Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế TNCN 2026

Quyết toán thuế TNCN là thủ tục bắt buộc hàng năm để cá nhân và tổ chức trả thu nhập xác định chính xác số thuế phải nộp thêm, hoàn thuế hoặc bù trừ cho kỳ tính thuế trước. Năm 2026, quyết toán cho kỳ tính thuế năm 2025 (thu nhập phát sinh năm 2025) diễn ra theo các quy định hiện hành, chủ yếu dựa trên Thông tư 80/2021/TT-BTC (vẫn áp dụng, chưa có thay đổi lớn về mẫu biểu), Công văn hướng dẫn mới nhất từ Cục Thuế như Công văn 1296/CT-NVT ngày 04/3/2026, và các cập nhật từ Nghị định 373/2025/NĐ-CP (về nơi nộp hồ sơ từ 14/02/2026). Hồ sơ quyết toán được chia rõ ràng tùy theo đối tượng: cá nhân tự quyết toán trực tiếp, cá nhân ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập, hoặc tổ chức trả thu nhập quyết toán thay.

1. Hồ sơ quyết toán đối với cá nhân tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế

Cá nhân phải tự quyết toán khi không đáp ứng điều kiện ủy quyền (ví dụ: có thu nhập từ 2 nơi trở lên, thu nhập vãng lai vượt ngưỡng, có thu nhập từ kinh doanh, chuyển nhượng bất động sản, bản quyền…).

Theo Công văn 1296/CT-NVT và các hướng dẫn từ Cục Thuế, bộ hồ sơ cơ bản bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu số 02/QTT-TNCN: Đây là mẫu chính, ban hành kèm Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC. Tờ khai dùng để khai tổng hợp toàn bộ thu nhập từ tiền lương, tiền công, các khoản chịu thuế khác (nếu có), tính giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm bắt buộc, và xác định số thuế phải nộp thêm/hoàn. Cá nhân điền thông tin cá nhân, mã số thuế, thu nhập từng nguồn, số thuế đã khấu trừ, và đề nghị hoàn/bù trừ nếu thừa.
• Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN: Nếu có đăng ký người phụ thuộc (con dưới 18 tuổi, con trên 18 tuổi khuyết tật, cha mẹ già yếu…), phải kê chi tiết thông tin (họ tên, ngày sinh, mã số thuế người phụ thuộc nếu có, mối quan hệ, mức giảm trừ). Mức giảm trừ năm 2025 vẫn là 11 triệu đồng/tháng cho bản thân + 4,4 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc (áp dụng kỳ 2025, trước khi Luật Thuế TNCN 2025 tăng từ 2026).
• Bản sao (bản chụp từ bản chính) các chứng từ chứng minh:
  • Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (chứng từ khấu trừ điện tử hoặc giấy) từ tất cả các nơi trả thu nhập trong năm.
  • Số thuế đã tạm nộp (nếu có).
  • Số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu áp dụng phương pháp tín dụng thuế).
  • Các chứng từ khác liên quan (hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ đóng bảo hiểm bắt buộc… nếu cần chứng minh).

Hồ sơ nộp trực tuyến qua cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn) hoặc ứng dụng eTax Mobile, hoặc nộp trực tiếp/bưu điện tại cơ quan thuế quản lý (thường là nơi cư trú hoặc nơi có thu nhập lớn nhất theo Nghị định 373/2025).

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Hồ sơ quyết toán đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập (quyết toán thay cho cá nhân ủy quyền)

Tổ chức (doanh nghiệp, cơ quan) quyết toán thay cá nhân được ủy quyền, sử dụng bộ hồ sơ riêng:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu số 05/QTT-TNCN: Mẫu dành cho tổ chức trả thu nhập từ tiền lương, tiền công. Tờ khai tổng hợp toàn bộ cá nhân được ủy quyền, tính thuế theo biểu lũy tiến 7 bậc (áp dụng năm 2025), kèm danh sách chi tiết.
• Phụ lục bảng kê chi tiết:
  • Mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN: Bảng kê cá nhân tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần.
  • Mẫu 05-2/BK-QTT-TNCN: Bảng kê cá nhân tính thuế theo thuế suất toàn phần (nếu có thu nhập chịu thuế suất cố định như bản quyền, trúng thưởng…).
• Danh sách cá nhân ủy quyền quyết toán (theo mẫu Excel hoặc bảng kèm theo): Bao gồm họ tên, mã số thuế, trường hợp ủy quyền.
• Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN (mẫu 08/UQ-QTT-TNCN) từ từng cá nhân (hoặc danh sách tập hợp).

Tổ chức nộp hồ sơ chậm nhất 31/3/2026 (thời hạn cho ủy quyền và tổ chức trả thu nhập). Nếu nộp muộn, có thể bị phạt theo quy định.

>> Tham khảo: Giảm thuế GTGT 8% theo Nghị quyết 204/2025/QH15.

3. Thời hạn nộp hồ sơ và lưu ý quan trọng năm 2026

• Đối với tổ chức trả thu nhập và cá nhân ủy quyền: Chậm nhất 31/3/2026.
• Đối với cá nhân tự quyết toán trực tiếp: Chậm nhất ngày cuối tháng thứ 4 sau năm dương lịch, tức 30/4/2026, nhưng do trùng nghỉ lễ, thường được điều chỉnh đến 02/5/2026 hoặc theo thông báo cụ thể từ Tổng cục Thuế.

Lưu ý:

• Kỳ 2025 vẫn áp dụng biểu thuế cũ (7 bậc) và giảm trừ gia cảnh cũ (11 + 4,4 triệu/tháng). Từ kỳ 2026 (quyết toán 2027) mới áp dụng biểu 5 bậc và giảm trừ mới (15,5 + 6,2 triệu).
• Nộp điện tử là bắt buộc và tiện lợi nhất, hệ thống tự động tính toán, hỗ trợ hoàn thuế nhanh (thường 40-60 ngày nếu đủ điều kiện).
• Nếu nộp thừa → đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ sau.
• Phạt chậm nộp: 0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp.
• Chuẩn bị sớm: Thu thập chứng từ khấu trừ từ các nơi trả thu nhập trước tháng 3/2026.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

Kết luận

Hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2026 (cho năm 2025) được thiết kế đơn giản, tập trung vào tính chính xác và minh bạch, đặc biệt với việc nộp trực tuyến.

Việc chuẩn bị đầy đủ tờ khai (02/QTT-TNCN hoặc 05/QTT-TNCN), phụ lục giảm trừ, và chứng từ khấu trừ giúp tránh sai sót, đảm bảo quyền lợi hoàn thuế (nếu có).

Với sự hướng dẫn chi tiết từ Công văn 1296/CT-NVT và các cổng điện tử thuế, cá nhân và tổ chức dễ dàng hoàn thành nghĩa vụ.

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/