Những cách xử lý dưới đây được dựa theo quy định của Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP về xử lý việc viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử. Hy vọng sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử chưa gửi cho người mua
Cách xử lý theo Khoản 1, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
- Người bán thông báo cho cơ quan thuế bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA (ban hành theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) để hủy hóa đơn điện tử có mã sai sót.
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã mới thay thế hóa đơn đã lập, sau đó gửi cho người mua.
- Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót trên hệ thống của mình.
2. Viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua
Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã có mã cơ quan thuế hoặc không có mã, nếu phát hiện sai sót, áp dụng quy định Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
Cách 1:
- Người bán lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
- Nếu có thỏa thuận giữa người bán và người mua, lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.
- Hóa đơn điều chỉnh phải có chú thích “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Cách 2:
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
- Nếu có thỏa thuận, lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế.
- Hóa đơn mới phải có chú thích “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Người bán ký số trên hóa đơn mới và gửi cho người mua (đối với hóa đơn không có mã cơ quan Thuế).
- Gửi cơ quan Thuế để cấp mã mới cho hóa đơn điện tử mới (đối với hóa đơn có mã cơ quan Thuế).
3. Các bước lập hóa đơn trên phần mềm Einvoice
Với việc cập nhật các tính năng mới của E-invoice, ThaisonSoft không chỉ hỗ trợ khách hàng trong giai đoạn áp dụng hóa đơn điện tử mà còn tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử của Bộ Tài chính và Tổng cục thuế.
>> Tham khảo: Hóa đơn đầu ra và đầu vào không cùng đơn vị tính có sai phạm không?
Theo đó, E-invoice là phần mềm cung cấp hóa đơn điện tử hợp pháp hóa, giúp cho khách hàng an tâm khi sử dụng. Để lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tham khảo các bước sau:
Bước 1: Đăng ký thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Đối với các doanh nghiệp lần đầu tạo lập hóa đơn điện tử thì cần phải tiến hành đăng ký phát hành hóa đơn điện tử. Còn nếu như doanh nghiệp của bạn đã đăng ký phát hành hóa đơn điện tử và sử dụng rồi thì có thể bỏ qua bước này.
Để làm đăng ký thông báo phát hành hóa đơn điện tử, bạn cần chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử, bao gồm:
– Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
– Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
Hoá đơn mẫu (do nhà phân phối giải pháp cung cấp)
Lưu ý rằng, thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 02 ngày trước khi tổ chức, doanh nghiệp bắt đầu lập hóa đơn điện tử và sử dụng.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 2: Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice
Để có thể lập hóa đơn điện tử, bạn cần đăng nhập tài khoản để có thể đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.
Không riêng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, hầu hết với các phần mềm khác khi cần lập hóa đơn điện tử bạn cũng cần nhập phải đăng nhập hệ thống với ít nhất 3 trường thông tin cơ bản: Mã số thuế, tên đăng nhập và mật khẩu.
Sau khi đã điền đầy đủ thông tin được yêu cầu, bạn nhấn nút “Đăng nhập”.
Bước 3: Nhấn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”
Trên giao diện chính phần mềm E-invoice, bạn nhấn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”, chọn “Lập hóa đơn giá trị gia tăng” hay lập loại hóa đơn khác mà bạn muốn tạo lập.
>> Tham khảo: Ghi sai ngày trên hóa đơn thì xử lý thế nào?
Bước 4: Điền thông tin hóa đơn
Tiếp theo, để có thể tạo hóa đơn điện tử mình muốn, bạn cần điền đầy đủ thông tin hóa đơn được yêu cầu.
Thực tế, chỉ lần lập hóa đơn đầu tiên bạn mới phải điền đầy đủ từng mục thông tin. Những lần sau đó, bạn chỉ cần điền mục “Thông tin chi tiết về người mua hàng”, còn lại hệ thống sẽ tự động hóa thông tin.
Khi đã hoàn tất thông tin, bạn nhấn ô “Ghi” ở phía dưới góc phải màn hình.
Ngay sau đó, hệ thống sẽ hỏi bạn có muốn ký số không? Khi này, các kế toán cần cắm token chữ ký số vào cổng usb của máy tính để tiến hành ký số. Khi đã việc ký số hoàn thành thì việc lập hóa đơn cũng được coi như đã hoàn tất.
Đến đây, hóa đơn mà bạn lập đã hoàn toàn có thể phát hành đến người dùng. Bạn có thể tiến hành gửi hóa đơn đã lập đến cho người mua thông qua 2 cách: Email hoặc SMS.
>> Tham khảo: Mẫu danh sách ủy quyền quyết toán thuế TNCN.
Kết luận
Để được tư vấn về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi