Có các hình thức nào để gửi hóa đơn điện tử không có mã từ người bán sang người mua?

Sử dụng hóa đơn điện tử cũng đồng nghĩa với việc cách khởi tạo, xử lý và ngay cả cách gửi hóa đơn cho khách hàng cũng sẽ không giống như phương thức truyền thống.

Thay vì khách hàng phải đến lấy trực tiếp hay doanh nghiệp phải gửi chuyển phát hóa đơn cho khách hàng thì nay bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có thể gửi thông tin hóa đơn cho khách qua các phương tiện điện tử. Khách hàng cũng vì thế mà không cần mất công đi lại hay tốn thời gian chờ đợi hóa đơn như trước đây. Hóa đơn điện tử sẽ được gửi đến khách hàng qua email, SMS hay khách hàng cũng có thể chủ động tra cứu hóa đơn trên website tra cứu của người bán.

Cách gửi hóa đơn điện tử tới khách hàng có những khác biệt so với hóa đơn giấy trước đây

Người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua (nêu rõ cách thức gửi, nhận hóa đơn điện tử là gửi trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua; hoặc người bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và gửi cho người mua).

• Trường hợp gửi trực tiếp:

Người bán hàng hóa, dịch vụ thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán, ký điện tử trên hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.

• Trường hợp gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử:

Trường hợp người bán ký hợp đồng với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử với để tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử làm dịch vụ gửi hóa đơn điện tử sang người mua thì người bán thông báo với người mua biết về việc người bán sử dụng hệ thống dịch vụ của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để gửi hóa đơn điện tử đến người mua.

Hiện nay, để thuận tiện và được hỗ trợ trong suốt quá trình sử dụng, hầu hết các doanh nghiệp tìm đến các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chuyên nghiệp để hợp tác và được hỗ trợ gửi nhận hóa đơn với khách hàng nói riêng và các vấn đề trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử nói chung. Bởi vậy, có thể nói, nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có ảnh hưởng trực tiếp đến sự thuận tiện và kết quả của quá trình triển khai, áp dụng hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên đưa ra các tiêu chí rõ ràng và lựa chọn kỹ lưỡng để đảm bảo tìm và hợp tác được với đơn vị phù hợp, có thể giải quyết bài toán triển khai phần mềm hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp mình.

Nguồn: Einvoice.vn