Hướng dẫn phương pháp kê khai thuế

Kê khai thuế là quá trình doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân nộp các tờ khai thuế để báo cáo thu nhập, doanh thu, chi phí và các khoản thuế phải nộp cho cơ quan thuế. Tại Việt Nam, kê khai thuế được quy định bởi các văn bản pháp lý như Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 126/2020/NĐ-CP, Thông tư 80/2021/TT-BTC, và các quy định mới như Nghị định 117/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/07/2025). Với sự phát triển của công nghệ, kê khai thuế điện tử qua hệ thống eTax (etax.gov.vn) hoặc phần mềm iHTKK đã trở thành phương thức phổ biến, giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính minh bạch.

1. Kê khai thuế là gì?

Kê khai thuế là việc lập và nộp các tờ khai thuế theo mẫu quy định, cung cấp thông tin về doanh thu, chi phí, thu nhập chịu thuế, và số thuế phải nộp hoặc được khấu trừ. Các loại thuế phổ biến cần kê khai bao gồm:

• Thuế giá trị gia tăng (GTGT): Áp dụng cho doanh nghiệp theo phương pháp khấu trừ hoặc trực tiếp.
• Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Đối với thu nhập từ lương, kinh doanh, hoặc các nguồn khác.
• Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Áp dụng cho doanh nghiệp dựa trên lợi nhuận.
• Thuế bảo vệ môi trường: Đối với xăng dầu, túi ni-lông, và các sản phẩm gây ô nhiễm.
• Thuế tiêu thụ đặc biệt: Đối với rượu, thuốc lá, xăng dầu, v.v.

Kê khai thuế có thể thực hiện hàng tháng, hàng quý, hoặc hàng năm, tùy thuộc vào loại thuế và quy mô doanh nghiệp. Từ năm 2022, việc kê khai thuế điện tử trở thành bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp, theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

>> Tham khảo: Quy trình xuất hóa đơn điện tử xác thực.

2. Các phương pháp kê khai thuế

Có hai phương pháp kê khai thuế chính tại Việt Nam, áp dụng tùy thuộc vào loại thuế và đặc điểm của người nộp thuế:

2.1. Phương pháp khấu trừ

• Áp dụng: Doanh nghiệp có sổ sách kế toán, sử dụng hóa đơn GTGT, và muốn khấu trừ thuế đầu vào.
• Đặc điểm:
  • Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra – Thuế GTGT đầu vào.
  • Yêu cầu ghi chép đầy đủ hóa đơn, chứng từ.
• Tờ khai: Mẫu 01/GTGT (thuế GTGT), mẫu 03/TNDN (thuế TNDN), mẫu 05/KK-TNCN (thuế TNCN).
• Ví dụ: Doanh nghiệp bán hàng thu 1.100 triệu VNĐ (bao gồm 10% thuế GTGT), mua hàng hóa đầu vào 550 triệu VNĐ (bao gồm 10% thuế GTGT). Thuế GTGT phải nộp = 100 triệu – 50 triệu = 50 triệu VNĐ.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

2.2. Phương pháp trực tiếp

• Áp dụng: Doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh cá thể, hoặc cá nhân kinh doanh không sử dụng hóa đơn GTGT.
• Đặc điểm:
  • Thuế GTGT = Doanh thu × Tỷ lệ thuế (0,5–5% tùy ngành).
  • Thuế TNCN = Doanh thu × Thuế suất (0,5–2% tùy ngành).
• Tờ khai: Mẫu 01/GTGT-TT (thuế GTGT), mẫu 01/CNKD (thuế TNCN).
• Ví dụ: Hộ kinh doanh bán hàng hóa có doanh thu 500 triệu VNĐ, thuế GTGT = 500 × 1% = 5 triệu VNĐ; thuế TNCN = 500 × 0,5% = 2,5 triệu VNĐ.

>> Tham khảo: Thuế Hà Nội cảnh báo 8 hành vi không được khấu trừ VAT theo Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15.

3. Quy trình kê khai thuế

Bước 1: Chuẩn bị thông tin và công cụ

• Thông tin cần thiết:
  • Mã số thuế (MST) của doanh nghiệp/cá nhân.
  • Dữ liệu doanh thu, chi phí, hóa đơn đầu vào/đầu ra (đối với phương pháp khấu trừ).
  • Hóa đơn điện tử (nếu có) từ phần mềm như Thái Sơn E-invoice, Viettel Money.
• Công cụ:
  • Đăng ký chữ ký số từ các nhà cung cấp như Viettel-CA, VNPT-CA, hoặc Thái Sơn CA.
  • Truy cập cổng eTax (etax.gov.vn) hoặc phần mềm iHTKK.
  • Kết nối internet ổn định và trình duyệt tương thích (Chrome, Firefox).

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

Bước 2: Thu thập và tổng hợp dữ liệu

• Thuế GTGT:
  • Tổng hợp hóa đơn đầu vào (mua hàng/dịch vụ) và đầu ra (bán hàng/dịch vụ).
  • Đảm bảo hóa đơn hợp lệ, có mã cơ quan thuế (Mã CQT) đối với hóa đơn điện tử.
• Thuế TNCN:
  • Thu thập thông tin lương, thưởng, phụ cấp, và khoản đóng BHXH, BHYT của nhân viên.
  • Đăng ký giảm trừ gia cảnh (11 triệu VNĐ/tháng cho bản thân, 4,4 triệu VNĐ/tháng/người phụ thuộc).
• Thuế TNDN:
  • Tổng hợp doanh thu, chi phí hợp lệ, và lợi nhuận chịu thuế.
• Sử dụng phần mềm như Thái Sơn E-invoice để tự động xuất bảng tổng hợp dữ liệu.

Bước 3: Lập tờ khai thuế

• Truy cập hệ thống:
  • Đăng nhập eTax hoặc iHTKK bằng MST và chữ ký số.
  • Chọn mục “Kê khai thuế” và mẫu tờ khai phù hợp (01/GTGT, 05/KK-TNCN, 03/TNDN, v.v.).
• Nhập dữ liệu:
  • Ghi thông tin MST, kỳ kê khai (tháng/quý/năm).
  • Nhập doanh thu, chi phí, thuế đầu vào/đầu ra, hoặc các khoản khấu trừ.
  • Nếu dùng phần mềm hóa đơn điện tử, dữ liệu có thể được đồng bộ tự động.
• Kiểm tra lỗi: Sử dụng chức năng kiểm tra của eTax để phát hiện sai sót.

>> Tham khảo: Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.

Bước 4: Ký và nộp tờ khai

• Sử dụng chữ ký số để ký điện tử trên tờ khai.
• Nộp tờ khai qua eTax trước thời hạn:
  • Thuế GTGT, TNCN: Ngày 20 của tháng sau (hàng tháng) hoặc ngày 30 của tháng đầu quý sau (hàng quý).
  • Thuế TNDN: Ngày 30 của tháng đầu quý sau (tạm tính), hoặc 31/03 năm sau (quyết toán).
• Nhận thông báo xác nhận nộp thành công qua email hoặc SMS.

Bước 5: Nộp tiền thuế và lưu trữ

• Chuyển khoản tiền thuế vào tài khoản cơ quan thuế qua ngân hàng hoặc eTax.
• Lưu trữ tờ khai (file XML/PDF) và hóa đơn, chứng từ ít nhất 10 năm.
• Kiểm tra trạng thái tờ khai trên eTax để đảm bảo không có sai sót.

>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn điện tử.

4. Lợi ích của kê khai thuế

• Tiết kiệm thời gian: Kê khai điện tử qua eTax loại bỏ việc nộp giấy tờ trực tiếp.
• Độ chính xác cao: Phần mềm tự động kiểm tra lỗi, giảm sai sót so với kê khai thủ công.
• Minh bạch: Doanh nghiệp dễ dàng tra cứu lịch sử kê khai, nhận thông báo từ cơ quan thuế.
• Tích hợp hóa đơn điện tử: Dữ liệu từ Thái Sơn E-invoice, Viettel Money tự động đồng bộ vào tờ khai.
• Hỗ trợ quản lý: Giúp doanh nghiệp theo dõi doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế.

5. Quy định mới nhất năm 2025

• Tăng cường kê khai điện tử: Nghị định 117/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/07/2025) yêu cầu sàn TMĐT khấu trừ và nộp thay thuế TNCN, tích hợp dữ liệu vào eTax.
• Chứng từ khấu trừ: Nghị định 70/2025/NĐ-CP yêu cầu ghi rõ khoản BHXH, BHYT trong chứng từ khấu trừ thuế TNCN (hiệu lực 01/07/2025).
• Phạt vi phạm: Chậm nộp tờ khai bị phạt 400.000–5.000.000 VNĐ (Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
• Tạm hoãn xuất cảnh: Nợ thuế từ 1 triệu VNĐ trở lên có thể bị tạm hoãn xuất cảnh (Nghị định 49/2025/NĐ-CP, hiệu lực 28/02/2025).
• Dự thảo sửa đổi Luật Thuế TNCN: Có thể điều chỉnh giảm trừ gia cảnh từ 01/01/2026.

>> Tham khảo: Xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào?

6. Lưu ý khi kê khai thuế

• Tuân thủ thời hạn: Nộp tờ khai đúng hạn để tránh phạt.
• Hóa đơn hợp lệ: Chỉ kê khai hóa đơn có đầy đủ thông tin (MST, Mã CQT).
• Sử dụng chữ ký số: Bắt buộc khi nộp qua eTax.
• Lưu trữ đầy đủ: Giữ tờ khai, hóa đơn, chứng từ ít nhất 10 năm.
• Cập nhật quy định: Theo dõi các văn bản mới như Nghị định 117/2025/NĐ-CP, Thông tư 80/2021/TT-BTC.
• Sử dụng phần mềm hỗ trợ: Thái Sơn E-invoice, Viettel Money giúp tự động hóa kê khai.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/