Trong hệ thống quản lý thuế điện tử ngày càng hiện đại, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (Bảng tổng hợp HĐĐT) đóng vai trò then chốt, giúp cơ quan thuế tiếp nhận, tổng hợp và kiểm soát dữ liệu từ hàng loạt hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh phát hành. Đây không phải là một loại hóa đơn riêng lẻ mà là chứng từ tổng hợp, hỗ trợ truyền dữ liệu định kỳ thay vì gửi từng hóa đơn. Với Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/6/2025) và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định về bảng tổng hợp đã được sửa đổi, bổ sung nhằm đơn giản hóa thủ tục, phù hợp với các hoạt động có tần suất cao và thúc đẩy chuyển đổi số.
1. Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử là gì?
Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử là tài liệu điện tử tổng hợp thông tin từ các hóa đơn điện tử đã lập trong một kỳ (thường theo tháng hoặc quý). Theo điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), đây là phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế thay vì gửi từng hóa đơn riêng lẻ.
Mẫu sử dụng là Mẫu số 01/TH-HĐĐT – “Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế”, ban hành kèm Phụ lục IA Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi mẫu cũ từ Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
Bảng này chứa các thông tin tóm tắt như: kỳ tổng hợp, thông tin người nộp thuế, số lượng hóa đơn, tổng giá trị trước thuế, thuế GTGT, tổng thanh toán… theo từng loại hóa đơn, thuế suất, ngành nghề. Nó giúp giảm tải cho hệ thống khi doanh nghiệp phát hành số lượng lớn hóa đơn.
>> Tham khảo: Không phải lập hóa đơn điện tử trong trường hợp nào?
2. Quy định pháp lý mới nhất về bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT
Cơ sở pháp lý chính:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Điều 22): Quy định về phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử.
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/6/2025): Sửa đổi, bổ sung điểm a khoản 3 Điều 22, cho phép gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp trong một số trường hợp cụ thể; bỏ quy định tổng hợp riêng cho bán xăng dầu theo từng mặt hàng trong ngày; quy định rõ thời điểm chuyển dữ liệu chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo (trừ trường hợp bảng tổng hợp).
- Thông tư 32/2025/TT-BTC (hiệu lực 01/6/2025, thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC): Hướng dẫn chi tiết cách lập, nội dung, định dạng và truyền bảng tổng hợp; tích hợp với hệ thống kê khai thuế tự động.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Đối tượng áp dụng (theo điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi):
- Doanh nghiệp, tổ chức cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực có tần suất cao: vận tải hàng không, chứng khoán, bưu chính viễn thông, điện lực, xăng dầu (một phần), siêu thị lớn…
- Các trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có số lượng lớn, cần thời gian đối chiếu giữa bên bán và bên mua.
- Nhà cung cấp nước ngoài hoạt động thương mại điện tử tại Việt Nam: Chuyển dữ liệu theo bảng tổng hợp chậm nhất là thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT.
- Doanh nghiệp đăng ký phương thức chuyển dữ liệu là “theo bảng tổng hợp” khi nộp tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT).
Lưu ý quan trọng:
- Không áp dụng cho tất cả doanh nghiệp. Hầu hết doanh nghiệp phải truyền dữ liệu thời gian thực hoặc theo từng hóa đơn (có mã/không có mã).
- Đối với hộ kinh doanh (HKD) có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên (theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP), nếu sử dụng máy tính tiền thì ưu tiên truyền dữ liệu trực tiếp, nhưng một số trường hợp vẫn có thể dùng bảng tổng hợp nếu được cơ quan thuế chấp thuận.
- Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số có thể khác nhau, nhưng thời điểm chuyển dữ liệu theo bảng tổng hợp phải đảm bảo chậm nhất ngày làm việc tiếp theo (trừ trường hợp đặc biệt).
>> Tham khảo: Khái niệm và quy định về phiếu thu điện tử.
3. Nội dung và cách lập bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT
Theo Mẫu 01/TH-HĐĐT và hướng dẫn tại Thông tư 32/2025/TT-BTC, bảng tổng hợp bao gồm các chỉ tiêu chính:
- Kỳ tổng hợp: Tháng hoặc quý (chỉ tiêu [01]).
- Lần nộp: Lần đầu hoặc bổ sung (chỉ tiêu [02], [03]).
- Thông tin người nộp thuế: Tên, mã số thuế, địa chỉ…
- Chi tiết tổng hợp: Số lượng hóa đơn theo loại (có mã, không có mã, từ máy tính tiền), tổng giá trị hàng hóa/dịch vụ, thuế suất GTGT, tiền thuế, tổng thanh toán…
- Tổng hợp theo thuế suất: Nhóm theo 0%, 5%, 10%, không chịu thuế…
- Chữ ký số của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Quy trình lập và nộp:
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được công nhận hoặc Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn).
- Phần mềm tự động tổng hợp dữ liệu từ các hóa đơn đã lập trong kỳ.
- Kiểm tra, gộp dòng theo thuế suất (nếu áp dụng).
- Ký số điện tử và gửi đến cơ quan thuế.
- Nhận thông báo tiếp nhận từ hệ thống (thường tự động).
Trường hợp sai sót: Lập bảng bổ sung (chỉ tiêu [03]) và gửi lại.
4. Lợi ích của việc sử dụng bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT
- Giảm tải hệ thống: Thay vì gửi hàng nghìn hóa đơn riêng lẻ, chỉ cần một bảng tổng hợp định kỳ.
- Tiết kiệm thời gian, chi phí: Phù hợp với doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn.
- Hỗ trợ kê khai tự động: Dữ liệu bảng tổng hợp được hệ thống thuế sử dụng để gợi ý tờ khai thuế GTGT, giúp giảm sai sót.
- Tăng minh bạch: Cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra, đối chiếu dữ liệu tổng thể.
- Hỗ trợ chuyển đổi số: Đặc biệt với các ngành như bưu chính viễn thông, vận tải, TMĐT.
5. Thách thức và lưu ý khi áp dụng
Thách thức:
- Doanh nghiệp phải đảm bảo dữ liệu hóa đơn gốc chính xác trước khi tổng hợp.
- Một số phần mềm cũ chưa cập nhật đầy đủ quy định mới từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- HKD nhỏ có thể gặp khó khăn nếu chưa quen công nghệ.
Lưu ý quan trọng:
- Phải đăng ký phương thức “chuyển theo bảng tổng hợp” khi nộp tờ khai đăng ký HĐĐT.
- Không được dùng bảng tổng hợp để thay thế hoàn toàn việc lập và ký số từng hóa đơn.
- Thời hạn nộp: Theo kỳ kê khai thuế GTGT (thường tháng/quý).
- Xử lý sai sót hóa đơn cá nhân vẫn phải thực hiện điều chỉnh/thay thế riêng, sau đó cập nhật vào bảng tổng hợp bổ sung nếu cần.
- Vi phạm (không gửi hoặc gửi sai) có thể bị xử phạt hành chính theo quy định về vi phạm thuế và hóa đơn.
Từ năm 2026, với Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 68/2026/NĐ-CP, dữ liệu từ bảng tổng hợp sẽ được tích hợp chặt chẽ hơn với kê khai thuế tự động cho HKD đạt ngưỡng.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi