Nghị định 119 / 2018/NĐ-CP được ban hành ngày 12 tháng 9 năm 2018 đã quy định về hiệu lực thi hành bắt đầu từ ngày 01 tháng 11 năm 2018. Như vậy doanh nghiệp có 2 năm để chính thức chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế theo quy định sẽ tiến hành chậm nhất là ngày 1/11/2020.
Đồng thời trong khoảng thời gian 2 năm, các Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP vẫn có hiệu thực thi hành. Có nghĩa các công tác liên quan đến hóa đơn điện tử sẽ thực hiện theo nghị định 119, còn hóa đơn giấy vẫn thực hiện như cũ.
Chính thức từ ngày 1/11/2020, các nghị định trên sẽ hết hiệu lực thi hành. Như vậy, bắt buộc tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân có bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử có bắt buộc sử dụng cho đối tượng nào?
Như đã nói ở phần trước, hóa đơn điện tử sinh ra để thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy. Như vậy các doanh nghiệp đang sử dụng các loại hóa đơn giấy như: Hóa đơn đỏ, hóa đơn bán hàng và các loại hóa đơn đặc biệt sẽ phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.
Cụ thể, các loại doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực như: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị.
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin. Đảm bảo hoạt động trên hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử. Có phương tiện lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Đặc biệt,các doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Và các trường hợp khác theo quy định tại Điều 12, Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Các bước để chuyển đổi sang hóa đơn điện tử
Để chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử thành công, doanh nghiệp cần thực hiện 5 bước chuyển đổi như sau:
Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín. Để lựa chọn được nhà cung cấp uy tín, doanh nghiệp cần xem xét lại các tiêu chí đề ra của 1 nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tại điều 32 Nghị định 119.
Bước 2: Đánh giá nhu cầu sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp. Để đánh giá nhu cầu sử dụng hóa đơn, ngoài việc doanh nghiệp chủ động nhìn nhận nhu cầu sử dụng hóa đơn hàng tháng, quý, năm cùng với mô hình quản lý tại doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp để khảo sát, phân tích và lựa chọn phương án tích hợp phù hợp.
Bước 3: Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử. Với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín việc ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử sẽ được thực hiện ngay trên phần mềm.
Bước 4: Tạo mẫu hóa đơn. Phụ thuộc vào loại hóa đơn mà doanh nghiệp thường sử dụng là loại hóa đơn nào. Ví dụ như: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng… Từ đó doanh nghiệp lựa chọn mẫu có sẵn hoặc tự thiết kế dựa trên quy định.
Bước 5: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp lập mẫu phát hành theo quy định và phát hành qua các kênh.
Để lại một phản hồi