Packing list (phiếu đóng gói hàng hóa) là một trong những tài liệu quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động xuất nhập khẩu. Vậy Packing list là gì trong xuất nhập khẩu? Tại sao nó lại có vai trò quan trọng như vậy trong quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế? Cùng đi tìm câu trả lời ngay trong bài viết dưới đây nhé.
>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn điều chỉnh giảm hóa đơn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
1. Packing list là gì trong xuất nhập khẩu?
Packing list (phiếu đóng gói) là bảng kê các danh mục hàng hóa như thỏa thuận của hợp đồng, thông tin trên bảng kê tương tự như trên hóa đơn, nhưng không cần có các thông tin chi tiết đến việc thanh toán hoặc đơn giá, trị giá hoặc đồng tiền sử dụng trong thanh toán.
Phiếu đóng gói cung cấp cho người nhận một số thông tin chi tiết về đơn hàng như:
- Quy cách đóng gói
- Trọng lượng
- Kích thước của mỗi gói hàng…
Thông thường, packing list được lập sau khi hàng hóa đã đóng gói xong, tuy nhiên, một vài trường hợp các hãng tàu yêu cầu gửi vận đơn sớm thì người bán cần lập packing list sớm để lấy đó làm cơ sở soạn B/L gửi cho hãng tàu.
>> Tham khảo: Chi phí Drop-off trong xuất nhập khẩu và cách tối ưu.
Dưới đây là 3 loại packing list thường gặp:
- Detailed Packing list (Phiếu đóng gói chi tiết): Cung cấp thông tin chi tiết về từng loại hàng hóa trong lô hàng bao gồm: tên hàng hóa, số lượng, quy cách đóng gói, trọng lượng, kích thước và mã sản phẩm… Đây là loại phiếu đóng gói được sử dụng phổ biến nhất hiện nay.
- Neutrai Packing list (Phiếu đóng gói trung lập): Không ghi rõ thông tin về người bán, người được dùng khi người mua muốn giữ bí mật về nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Loại phiếu đóng gói này ít được sử dụng hơn phiếu đóng gói chi tiết. Ví dụ: Trong một số trường hợp, người mua không muốn đối thủ cạnh tranh biết được nhà cung cấp của họ thì sẽ yêu cầu bên xuất khẩu sử dụng phiếu đóng gói trung lập.
- Packing and Weight list (Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng): Tương tự như phiếu đóng gói chi tiết nhưng có thêm bảng kê trọng lượng hàng hóa. Phiếu đóng gói này có tác dụng để xác định cước phí vận chuyển, bố trí hàng hóa trên tàu biển hoặc máy bay. Ví dụ: Khi vận chuyển hàng hóa bằng container, sử dụng loại phiếu này sẽ giúp hãng tàu xác định được tổng trọng lượng của lô hàng để sắp xếp hàng hóa hợp lý, tối ưu không gian.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Vai trò và chức năng của packing list là gì trong xuất nhập khẩu?
Vai trò của packing list.
Packing list là một trong những tài liệu quan trọng nhất trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Tài liệu này cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa được vận chuyển, giúp cho các bên liên quan dễ dàng theo dõi và quản lý hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.
2.1. Chức năng của packing list
Phiếu đóng gói hàng hóa chứa các thông tin về bao bì, hình thức và quy cách đóng gói, số lượng hàng hóa… Theo đó, các chủ thể liên quan sẽ tính toán được:
– Điều phối và sắp xếp kho hàng: Tính toán được cần bao nhiêu chỗ để xếp dỡ hàng hóa cho phù hợp.
– Cách thức sắp xếp hàng hóa: Xếp dỡ hàng hóa bằng máy móc chuyên dụng như xe cẩu, xe nâng hay chỉ cần sử dụng sức người… Từ đó, giúp tối ưu chi phí và thời gian làm việc hiệu quả.
– Điều hướng phương tiện vận tải: Tính toán được số lượng, kích thước xe cần dùng để có thể vận chuyển được hết số lượng hàng hóa.
– Xác định vị trí hàng hóa: Trường hợp cần kiểm tra hàng hóa theo yêu cầu của Cơ quan hải quan, có thể dễ dàng xác định được vị trí hàng hóa.
>> Tham khảo: Luật thuế GTGT 2024 và những văn bản pháp luật hướng dẫn mới nhất.
2.2. Vai trò của Packing list
– Đây là chứng từ bắt buộc sử dụng trong hoạt động khai báo hải quan.
– Là chứng từ dùng để hỗ trợ thanh toán quốc tế.
– Dùng để khai báo với hàng vận chuyển phát hành vận đơn.
– Người mua kiểm tra hàng hóa sau khi nhận hàng.
– Yêu cầu bảo hiểm khi xảy ra mất mát, hư hỏng hàng hóa.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. Hướng dẫn cách điền Packing list và các lưu ý khi điền
Packing list bao gồm thông tin chi tiết của hàng hóa, trùng khớp với thông tin trên hóa đơn thương mại. Do đó, khi lập packing list, cần phải điền chính xác các thông số và các thông tin liên quan đến lô hàng, tránh trình trạng sai sót, ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa.
Dưới đây là hướng dẫn cách điền Packing list chuẩn chỉnh theo đúng quy định pháp luật:
- Tiêu đề phiếu: Logo công ty, tên, địa chỉ, số điện thoại, FAX,
- Người bán (Seller): Tên, địa chỉ, số điện thoại của người bán.
- Số và ngày của Packing list: Số này rất quan trọng.
- Người mua (Buyer): Tên, địa chỉ, số điện thoại bên mua hàng.
- Ref no: Số tham chiếu. Đây có thể là số đơn hàng, hay ghi chú thêm về Notify Party (Bên thông báo khi hàng đến. Thông thường thanh toán L/C thì mới yêu cầu ghi thêm thông tin Notify Party này).
- Port of Loading: Cảng bốc hàng
- Port of Destination: Cảng đến
- Vessel Name: Tên tàu, số chuyến
- ETD: Estimated Time Delivery – Ngày dự kiến tàu chạy.
- Product: thông tin mô tả về lô hàng: Tên, ký hiệu, HS Code.
- Quantity: Số lượng hàng hóa
- Packing: Số lượng thùng hoặc hộp, kiện đóng gói theo đơn vị ở dưới
- NWT: Net weight – Trọng lượng tịnh
- GWT: Gross weight – Trọng lượng tổng
- Remark: Ghi chú thêm (nếu có)
- Xác nhận của bên bán hàng: Chữ ký, đóng dấu của bên bán. Khi có chữ ký và đóng dấu thì phiếu mới được xem là hợp lệ.
>> Tham khảo: Phần mềm khai báo Hải quan điện tử ECUS5VNACCS.
Khi lập Packing list, cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Phân biệt Packing List và Hóa đơn thương mại: Do 2 loại tài liệu này có thông tin khá giống nhau. Tuy nhiên, hóa đơn thương mại là chứng từ bao gồm cả phương thức thanh toán của hàng hóa, còn phiếu đóng gói chỉ thể hiện cách thức đóng gói của hàng hóa, trọng lượng của hàng hóa.
- Cần điền đầy đủ và chính xác thông tin trên phiếu đóng gói.
- Tất cả các thông tin trên phiếu đóng gói hàng hóa phải khớp với hóa đơn thương mại.
Trên đây là một số thông tin liên quan đến phiếu đóng gói hàng hóa. Hy vọng qua bài viết, độc giả đã nắm rõ Packing list là gì trong xuất nhập khẩu và các nội dung bắt buộc cần có trong Packing list. Nếu còn bất kỳ vấn đề nào liên quan, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ.
Kết luận
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://ecus.vn/
Để lại một phản hồi