Việc viết tắt sẽ giúp quá trình lập hóa đơn diễn ra nhanh chóng và trình bày hình thức hóa đơn gọn gàng hơn. Tuy nhiên, một số từ không được phép viết tắt trên hóa đơn.
1. Hóa đơn là gì?
Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành.
Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.
>> Nội dung có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử có ngày ký và ngày lập khác nhau có hợp lệ không?
Hóa đơn giấy truyền thống hiện đã không còn phù hợp với bối cảnh kinh doanh hiện nay bởi những bất tiện mà nó gây ra cho doanh nghiệp. Có thể kể đến như:
- Lãng phí tài nguyên thiên nhiên. Mỗi năm, doanh nghiệp Việt Nam sử dụng hàng tỷ tờ hóa đơn giấy. Điều này gây lãng phí tài nguyên rất lớn.
- Lãng phí nguồn lực doanh nghiệp. Để lưu trữ số lượng hóa đơn khổng lồ đó trong vài năm để phục vụ công tác kiểm toán doanh nghiệp dẫn đến doanh nghiệp phải đầu tư thêm để lưu trữ, bảo quản và bù đắp chi phí nếu để mất hay hỏng hóa đơn.
- Tốn thời gian. Hóa đơn giấy gây lãng phí nguồn lực xã hội cho những công việc như kiểm tra, tìm kiếm, kiểm kê… Những công việc đó hoàn toàn có thể tự động hóa trong bối cảnh công nghệ phát triển như hiện nay.
Vì vậy, trong thời gian tới hóa đơn điện tử sẽ chính thức được áp dụng bắt buộc đối với doanh nghiệp thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống.
2. Những từ được viết tắt trên hóa đơn
Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về nguyên tắc lập hóa đơn điện tử, khi lập hóa đơn, người bán được viết tắt tên , địa chỉ của người mua và người bán nếu thông tin quá dài.
Nếu không thể viết đầy đủ thì các trường hợp viết tắt tên, địa chỉ của người bán và người mua phải đảm bảo xác định được đúng chủ thể.
Theo đó, các danh từ được viết tắt bao gồm một số từ thông dụng sau:
- Phường viết tắt là “P”
- Quận viết tắt là “Q”
- Thành phố viết tắt là “TP”
- Việt Nam viết tắt là “VN”
- Cổ phần viết tắt là “CP”
- Trách nhiệm Hữu hạn viết tắt là “TNHH”
- Khu công nghiệp viết tắt thành “KCN”
- Sản xuất viết tắt thành “SX”
- Chi nhánh viết tắt thành “CN”
3. Những từ không được viết tắt trên hóa đơn
Các chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.
Đối với các trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo được đầy đủ các nội dung quy theo quy định pháp luật.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Các nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa hay sửa chữa, bao gồm cả nội dung của các hóa đơn. Ngoài ra, khi viết thì người viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
Theo quy định, các chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
Những nội dung không được phép viết tắt gồm có:
- Chỉ các tên, địa chỉ của người bán người mua mới được phép viết tắt nếu quá dài và phải viết theo đúng quy định pháp luật.
- Các nội dung về nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán thì không được viết tắt, tẩy xóa hay sửa chữa.
Kết luận
Hy vọng rằng bài viết đã đem lại những nội dung thực sự hữu ích đến quý độc giả.
Để được tư vấn hoặc đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi