấu trừ thuế, kê khai thuế mới nhất.
- Thiết kế phần mềm thông minh, giúp sử dụng dễ dàng.
- Gửi nhận thông tin nhanh chóng với cơ quan thuế.
- Thuận tiện trong tra cứu và lưu trữ, quản lý chứng từ thuế TNCN điện tử.
Doanh nghiệp, đơn vị sử dụng chứng từ khấu trừ thuế ECN không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc, tiết kiệm chi phí mà còn là một trong những yếu tố giúp kết với Tổng cục Thuế nhanh chóng, hạn chế rủi ro có thể gặp phải.
Sử dụng phần mềm ECN góp phần giúp doanh nghiệp thực hiện điện tử hóa hoàn toàn thủ tục thuế TNCN, chuyển đổi số thành công. Để được hỗ trợ tư vấn về phần mềm ECN doanh nghiệp, đơn vị có thể liên hệ đường dây nóng 19004767 hoặc 19004768.
Nắm rõ viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi nào là một trong những yếu tố giúp đơn vị doanh nghiệp thực hiện đúng các quy định của Pháp luật về quản lý thuế. Trường hợp chưa rõ có thể liên hệ với cơ quan thuế trực tiếp quản lý để được hướng dẫn và giải đáp các thắc mắc.
Để lại một phản hồi