Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC chính thức có hiệu lực, đánh dấu bước chuyển đổi toàn diện sang hệ thống hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trở thành thủ tục bắt buộc trước khi người nộp thuế được phép lập và sử dụng hóa đơn. Bài viết cung cấp hướng dẫn chi tiết, đầy đủ về quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất của Thông tư 91/2026/TT-BTC.
1. Cơ sở pháp lý và ý nghĩa của việc đăng ký
Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi lập hóa đơn. Việc đăng ký giúp cơ quan thuế nắm bắt thông tin về loại hóa đơn, hình thức sử dụng (có mã, không có mã hoặc khởi tạo từ máy tính tiền) và phương thức truyền dữ liệu của người nộp thuế. Đây là bước đầu tiên quan trọng để bảo đảm tính hợp pháp của hóa đơn điện tử và tạo cơ sở cho việc quản lý rủi ro của cơ quan thuế.
2. Đối tượng phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Các đối tượng sau đây bắt buộc phải đăng ký:
- Doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ chức kinh tế.
- Tổ chức khác có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử.
- Các trường hợp được cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh cũng phải thực hiện đăng ký nếu có nhu cầu sử dụng thường xuyên.
Riêng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới mức quy định hoặc thuộc trường hợp không bắt buộc, việc đăng ký mang tính tự nguyện nhưng được khuyến khích để thuận tiện trong giao dịch.
3. Các loại hình hóa đơn điện tử cần đăng ký
Khi đăng ký, người nộp thuế phải lựa chọn một hoặc nhiều loại hình sau:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Việc lựa chọn phụ thuộc vào quy mô, ngành nghề, hạ tầng công nghệ và mức độ rủi ro của người nộp thuế. Doanh nghiệp thuộc nhóm rủi ro cao thường bị hạn chế hoặc không được đăng ký sử dụng hóa đơn không có mã.
4. Hồ sơ và mẫu biểu đăng ký
Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:
- Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (ban hành kèm theo Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC).
- Các thông tin bổ sung theo yêu cầu của cơ quan thuế (nếu thuộc diện rủi ro cao hoặc đăng ký lần đầu).
Trên Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, người nộp thuế cần kê khai đầy đủ các thông tin: tên, mã số thuế, địa chỉ, loại hóa đơn sử dụng, hình thức có mã/không có mã/máy tính tiền, phương thức truyền dữ liệu, thông tin tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (nếu có) và địa chỉ email nhận thông báo.
5. Quy trình đăng ký chi tiết theo từng bước
Bước 1: Chuẩn bị thông tin và lựa chọn hình thức đăng ký
Người nộp thuế cần xác định rõ loại hóa đơn sẽ sử dụng và chuẩn bị đầy đủ thông tin theo mẫu. Nên rà soát trước các tiêu chí rủi ro để tránh bị từ chối.
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký
Người nộp thuế có thể nộp hồ sơ theo một trong các hình thức sau:
- Trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (Hệ thống thông tin quản lý thuế).
- Thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã được cấp phép.
- Một số trường hợp đặc biệt có thể nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý.
Bước 3: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Sau khi nhận được hồ sơ, Hệ thống thông tin quản lý thuế sẽ gửi thông báo điện tử xác nhận đã tiếp nhận. Cơ quan thuế thực hiện kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của thông tin và đối chiếu với dữ liệu quản lý thuế hiện có.
Bước 4: Thông báo kết quả đăng ký
Trong thời hạn quy định (thường là 01 ngày làm việc đối với hồ sơ đầy đủ và hợp lệ), cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận hoặc từ chối đăng ký qua email hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ. Trường hợp từ chối, thông báo sẽ nêu rõ lý do để người nộp thuế hoàn thiện và nộp lại.
Bước 5: Bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử
Sau khi nhận được thông báo chấp nhận, người nộp thuế chính thức được phép lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng loại hình đã đăng ký.
6. Thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Khi có sự thay đổi về loại hóa đơn, hình thức sử dụng, tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc các thông tin liên quan khác, người nộp thuế phải thực hiện đăng ký thay đổi thông tin theo cùng mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Việc thay đổi phải được thực hiện trước khi áp dụng các nội dung mới. Quy trình tiếp nhận và xử lý tương tự như đăng ký lần đầu.
7. Các trường hợp đặc biệt và lưu ý quan trọng
- Người nộp thuế rủi ro cao: Cơ quan thuế có thể yêu cầu bổ sung hồ sơ, giải trình hoặc áp dụng biện pháp quản lý chặt chẽ hơn. Một số trường hợp sẽ không được đăng ký sử dụng hóa đơn không có mã.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: Cần lưu ý ngưỡng doanh thu và ngành nghề để xác định đúng nghĩa vụ đăng ký.
- Doanh nghiệp mới thành lập: Phải hoàn thành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi phát sinh hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ.
- Chuyển đổi từ hóa đơn giấy hoặc hình thức cũ: Cần thực hiện đăng ký mới theo quy định của Thông tư 91 để bảo đảm tính liên tục và hợp pháp.
Ngoài ra, người nộp thuế cần bảo đảm địa chỉ email đăng ký luôn hoạt động để nhận được các thông báo quan trọng từ cơ quan thuế.
8. Trách nhiệm của các bên liên quan
Người nộp thuế chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của thông tin kê khai. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm hỗ trợ khách hàng thực hiện đăng ký, bảo đảm kết nối ổn định và bảo mật dữ liệu. Cơ quan thuế có trách nhiệm xử lý hồ sơ đúng thời hạn và công khai, minh bạch kết quả.
9. Một số khuyến nghị thực tiễn
Để quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên:
- Chủ động nghiên cứu kỹ Thông tư 91/2026/TT-BTC và Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
- Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ uy tín, có kinh nghiệm triển khai.
- Chuẩn bị sẵn sàng hạ tầng kỹ thuật (chữ ký số, kết nối internet ổn định).
- Thực hiện đăng ký sớm, tránh dồn vào thời điểm cuối để giảm thiểu rủi ro gián đoạn hoạt động.
Kết luận
Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 91/2026/TT-BTC là thủ tục bắt buộc và nền tảng cho toàn bộ hoạt động lập, phát hành hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2026. Quy trình được thiết kế theo hướng điện tử hóa, đơn giản và minh bạch, tạo thuận lợi tối đa cho người nộp thuế.
Việc nắm vững và thực hiện đúng các bước đăng ký không chỉ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật mà còn là điều kiện tiên quyết để vận hành ổn định, giảm thiểu rủi ro thuế và tận dụng hiệu quả lợi ích của hệ thống hóa đơn điện tử trong thời kỳ chuyển đổi số. Doanh nghiệp cần chủ động thực hiện sớm và chính xác để bảo đảm hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn khi quy định mới chính thức có hiệu lực.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi