Hóa đơn đầu vào là gì? Hướng dẫn quản lý hóa đơn đầu vào

Hóa đơn đầu vào điện tử (HĐĐT đầu vào) là chứng từ quan trọng nhất để doanh nghiệp khấu trừ thuế GTGT, hoàn thuế và hạch toán chi phí hợp lý. Năm 2025, với Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, mọi hóa đơn điện tử phải có mã QR, chữ ký số và dữ liệu truyền realtime đến Tổng cục Thuế. Sai sót trong quản lý hóa đơn đầu vào (thiếu, sai thông tin, không hợp lệ) có thể dẫn đến từ chối khấu trừ thuế GTGT (mất 10% chi phí), phạt 20% số thuế thiếu và truy thu. Với hơn 95% doanh nghiệp sử dụng HĐĐT, quản lý đầu vào hiệu quả không chỉ là nghĩa vụ mà còn giúp tối ưu dòng tiền và quyết toán thuế nhanh chóng. Bài viết này hướng dẫn toàn diện quy trình quản lý hóa đơn điện tử đầu vào, từ nhận hóa đơn đến lưu trữ và xử lý sai sót.

1. Nguyên Tắc Quản Lý Hóa Đơn Đầu Vào Điện Tử Năm 2025

Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi 70/2025/NĐ-CP):

• Hóa đơn điện tử đầu vào phải hợp lệ: Đầy đủ 38 tiêu thức, có mã QR, chữ ký số của người bán, trạng thái “Hợp lệ” trên tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
• Thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn ≥20 triệu đồng (đã gồm thuế GTGT) → Bắt buộc chuyển khoản ngân hàng.
• Thời điểm ghi nhận: Ngày lập hóa đơn hoặc ngày nhận hàng (tùy sớm hơn).
• Lưu trữ: Điện tử ít nhất 10 năm, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.

Từ 01/06/2025, hóa đơn điện tử đầu vào phải có ký hiệu 6 ký tự chuẩn và mẫu số cố định (01GTKT, 02GTTT…).

>> Tham khảo: Hộ kinh doanh chuyển sang kê khai thuế sau khi xóa bỏ thuế khoán.

2. Quy Trình Quản Lý Hóa Đơn Đầu Vào

Bước 1: Nhận hóa đơn từ nhà cung cấp

• Nhà cung cấp gửi qua email, SMS, Zalo OA hoặc cổng của nhà cung cấp hóa đơn điện tử (Thái Sơn E-invoice).
• File định dạng: PDF có chữ ký số + XML (dữ liệu gốc).

Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ ngay khi nhận

• Truy cập tracuuhoadon.gdt.gov.vn → Nhập mã tra cứu hoặc quét mã QR.
• Kiểm tra 5 điểm chính:
  • Tên, MST người bán đúng.
  • Trạng thái “Hợp lệ” (không phải “Đã hủy”, “Đã thay thế”).
  • Chữ ký số hợp lệ.
  • Ngày lập hóa đơn trong kỳ kê khai.
  • Tổng tiền, thuế suất khớp hợp đồng.

Nếu không hợp lệ → Yêu cầu nhà cung cấp điều chỉnh ngay (trong 2 ngày).

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

Bước 3: Lưu trữ và nhập liệu kế toán

• Lưu file PDF + XML vào thư mục theo tháng/quý (ví dụ: HĐĐV_2025_Q4).
• Nhập vào phần mềm kế toán → Tự động hạch toán Nợ 133/Có 331, 156…
• Gắn chứng từ thanh toán ngân hàng (≥20 triệu).

Bước 4: Đối chiếu với chứng từ liên quan

• Hợp đồng mua hàng, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập kho.
• Thanh toán ngân hàng khớp 100% số tiền trên hóa đơn.

Bước 5: Kê khai thuế GTGT đầu vào

• Tờ khai 01/GTGT: Chỉ tiêu [32-36] tự động từ HĐĐT đầu vào hợp lệ.
• Kê khai đúng kỳ phát sinh (không quá 12 tháng để tránh giải trình).

>> Tham khảo: Hướng dẫn kê khai thuế hộ kinh doanh trên HTKK mới nhất.

Bước 6: Lưu trữ lâu dài

• Lưu trên cloud (Google Drive, OneDrive) + backup USB.
• Đảm bảo file XML nguyên gốc (không chỉnh sửa).

Bước 7: Xử lý định kỳ

• Cuối quý: Chạy báo cáo hóa đơn điện tử đầu vào → Đối chiếu với sổ sách.
• Cuối năm: Lập bảng kê hóa đơn đầu vào nộp kèm quyết toán thuế TNDN.

3. Xử Lý Sai Sót Hóa Đơn Đầu Vào

• Hóa đơn sai thông tin: Yêu cầu người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh (mẫu 04HGDL) hoặc thay thế.
• Hóa đơn không hợp lệ: Không được khấu trừ → Liên hệ người bán khắc phục trong 2 ngày.
• Mất hóa đơn: Xin bản sao từ người bán (có chữ ký số) → Vẫn hợp lệ nếu tra cứu được.
• Thanh toán tiền mặt ≥20 triệu: Không khấu trừ → Phải bổ sung chuyển khoản và điều chỉnh hóa đơn.

Lưu Ý Quan Trọng Và Rủi Ro Phổ Biến:

• Rủi ro lớn nhất: Hóa đơn điện tử đầu vào từ nhà cung cấp rủi ro cao (dừng hoạt động, bỏ trốn) → Bị loại khấu trừ toàn bộ.
• Giải pháp: Tra cứu MST người bán trên masothue.com trước giao dịch.
• Hộ kinh doanh: Từ 01/01/2026 bắt buộc quản lý hóa đơn điện tử đầu vào để kê khai thuế.
• Phạt vi phạm: Không quản lý hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ → Phạt 20% thuế GTGT không khấu trừ được + truy thu.
• Xu hướng: Từ 2026, AI tự động cảnh báo hóa đơn điện tử đầu vào rủi ro trên eTax.

>> Tham khảo: Có thể kê khai thuế khi sử dụng hóa đơn điện tử không?

Kết Luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/