Các bước xử lý khi khách hàng làm mất hóa đơn

Trường hợp hóa đơn đã được người bán lập theo đúng quy định nhưng người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì cần xử lý theo các bước sau:

Bước 1: Hai bên lập biên bản ghi nhận sự việc

Biên bản sự việc cần thể hiện rõ liên 1 của hóa đơn người bán đã kê khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu.

Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Các nội dung cần phải có trong hóa đơn hợp lệ cũng đã được quy định trong Thông tư 32/2011/TT-BTC, bao gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.
• Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
• Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

>> Tham khảo: Thông báo phát hành hóa đơn.

• Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì ngôn ngữ được sử dụng trên hóa đơn điện tử (hóa đơn xuất khẩu) là tiếng Anh.
• Trường hợp sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung này.

Lưu ý, những nội dung trong mẫu hóa đơn điện tử đều phải phản ánh đúng tính chất, đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, xác định được nội dung hoạt động kinh tế phát sinh, số tiền thu được, xác định được người mua hàng (hoặc người nộp tiền, người thụ hưởng dịch vụ…), người bán hàng (hoặc người cung cấp dịch vụ…), tên hàng hóa dịch vụ – hoặc nội dung thu tiền.

>> Tham khảo: Thủ tục mua hóa đơn của Cơ quan Thuế.

Bước 2: Làm báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn

Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn sử dụng mẫu BC21/AC, có thể làm trên phần mềm HTKK rồi nộp qua mạng cho cơ quan thuế hoặc làm bản cứng nộp trực tiếp.

HTKK là các tự viết tắt của Hỗ trợ kê knhì – là phần mềm hỗ trợ kê knhị thuế do Tổng viên thuế gây ra – cung ứng miễn phí cho khách hàng – dùng đến chuyển động tạo nên những tờ kê knhì thuế tất cả mã vạch đính kèm khi phải in ra.

Dưới đây là những lợi ích phần mềm HTKK mang lại cho người nộp thuế:

• Hỗ trợ tất cả các quy trình, công việc kê khai và nộp thuế online chỉ với một chiếc máy tính có kết nối mạng internet.
• Không phải sử dụng giấy tờ kê khai, giúp tiết kiêm khoản chi phí in ấn giấy tờ.
• Tiết kiệm thời gian, không cần đến Cơ quan thuế để làm thủ tục kê khai và nộp thuế.
• Đưa doanh nghiệp bạn tiệm cận với giao dịch điện tử.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Bước 3: Gửi bản sao hóa đơn cho người mua

Người bán sẽ sao chụp liên 1 của hóa đơn, người đại diện pháp luật ký, đóng dấu trên bản sao và gửi cho người mua. Người mua được phép sử dụng bản sao hóa đơn này kèm với biên bản về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn để làm chứng từ kiểm toán và kê khai thuế.

Lưu ý: Hai bên phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Căn cứ theo Điểm b, Khoản 3, Điều 22, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ quy định các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thực hiện chuyển dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế có thể áp dụng một trong hai hình thức sau:

– Gửi trực tiếp.

– Gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT.

>> Tham khảo: Các loại báo cáo doanh nghiệp phải nộp hàng tháng, hàng quý và hàng năm.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel: 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/