Hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện mua hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế theo các quy định hiện hành. Hy vọng rằng bài viết sẽ cung cấp những thông tin hữu ích đối với quý doanh nghiệp.
1. Hóa đơn có mã là gì?
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Khái niệm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được quy định rõ tại điểm a khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
“a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
>> Tham khảo: Những tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.”.
Việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử xác thực là một trong nhiều giải pháp để đẩy mạnh công cuộc cải cách thủ tục hành chính về thuế, thông qua việc cắt giảm tối đa các thủ tục rườm rà, giảm thiểu thời gian, chi phí làm thủ tục thuế cho doanh nghiệp, đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả vào việc hoàn thành nghĩa vụ thu ngân sách nhà nước của ngành Thuế.
Khảo sát về việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp đều đánh giá cao những lợi ích, ưu điểm rõ ràng của việc sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử xác thực so với hóa đơn giấy truyền thống.
Nhìn từ góc độ quản lý nhà nước, theo chuyên gia kinh tế Nguyễn Minh Phong, dữ liệu từ hóa đơn điện tử của doanh nghiệp khi được kết nối với cơ quan thuế sẽ giúp cơ quan thuế xây dựng kho dữ liệu tập trung về hóa đơn, phục vụ kịp thời cho công tác quản lý của nhà nước.
Trên cơ sở đó sẽ giảm thiểu được các rủi ro trong lĩnh vực thuế và góp phần tạo lập môi trường kinh doanh bình đẳng, minh bạch để doanh nghiệp phát triển…
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Quy trình mua hóa đơn có mã của Cơ quan Thuế
Để có thể mua thành công hóa đơn của cơ quan thuế, các đơn vị kinh doanh phải chuẩn bị hồ sơ đăng ký đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:
– Đơn đề nghị mua theo mẫu số 3.3, ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.
– Văn bản cam kết về địa chỉ sản xuất, kinh doanh của đơn vị kinh doanh; giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép đầu từ, giấy phép hành nghề hoặc quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền theo đúng mẫu số 3.16, ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.
– Giấy ủy quyền và giấy chứng minh nhân dân (thẻ căn cước công dân) của người mua. Tuy nhiên, đơn vị kinh doanh chỉ lập giấy ủy quyền trong hồ sơ nếu trường hợp người mua không phải là đại diện pháp luật của đơn vị kinh doanh.
>> Tham khảo: Quy định về ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử năm 2023.
Lưu ý rằng:
– Các đơn vị kinh doanh khi mua hóa đơn của cơ quan thuế từ lần thứ 2 trở đi thì hồ sơ đăng ký không cần phải có “Văn bản cam kết”.
– Các doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao phải chuyển sang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in của cơ quan thuế, nếu như vẫn còn hóa đơn giấy không thể tiếp tục sử dụng thì cần tiến hành lập và thêm Bảng kê hóa đơn hết giá trị sử dụng vào hồ sơ.
Thông thường, quy trình mua hóa đơn của cơ quan thuế sẽ bao gồm 03 bước như sau”:
Bước 1: Đơn vị kinh doanh chuẩn bị hồ sơ đăng ký mua hóa đơn của cơ quan thuế, đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật hiện hành;
Bước 2: Đơn vị kinh doanh tiến hành nộp hồ sơ đăng ký đã chuẩn bị tới cơ quan thuế. Các đơn vị kinh doanh có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế mà doanh nghiệp trực thuộc;
Bước 3: Đơn vị kinh doanh chờ nhận hóa đơn đã đăng ký mua. Bởi cơ quan thuế sẽ giải quyết vấn đề này mua ngay sau khi nhận được hồ sơ đăng ký mua hóa đơn.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ ngay:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi