Hóa đơn điện tử là hình thức quản lý chứng từ tại doanh nghiệp. Đây là một trong những phương thức quản lý hiện đại, tiết kiệm và góp phần đem lại môi trường kinh doanh có sự cạnh tranh lành mạnh cũng như giúp cơ quan quản lý nhà nước chống các hành vi gian lận, làm giả hay mua bán hóa đơn. Chính vì thế, ngày càng nhiều doanh nghiệp đã chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho phương thức quản lý truyền thống vốn đang bộc lộ nhiều điểm yếu.
Theo hướng dẫn được nên rõ trong Thông tư 68, thời hạn bắt buộc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống là ngày 01/11/2020. Chính vì thế, không còn nhiều thời gian để các doanh nghiệp chần chừ nữa. Tuy nhiên, để quá trình chuyển đổi sang sử dụng hình thức quản lý mới này, doanh nghiệp cần lưu ý những yếu tố sau.
1. Nắm rõ các quy định về hóa đơn điện tử
Từ hiểu luật, nắm vững quy định và áp dụng đúng, doanh nghiệp sẽ tránh được nhiều rủi ro và tiết kiệm chi phí.
Những văn bản pháp lý vẫn còn hiệu lực nhằm điều chỉnh các hoạt động có liên quan đến hóa đơn điện tử gồm có:
- Thông tư số 32/2011/TT-BTC được ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.
- Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12 tháng 9 năm 2018 quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Thông tư số 68/2019/TT-BTC ban hành ngày 30 tháng 9 năm 2019 hướng dẫn thực hiện một số điều của nghị định số 119/2019/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Những nội dung được quy định trong các văn bản trên đều rất quan trọng và có nhiều tác động đến công tác quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ tại doanh nghiệp.
2. Lựa chọn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đầy đủ tính năng
Để quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi, ưu tiên lớn nhất là doanh nghiệp cần thẩm định kĩ phần mềm sẽ triển khai.
Cần lưu ý rằng, phần mềm hóa đơn điện tử phải đáp ứng được những tính năng cơ bản gồm có:
- Tạo lập – Phát hành – Điều chỉnh – Thay thế – Xóa bỏ hóa đơn
- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS…
- Lập & xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan
- Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn
- Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên
- Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ
Những tính năng trên đảm bảo rằng kế toán viên có thể thực hiện các nghiệp vụ của mình một cách dễ dàng trên phần mềm.
3. Dịch vụ hỗ trợ khách hàng từ nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Năng lực xử lý vấn đề nhanh chóng để hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp không bị đình trệ quá lâu nếu xảy ra sự cố chính là một trong những yếu tố để tìm kiếm đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Để làm được điều đó, đội ngũ hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp phải có chuyên môn cao, và rất am hiểu các hệ thống công nghệ của khách hàng.
Kết luận
Hy vọng rằng những tiêu chí trên có thể giúp quý doanh nghiệp tìm được đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phù hợp nhất.
Ngoài ra, để được tư vấn thêm, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi