Chữ ký số trên hóa đơn chuyển đổi được quy định thế nào?

Nội dung trên hóa đơn chuyển đổi sử dụng trong vận tải hàng hóa có cần tiêu thức chữ ký số không? Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.

1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số chính là một dạng chữ ký điện tử, được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Khi dùng chữ ký số, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được:

• Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa.
• Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
• Việc tạo hay sử dụng chữ ký số, chữ ký điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Điều này đã được quy định tại rất rõ tại Khoản 7, Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

>> Tham khảo: Trường hợp nào được hủy hóa đơn.

Để cách sử dụng chữ ký số được an toàn thì người dùng cần phải lưu ý, đảm bảo những yêu cầu khi tạo và sử dụng chữ ký số theo đúng quy định trong Điều 9, Nghị định 130/2018/NĐ-CP do Chính Phủ ban hành.

Cụ thể hơn, nhằm đảm bảo an toàn cho việc tạo và sử dụng chữ ký số, các tổ chức, doanh nghiệp khi tạo chữ ký điện tử hay chữ ký số phải tuân thủ các điều kiện sau:

– Chữ ký số và chữ ký điện tử được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

– Chữ ký số hay chữ ký điện tử được tạo ra bằng việc dùng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số, được cung cấp bởi một trong các tổ chức quy định dưới đây:

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

– Chữ ký số hay chữ ký điện tử phải đảm bảo khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

2. Chữ ký số trên hóa đơn chuyển đổi

Trên hóa đơn điện tử, chữ ký số được mặc định là một tiêu thức bắt buộc, không thể không có để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp cho hóa đơn điện tử khi lập xuất.

Tại điểm đ, Khoản 1, Điều 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC về nội dung hóa đơn điện tử, Bộ tài chính đã quy định về tiêu thức chữ ký số, chữ ký điện tử được thể hiện trên hóa đơn điện tử với bên bán và bên mua như sau:

– Nếu bên bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của bên bán trên hóa đơn chính là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức. Nếu người bán chỉ là cá nhân thì sẽ phải sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

– Nếu bên mua là cơ sở kinh doanh, hai bên bán mua có thỏa thuận về việc bên mua phải ký chữ ký số thì trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của bên mua.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

– Nếu bên bán và bên mua thuộc trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử, cả 2 bên không thỏa thuận về việc bắt buộc phải ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử thì hai bên sẽ tuân thủ đúng theo đúng quy định tại Khoản 3, Điều 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC.

Đối với hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn được điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy thì bản hóa đơn chuyển đổi phải đáp ứng các điều kiện sau:

– Hóa đơn chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.

– Hóa đơn điện tử phải có ký hiệu xác nhận đã được chuyển đổi, phải được ghi rõ là “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”.

– Hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký người chuyển đổi trên hóa đơn điện tử và họ tên đầy đủ.

Như vậy, theo quy định trên, khi tiến hành chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì chỉ cần tới tiêu thức chữ ký của người tiến hành chuyển đổi lên hóa đơn giấy chứ không cần tới ký chữ ký số để chứng minh hóa đơn điện tử đó đã được chuyển đổi. Tiêu thức chữ ký số là không cần có với hóa đơn chuyển đổi.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/