Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành một công cụ quan trọng trong quản lý thuế và giao dịch thương mại tại Việt Nam, đặc biệt kể từ khi việc sử dụng hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc từ ngày 01/7/2022 theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản bổ sung như Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Định dạng hóa đơn điện tử không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn hỗ trợ việc truyền tải, lưu trữ và tra cứu dữ liệu một cách hiệu quả, thúc đẩy chuyển đổi số trong nền kinh tế.
1. Khái niệm và tầm quan trọng của định dạng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử được định nghĩa tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP là hóa đơn được lập dưới dạng dữ liệu điện tử, ghi nhận thông tin bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ theo quy định pháp luật.
Định dạng hóa đơn điện tử là cách tổ chức và trình bày dữ liệu trên hóa đơn, đảm bảo tính toàn vẹn, không thay đổi trong quá trình truyền tải, lưu trữ, và có thể tra cứu thông qua hệ thống của cơ quan thuế. Định dạng chuẩn giúp:
- Tăng tính minh bạch: Dữ liệu hóa đơn điện tử được chuyển trực tiếp đến cơ quan thuế, giảm thiểu gian lận.
- Tiết kiệm chi phí: Loại bỏ chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn giấy.
- Hỗ trợ chuyển đổi số: Tích hợp với các hệ thống kế toán, quản lý doanh nghiệp và cơ quan thuế.
- Đáp ứng yêu cầu pháp lý: Đảm bảo hóa đơn hợp lệ, hợp pháp theo quy định.
Định dạng hóa đơn điện tử được quy định cụ thể trong Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được cập nhật và bổ sung qua Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/6/2025) và Thông tư 32/2025/TT-BTC, đặc biệt chú trọng vào các loại hóa đơn mới như hóa đơn thương mại điện tử và hóa đơn từ máy tính tiền.
2. Yêu cầu kỹ thuật của định dạng hóa đơn điện tử
Theo quy định, định dạng hóa đơn điện tử phải tuân thủ chuẩn dữ liệu do Tổng cục Thuế ban hành, thường sử dụng định dạng XML (Extensible Markup Language) để đảm bảo tính thống nhất và khả năng tích hợp.
Các yêu cầu kỹ thuật chính bao gồm:
- Định dạng XML: Hóa đơn điện tử phải được lập dưới dạng tệp XML, tuân theo cấu trúc chuẩn của Tổng cục Thuế. XML cho phép dữ liệu được tổ chức theo dạng cây, dễ dàng xử lý bởi các hệ thống máy tính.
- Chữ ký số: Hóa đơn điện tử phải được ký điện tử bằng chữ ký số hợp lệ, đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn dữ liệu (theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020).
- Mã của cơ quan thuế: Đối với hóa đơn điện tử có mã, cơ quan thuế cấp một mã xác thực duy nhất để tra cứu. Hóa đơn điện tử không mã (áp dụng cho một số đối tượng cụ thể) vẫn phải đảm bảo định dạng chuẩn.
- Khả năng tích hợp: Hóa đơn điện tử phải tương thích với hệ thống của Cục Thuế để chuyển dữ liệu trực tiếp, đồng thời tích hợp với phần mềm kế toán hoặc máy tính tiền của doanh nghiệp.
Từ ngày 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP bổ sung yêu cầu định dạng cho hóa đơn thương mại điện tử, đặc biệt trong các giao dịch xuất khẩu, đòi hỏi thông tin bổ sung như mã thông quan hải quan và thông tin người mua nước ngoài.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn thay thế.
3. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Nội dung hóa đơn điện tử được quy định chi tiết tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm các thông tin bắt buộc sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu và mẫu số:
- Tên: Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử, hóa đơn bán hàng điện tử, hoặc hóa đơn thương mại điện tử.
- Ký hiệu: 6 ký tự, gồm loại hóa đơn, năm lập, và hình thức sử dụng (theo Thông tư 32/2025).
- Mẫu số: Định danh hóa đơn theo quy định của Tổng cục Thuế.
- Thông tin người bán:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Số điện thoại liên hệ (khuyến khích).
- Thông tin người mua:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
- Từ 01/6/2025, đối với hóa đơn thương mại điện tử, thông tin người mua nước ngoài phải được ghi rõ (theo Nghị định 70/2025).
>> Tham khảo: Kỷ niệm 80 năm ngày truyền thống ngành thuế Việt Nam – Ngày 10/09/1945 – 10/09/2025.
- Thông tin hàng hóa/dịch vụ:
- Tên hàng hóa/dịch vụ, mã hàng hóa (nếu có).
- Số lượng, đơn giá, thành tiền chưa thuế, thuế suất GTGT, tổng số tiền thuế.
- Tổng số tiền thanh toán:
- Bao gồm cả thuế GTGT (nếu có).
- Ghi rõ bằng số và chữ.
- Chữ ký số:
- Chữ ký điện tử của người bán, và của người mua (nếu có thỏa thuận).
- Thông tin khác:
- Mã tra cứu (nếu là hóa đơn điện tử có mã).
- Thời điểm lập hóa đơn (đặc biệt với các trường hợp mới từ 2025, như vận tải taxi hoặc casino).
Các nội dung này được tổ chức trong tệp XML với các trường dữ liệu (data fields) tương ứng, đảm bảo dễ dàng tra soát và xử lý.
>> Tham khảo: Tổng hợp quy định cần tuân thủ về kế toán thuế.
4. Các loại hóa đơn điện tử và định dạng đặc thù
Hóa đơn điện tử có các loại chính với định dạng đặc thù:
- Hóa đơn GTGT điện tử: Dành cho doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế, định dạng chuẩn XML với đầy đủ thông tin thuế.
- Hóa đơn bán hàng điện tử: Dành cho doanh nghiệp không khấu trừ, không yêu cầu thông tin thuế phức tạp.
- Hóa đơn thương mại điện tử (từ 01/6/2025): Bổ sung thông tin xuất khẩu, mã thông quan hải quan, và thông tin người mua quốc tế.
- Hóa đơn từ máy tính tiền: Kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, định dạng đơn giản hơn nhưng phải có mã tra cứu.
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC:
- Hóa đơn thương mại điện tử: Định dạng bổ sung thông tin xuất khẩu, áp dụng từ 01/6/2025.
- Hóa đơn từ máy tính tiền: Định dạng tối ưu cho bán lẻ, tích hợp với phần mềm quản lý bán hàng.
- Xử lý sai sót: Cho phép lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng, giảm thủ tục hành chính.
- Ủy nhiệm lập hóa đơn: Không giới hạn mối quan hệ liên kết, mở rộng đối tượng sử dụng.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Kết Luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi