Số định danh cá nhân thay thế mã số thuế tác động thế nào?

Từ ngày 1/7/2025, Việt Nam đã chính thức áp dụng quy định sử dụng số định danh cá nhân thay thế mã số thuế cá nhân trong một số trường hợp, theo các văn bản pháp luật liên quan đến quản lý thuế và định danh điện tử. Quy định này nằm trong lộ trình chuyển đổi số quốc gia, nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính, tăng cường tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý thuế, đặc biệt trong việc lập và quản lý hóa đơn điện tử. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết quy định về việc sử dụng số định danh cá nhân thay thế mã số thuế, ý nghĩa, tác động đối với cá nhân và doanh nghiệp, cũng như những lưu ý quan trọng khi áp dụng.

1. Tổng quan về số định danh cá nhân và mã số thuế

1.1. Số định danh cá nhân là gì?

Số định danh cá nhân là một dãy số duy nhất được cấp cho mỗi công dân Việt Nam theo Luật Căn cước công dân.

Số này được tích hợp vào thẻ căn cước công dân có gắn chip điện tử và sử dụng trong nhiều lĩnh vực như quản lý hành chính, y tế, giáo dục, và nay là quản lý thuế.

Số định danh cá nhân được thiết kế để thống nhất thông tin cá nhân trên toàn hệ thống, giúp giảm thiểu việc sử dụng nhiều mã số khác nhau cho cùng một cá nhân.

1.2. Mã số thuế cá nhân

Mã số thuế cá nhân là dãy số do cơ quan thuế cấp để quản lý nghĩa vụ thuế của cá nhân, bao gồm thuế thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng (GTGT) trong một số trường hợp, và các loại thuế khác.

Trước đây, mỗi cá nhân có thu nhập chịu thuế hoặc tham gia giao dịch kinh doanh phải đăng ký mã số thuế riêng, dẫn đến việc quản lý phức tạp khi một người có thể có nhiều mã số thuế (ví dụ, mã số thuế cá nhân và mã số thuế hộ kinh doanh).

1.3. Lý do thay thế mã số thuế bằng số định danh cá nhân

Việc sử dụng số định danh cá nhân thay thế mã số thuế là một bước tiến trong chiến lược chuyển đổi số quốc gia, nhằm:

• Đơn giản hóa thủ tục hành chính: Thay vì sử dụng nhiều mã số khác nhau, số định danh cá nhân trở thành mã định danh duy nhất cho mọi giao dịch hành chính.

• Tăng cường tính chính xác: Liên kết thông tin cá nhân với một mã duy nhất giúp giảm sai sót trong quản lý thuế.

• Hỗ trợ quản lý hóa đơn điện tử: Số định danh cá nhân được tích hợp vào hệ thống hóa đơn điện tử, giúp cơ quan thuế và cá nhân quản lý giao dịch dễ dàng hơn.

• Đồng bộ hóa dữ liệu: Kết nối dữ liệu giữa các cơ quan như thuế, công an, và các cơ quan hành chính khác thông qua một mã số thống nhất.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Quy định về sử dụng số định danh cá nhân thay thế mã số thuế

Theo các quy định pháp luật có hiệu lực từ 1/7/2025, số định danh cá nhân được sử dụng thay thế mã số thuế cá nhân trong các trường hợp sau:

• Lập hóa đơn điện tử: Cá nhân tham gia giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ có thể sử dụng số định danh cá nhân thay vì mã số thuế trên hóa đơn điện tử.

• Kê khai thuế thu nhập cá nhân: Số định danh cá nhân được dùng để kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân, thay vì mã số thuế riêng.

• Quản lý nghĩa vụ thuế: Các nghĩa vụ thuế liên quan đến cá nhân, như thuế GTGT khi kinh doanh nhỏ lẻ, sẽ sử dụng số định danh cá nhân để theo dõi.

Tuy nhiên, quy định này không áp dụng cho các tổ chức, doanh nghiệp, hoặc hộ kinh doanh, vốn vẫn sử dụng mã số thuế riêng. Đối với cá nhân, mã số thuế cũ vẫn có thể được sử dụng trong một số trường hợp chuyển tiếp, nhưng số định danh cá nhân sẽ dần trở thành tiêu chuẩn chính.

2.1. Quy trình chuyển đổi

Cơ quan thuế đã tự động đồng bộ dữ liệu mã số thuế cá nhân với số định danh cá nhân thông qua cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Cá nhân không cần thực hiện thủ tục đăng ký lại, nhưng cần kiểm tra và cập nhật thông tin trên hệ thống thuế điện tử (eTax) để đảm bảo tính chính xác.

>> Tham khảo: Hướng dẫn tính thuế TNCN theo công thức chuẩn.

2.2. Ứng dụng trong hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, số định danh cá nhân được ghi trên hóa đơn điện tử thay cho mã số thuế trong các giao dịch liên quan đến cá nhân, như mua hàng hóa, dịch vụ, hoặc cung cấp dịch vụ tự do. Ví dụ, một cá nhân mua điện thoại và yêu cầu hóa đơn điện tử có thể cung cấp số định danh cá nhân thay vì mã số thuế để nhận hóa đơn.

3. Ý nghĩa của quy định

3.1. Đối với cá nhân

• Tiện lợi hơn: Cá nhân không cần ghi nhớ hoặc đăng ký nhiều mã số khác nhau, chỉ cần sử dụng số định danh cá nhân cho mọi giao dịch liên quan đến thuế.

• Giảm thủ tục hành chính: Không cần đăng ký mã số thuế riêng khi tham gia giao dịch hoặc kê khai thuế thu nhập cá nhân.

• Tăng tính minh bạch: Số định danh cá nhân giúp liên kết thông tin thuế với thông tin dân cư, giảm thiểu gian lận hoặc sai sót.

3.2. Đối với doanh nghiệp

• Đơn giản hóa lập hóa đơn: Doanh nghiệp chỉ cần ghi số định danh cá nhân của khách hàng cá nhân trên hóa đơn điện tử, thay vì yêu cầu mã số thuế.

• Tích hợp với phần mềm hóa đơn: Các phần mềm hóa đơn điện tử như Thái Sơn E-invoice đã được cập nhật để hỗ trợ nhập số định danh cá nhân.

• Giảm rủi ro sai sót: Sử dụng một mã định danh duy nhất giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn khi lập hóa đơn hoặc báo cáo thuế.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

3.3. Đối với cơ quan thuế

• Quản lý hiệu quả hơn: Số định danh cá nhân cho phép cơ quan thuế liên kết dữ liệu thuế với cơ sở dữ liệu dân cư, tăng cường giám sát và phát hiện gian lận.

• Giảm chi phí quản lý: Việc sử dụng một mã định danh duy nhất giúp tiết kiệm nguồn lực trong việc cấp và quản lý mã số thuế.

• Thúc đẩy chuyển đổi số: Quy định này là một phần của chiến lược xây dựng chính phủ điện tử, kết nối dữ liệu giữa các cơ quan.

4. Tác động và thách thức

4.1. Tác động tích cực

• Tăng cường hiệu quả quản lý thuế: Số định danh cá nhân giúp cơ quan thuế theo dõi toàn bộ giao dịch và nghĩa vụ thuế của cá nhân một cách thống nhất.

• Khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử: Việc tích hợp số định danh cá nhân vào hóa đơn điện tử thúc đẩy người dân lấy hóa đơn, tăng tính minh bạch trong giao dịch.

• Hỗ trợ cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ: Các cá nhân kinh doanh tự do, như bán hàng online, dễ dàng lập hóa đơn điện tử mà không cần đăng ký mã số thuế riêng.

4.2. Thách thức

• Nhận thức của người dân: Nhiều cá nhân chưa quen với việc sử dụng số định danh cá nhân thay mã số thuế, đòi hỏi công tác tuyên truyền mạnh mẽ.

• Cập nhật hệ thống: Doanh nghiệp và cơ quan thuế cần đầu tư nâng cấp phần mềm để tích hợp số định danh cá nhân.

• Chuyển đổi dữ liệu: Quá trình đồng bộ mã số thuế cũ với số định danh cá nhân có thể gặp sai sót, đặc biệt với những cá nhân có nhiều mã số thuế.

>> Tham khảo: Cách ghi địa chỉ trên hóa đơn sau khi sáp nhập đơn vị hành chính.

5. Lưu ý khi áp dụng

5.1. Đối với cá nhân

• Kiểm tra thông tin: Cá nhân nên kiểm tra thông tin số định danh cá nhân trên hệ thống eTax hoặc tại cơ quan thuế để đảm bảo đã được đồng bộ với mã số thuế cũ.

• Cung cấp số định danh: Khi mua hàng hóa, dịch vụ cần hóa đơn, cá nhân nên cung cấp số định danh cá nhân thay vì mã số thuế.

• Cập nhật căn cước công dân: Đảm bảo đã được cấp thẻ căn cước công dân gắn chip, vì số định danh cá nhân được ghi trên thẻ.

5.2. Đối với doanh nghiệp

• Cập nhật phần mềm: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hỗ trợ nhập số định danh cá nhân, như Thái Sơn E-invoice.

• Đào tạo nhân sự: Đảm bảo nhân viên kế toán hiểu rõ quy định và cách lập hóa đơn với số định danh cá nhân.

• Lưu trữ hóa đơn: Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định (tối thiểu 10 năm) để phục vụ kiểm tra, đối chiếu.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/