Hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ bắt buộc trong quản lý thuế và giao dịch thương mại tại Việt Nam, đặc biệt sau khi Thông tư 32/2025/TT-BTC và Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 1/6/2025. Tuy nhiên, trong quá trình lập hóa đơn điện tử, sai sót là điều khó tránh khỏi do lỗi nhập liệu, nhầm lẫn thông tin, hoặc thay đổi giao dịch. Thông tư 32/2025/TT-BTC đã đưa ra các quy định mới về xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử, thay đổi đáng kể so với quy trình trước đây, đặc biệt là việc bỏ quy định hủy hóa đơn sai sót. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật và tránh rủi ro về thuế.
1. Tổng quan về sai sót trên hóa đơn điện tử
Sai sót trên hóa đơn điện tử có thể bao gồm:
- Sai thông tin cơ bản: Sai mã số thuế, tên, địa chỉ của người mua hoặc người bán.
- Sai nội dung giao dịch: Sai số lượng, đơn giá, thuế suất, hoặc tổng số tiền.
- Sai thời điểm lập hóa đơn: Lập hóa đơn không đúng thời điểm quy định (ví dụ: trước khi hoàn thành dịch vụ hoặc giao hàng).
- Hóa đơn trùng lặp hoặc không hợp lệ: Lập nhiều hóa đơn cho cùng một giao dịch hoặc hóa đơn không được cơ quan thuế chấp nhận.
Trước đây, doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn sai sót và lập hóa đơn mới. Tuy nhiên, từ 1/6/2025, Thông tư 32/2025/TT-BTC yêu cầu xử lý sai sót bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, đảm bảo tính liên tục và minh bạch trong dữ liệu thuế.
2. Quy định mới về xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử
Theo Điều 8 Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy trình xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử bao gồm các bước sau:
2.1. Thông báo sai sót
- Khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, người bán phải lập Thông báo sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT (quy định tại Phụ lục Thông tư 32/2025/TT-BTC).
- Nội dung thông báo bao gồm:
- Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn bị sai.
- Nội dung sai sót (ví dụ: sai mã số thuế, sai số tiền, sai thuế suất).
- Hình thức xử lý (điều chỉnh hay thay thế).
- Thông báo phải được gửi đến:
- Người mua: Qua email, cổng thông tin hóa đơn điện tử, hoặc các phương thức điện tử khác.
- Cơ quan thuế: Qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, trong thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT liên quan đến hóa đơn sai sót.
- Lưu ý: Không còn yêu cầu người bán phải phản hồi cơ quan thuế trong 1 ngày làm việc khi cơ quan thuế phát hiện sai sót, thay vào đó, doanh nghiệp chủ động kiểm tra và điều chỉnh.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
2.2. Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh
- Khi nào sử dụng:
- Hóa đơn sai thông tin về số lượng, đơn giá, thuế suất, hoặc tổng số tiền, dẫn đến thay đổi số thuế GTGT phải nộp.
- Ví dụ: Hóa đơn ghi sai số tiền từ 10 triệu đồng thành 12 triệu đồng.
- Cách thực hiện:
- Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh mới, ghi rõ là “Hóa đơn điều chỉnh” và tham chiếu đến hóa đơn sai sót (số hóa đơn, ngày lập).
- Nếu số tiền tăng, ghi dấu dương (+); nếu giảm, ghi dấu âm (-).
- Một hóa đơn điện tử điều chỉnh có thể áp dụng cho nhiều hóa đơn sai sót trong cùng tháng của cùng người mua, giúp giảm khối lượng công việc.
- Yêu cầu:
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải được gửi cho người mua và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.
- Dữ liệu điều chỉnh phải được lưu trữ cùng hóa đơn gốc để đảm bảo tính liên tục.
2.3. Lập hóa đơn điện tử thay thế
- Khi nào sử dụng:
- Hóa đơn sai thông tin không ảnh hưởng đến số thuế GTGT, như sai tên, địa chỉ, hoặc mã số thuế.
- Ví dụ: Sai tên công ty từ “Công ty A” thành “Công ty B”.
- Cách thực hiện:
- Lập hóa đơn điện tử thay thế mới, ghi rõ là “Hóa đơn thay thế” và tham chiếu đến hóa đơn sai sót.
- Nội dung hóa đơn thay thế phải đầy đủ và chính xác, thay thế hoàn toàn hóa đơn gốc.
- Yêu cầu:
- Gửi hóa đơn thay thế cho người mua và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.
- Lưu trữ cả hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế.
>> Tham khảo: Hướng dẫn tra cứu cơ quan quản lý thuế mới sau sáp nhập.
2.4. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót
- Nếu cơ quan thuế phát hiện sai sót, họ sẽ gửi thông báo qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử để yêu cầu người bán kiểm tra và xử lý.
- Người bán phải lập Thông báo sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) và thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế trong thời hạn quy định, thường là trước khi kết thúc kỳ kê khai thuế GTGT.
3. Quy trình xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử
Dưới đây là quy trình chi tiết để xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử:
- Xác định sai sót:
- Kiểm tra hóa đơn để xác định lỗi cụ thể (sai thông tin, sai số tiền, sai thời điểm lập, v.v.).
- Phối hợp với người mua để xác nhận sai sót và thống nhất phương án xử lý.
- Lập Thông báo sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT):
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử (như Thái Sơn E-invoice, VNPT Invoice) để lập thông báo.
- Ghi rõ thông tin hóa đơn sai sót, nội dung lỗi, và phương án xử lý (điều chỉnh/thay thế).
- Gửi thông báo:
- Gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho người mua qua email hoặc cổng thông tin.
- Nộp thông báo cho cơ quan thuế qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử.
- Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế:
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, đảm bảo ghi rõ thông tin tham chiếu đến hóa đơn gốc.
- Ký số và gửi hóa đơn mới cho người mua.
- Lưu trữ và kê khai:
- Lưu trữ cả hóa đơn gốc, thông báo sai sót, và hóa đơn điều chỉnh/thay thế trong thời gian tối thiểu 10 năm.
- Cập nhật dữ liệu điều chỉnh/thay thế vào bảng kê khai thuế GTGT của kỳ liên quan.
4. Lưu ý quan trọng khi xử lý sai sót
- Thời hạn xử lý: Doanh nghiệp cần xử lý sai sót trước khi kết thúc kỳ kê khai thuế GTGT để tránh bị từ chối khấu trừ thuế đầu vào.
- Hóa đơn từ máy tính tiền: Đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (bắt buộc với hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên), sai sót cũng được xử lý bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, với dữ liệu được chuyển trực tiếp đến cơ quan thuế.
- Hóa đơn thương mại điện tử: Đối với hóa đơn điện tử xuất khẩu hoặc kinh doanh thương mại điện tử, xử lý sai sót phải đảm bảo ký hiệu mẫu số có chữ “X” (ví dụ: 7K25XAB) và tuân thủ định dạng chuẩn.
- Sử dụng phần mềm phù hợp: Doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế phê duyệt, như Thái Sơn E-invoice, EasyInvoice, hoặc Tax24 E-invoice, để đảm bảo quy trình xử lý sai sót đúng chuẩn.
>> Có thể bạn quan tâm: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
5. Lợi ích của quy định mới
Quy định mới về xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích:
- Tăng tính minh bạch: Việc bỏ hủy hóa đơn và thay bằng điều chỉnh/thay thế giúp duy trì tính liên tục của dữ liệu thuế.
- Giảm thủ tục hành chính: Doanh nghiệp không cần chờ phản hồi từ cơ quan thuế trong 1 ngày làm việc, giúp xử lý nhanh hơn.
- Hỗ trợ chuyển đổi số: Quy trình xử lý sai sót hoàn toàn trên nền tảng điện tử, tích hợp với Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi