Có thể tạo chữ ký điện tử với ứng dụng Excel được không?

Doanh nghiệp có thể tự tạo chữ ký điện tử với ứng dụng Excel trên máy tính không? Bài viết sau sẽ giải đáp thắc mắc trên của quý độc giả.

1. Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử được sử dụng trong các giao dịch điện tử. Xuất phát từ thực tế, chữ ký điện tử cũng cần đảm bảo các chức năng: xác định được người chủ của một dữ liệu nào đó: văn bản, ảnh, video,… dữ liệu đó có bị thay đổi hay không.

Hai khái niệm chữ ký số (digital signature) và chữ ký điện tử (electronic signature) thường được dùng thay thế cho nhau mặc dù chúng không hoàn toàn có cùng nghĩa. Chữ ký số chỉ là một tập con của chữ ký điện tử.

Hiện nay, chữ ký điện tử đang được ứng dụng rộng rãi trong cuộc sống nhằm đem đến những tiện ích mới cho con người như: hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử, thanh toán trực tuyến…

2. Cách tạo chữ ký điện tử trên Excel

Tạo chữ ký trên Excel là cách được nhiều người sử dụng bởi chèn chữ ký trên Excel sẽ không thể chỉnh sửa được nội dung.

Bước 1: Mở file Excel cần tạo chữ ký, để con trỏ chuột tại vị trí muốn đặt chữ ký, chọn “Insert” => “Text”.

Bước 2: Trong mục Text sẽ hiển thị ra một số mục, bạn chọn “ Signature Line” => “Microsoft Office Signature Line”.

>>Có thể bạn quan tâm: Hàng khuyến mại có phải chịu thuế GTGT không?

Bước 3: Điền thông tin

Tại mục “Signature Setup”, bạn điền thông tin cho chữ ký của mình:

• Signature Signer: Nhập tên của bạn hoặc của người cần ký.
• Suggested signer’s title: Chức danh của người ký
• Suggested signer’s e-mail address: Địa chỉ email của người ký.
• Allow the signer to add comment in the Sign dialog: Tích chọn nếu muốn thêm nhận xét vào chữ ký.
• Show sign date in signature line: Ngày ký.

Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn nhấn “OK” để hoàn tất.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Bước 4: Chèn chữ ký điện tử

Sau khi thực hiện thành công, chữ ký sẽ hiển thị ở vị trí ban đầu bạn đặt con trỏ chuột. Tại đây, bạn có thể chỉnh sửa chữ ký cho phù hợp về: Độ rộng, nội dung, xóa bỏ,…

3. Cần lưu ý gì khi sử dụng chữ ký điện tử

Về quy định đảm bảo an toàn cho việc tạo chữ ký số, tạo chữ ký số thì bạn cần tuân thủ theo Điều 9 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

Cụ thể, nhằm đảm bảo điều kiện an toàn cho chữ ký điện tử, các tổ chức, doanh nghiệp khi tạo chữ ký số phải tuân thủ các điều kiện sau:

– Chữ ký số và chữ ký điện tử được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

– Chữ ký số hay chữ ký điện tử được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số, được cung cấp bởi một trong các tổ chức quy định dưới đây.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

một trong các tổ chức sau đây cấp:

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.

– Chữ ký số hay chữ ký điện tử phải đảm bảo khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel: 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/