Truy tìm nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến nhất trong khối FDI

Khối các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài FDI (Foreign Direct Investment) luôn là những vị khách hàng “khó tính” với tiêu chuẩn cao. Để các doanh nghiệp FDI sử dụng một dịch vụ cho doanh nghiệp (B2B) thì phải trải qua nhiều giai đoạn thẩm định. Chính vì thế, phần mềm hóa đơn điện tử nào được khối doanh nghiệp FDI lựa chọn và tin dùng phổ biến thì chắc chắn chất lượng của sản phẩm đó sẽ rất đáng tin cậy. Bài viết hôm nay của hoadonxacthuc.com.vn sẽ truy tìm phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến nhất trong khối FDI hiện nay.

1. Phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn là thế nào?

1.1. Đầy đủ tính năng nghiệp vụ kế toán

Một phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn cần phải đáp ứng đầy đủ những tính năng cơ bản và nâng cao để hoạt động kế toán được diễn ra nhanh chóng, hiệu quả. Những tính năng cơ bản buộc phải có gồm:

• Tạo lập – Phát hành – Điều chỉnh – Thay thế – Xóa bỏ hóa đơn
• Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS…
• Lập & xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan
• Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn
• Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên
• Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ

Những tính năng nâng cao có thể giúp công việc của các kế toán viên trở nên đơn giản và hiệu quả hơn gồm:

• Đa dạng hình thức tích hợp hóa đơn điện tử với những phần mềm quản lý có sẵn
• Có khả năng truyền nhận dữ liệu hóa đơn giữa nhiều điểm xuất hóa đơn, giữa nhiều cấp quản lý dễ dàng
• Khả năng xử lý hóa đơn điện tử với số lượng lớn dễ dàng và nhanh chóng
• Tính năng phân quyền và quản lý nhiều cấp rõ ràng, phù hợp nhiều mô hình tổ chức
• Có cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể dùng cho nhiều điểm xuất hóa đơn
• Nhanh chóng phê duyệt hóa đơn, gửi xác thực cùng lúc nhiều hóa đơn

Như vậy, để một doanh nghiệp FDI lựa chọn một phần mềm hóa đơn điện tử từ một nhà cung cấp dịch vụ quả không phải đơn giản đúng không?

1.2. An toàn và bảo mật

Hiện nay, bảo mật và an toàn thông tin là vấn đề được đặt lên hàng đầu đối với các doanh nghiệp. Những vụ tấn công mạng xảy ra ngày càng nhiều và gây ra những thiệt hại rất lớn cho các doanh nghiệp. Chính vì thế, một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần phải đảm bảo phần mềm của mình đáp ứng được những tiêu chuẩn an toàn thông tin và áp dụng những công nghệ bảo mật tiên tiến để bảo vệ dữ liệu cho khách hàng của mình.

1.3. Hoạt động ổn định

Một phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn cần phải hoạt động ổn định, được kiểm thử nghiêm ngặt trong các môi trường hoạt động độc lập và hoạt động tích hợp trong các hệ thống quản trị. Chính vì thế, các phần mềm hóa đơn điện tử cần có sự linh hoạt nhất định trong việc tích hợp vào các hệ thống kế toán hay quản trị nguồn lực khác nhau.

2. Nhà cung cấp hóa đơn điện tử đạt chuẩn

Ngoài yếu tố liên quan đến phần mềm hóa đơn điện tử, bản thân nhà cung cấp dịch vụ cũng phải có uy tín và kinh nghiệm triển khai nhất định cho các khách hàng với sự đa dạng về quy mô doanh nghiệp, nhu cầu lẫn công nghệ.

2.1. Tính pháp lý của của các doanh nghiệp cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Để được cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần phải đáp ứng các tiêu chí được quy định trong Điều 5 Thông tư 32/2011/TT-BTC và Điều 31, Điều 32 Nghị định 119/2018/NĐ-CP gồm:

• Nhà cung cấp phải là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

• Nhà cung cấp phải có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định tại Điều 6 Thông tư này.

• Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.

• Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.

• Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cần phải có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.

• Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu .

• Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống.

• Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế (theo Mẫu số 3 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này).

Như vậy, có rất nhiều quy định mà một nhà cung cấp phải tuân thủ để có thể có đủ năng lực cung cấp dịch vụ cho các doanh nghiệp khác. Tuy nhiên, đó mới chỉ là những tiêu chí cơ bản nhất. Để được các doanh nghiệp lớn lựa chọn gắn bó lâu dài, đơn vị cung cấp dịch vụ cần phải có những yếu tố khác.

2.2. Nhà cung cấp cần có đội ngũ chuyên gia hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp

Đây là một tiêu chí quan trọng để các doanh nghiệp lớn lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cho mình. Bởi vì, trong quá trình kinh doanh, dù có rất nhiều biện pháp để quản trị rủi ro nhưng những vấn đề hoàn toàn có thể xảy ra.

Vì thế, năng lực xử lý vấn đề nhanh chóng để hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp không bị đình trệ quá lâu chính là một trong những yếu tố để tìm kiếm đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Để làm được điều đó, đội ngũ hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp phải có chuyên môn cao, và rất am hiểu các hệ thống công nghệ của khách hàng.

2.3. Năng lực triển khai nhanh chóng

Năng lực triển khai cũng là một vấn đề lớn. Bởi các hệ thống của khách hàng thường đa dạng và tương đối phức tạp. Cho nên, việc tích hợp hệ thống để hệ thống vận hành ổn định và không có vấn đề phát sinh đòi hỏi một đơn vị đầy kinh nghiệm

3. Phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp nào đang là phổ biến nhất trong khối FDI hiện nay

Dựa vào các tiêu chí trên, phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn chính là sự lựa chọn hàng đầu không chỉ đối với các doanh nghiệp trong nước mà còn rất phổ biến đối với các doanh nghiệp FDI.

E-invoice – THAISONSOFT Là phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến nhất trong doanh nghiệp FDI hiện nay, là sự lựa chọn hàng đầu của rất nhiều thương hiệu lớn tại Việt Nam như: Honda, Coca Cola, AEON MALL, KFC, CGV, Grab,…

Mặc dù các thương hiệu này có đặc thù ngành nghề kinh doanh khác nhau, nhưng đều lựa chọn ThaisonSoft làm đối tác đồng hành để triển khai hóa đơn điện tử. Lý do vì E-invoice mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp trong cả ngắn hạn và dài hạn, đặc biệt là đối với các đơn vị quy mô lớn như các doanh nghiệp FDI.

Các doanh nghiệp FDI lớn tại Việt Nam thường bao gồm nhiều cơ sở, chi nhánh, giao dịch diễn ra thường xuyên, liên tục. Phần mềm hóa đơn điện tử phải đảm bảo tương thích với các phần mềm có sẵn, tốc độ xử lý nhanh và đồng bộ dữ liệu từ các máy lên hệ thống trung tâm. E-invoice đã đáp ứng được tất cả yêu cầu khắt khe này.

Việc sớm áp dụng E-invoice trong các doanh nghiệp FDI lớn còn mang lại lợi ích gấp nhiều lần thông thường. Không chỉ giúp các doanh nghiệp giải quyết bài toán tối ưu hóa chi phí và thời gian, khi sử dụng E-invoice, các giao dịch diễn ra nhanh chóng, tiện lợi cho cả phía công ty và khách hàng. Đây là yếu tố quan trọng góp phần nâng cao trải nghiệm của khách hàng về chất lượng dịch vụ, sự chuyên nghiệp của các thương hiệu lớn.

Kết luận

Như vậy, chúng ta đã điểm qua các tiêu chí cơ bản để đánh giá một phần mềm hóa đơn điện tử và nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín và lý do khiến Thái Sơn trở thành đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hàng đầu hiện nay gồm:

1. Phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn là thế nào?

2. Nhà cung cấp hóa đơn điện tử đạt chuẩn

3. Phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp nào đang là phổ biến nhất trong khối FDI hiện nay

Hy vọng, bài viết đã đem đến những thông tin hữu ích tới quý doanh nghiệp.