Bài viết hướng dẫn kế toán điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ giải đáp được những thắc mắc từ quý độc giả.
1. Quy định điều chỉnh hóa đơn điện tử
Theo Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC:
“b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.”
>> Tham khảo: Có bắt buộc doanh nghiệp phải xuất hóa đơn bán lẻ dưới 200.000 đồng?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, một hóa đơn điện tử hợp lệ phải có đầy đủ các nội dung sau:
– Thông tin người bán (Bên xuất hóa đơn)
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn.
- Mẫu số hóa đơn.
– Thông tin người mua (Bên nhận hóa đơn)
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có).
- Hình thức thanh toán (Tiền mặt, chuyển khoản, ghi nợ,…).
– Thông tin hàng hóa, dịch vụ
- Tên hàng hóa/dịch vụ.
- Đơn vị tính
- Số lượng, đơn giá.
- Thành tiền (chưa thuế).
- Thuế suất GTGT (%).
- Tiền thuế GTGT.
- Tổng tiền thanh toán (đã bao gồm thuế GTGT).
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
– Ngày lập hóa đơn & chữ ký số
- Ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.
- Nếu người mua có chữ ký số thì có thể thêm chữ ký điện tử của người mua (không bắt buộc).
– Mã xác thực (đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế)
- Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã xác thực).
- Mã QR để tra cứu hóa đơn.
Lưu ý quan trọng:
- Hóa đơn không cần dấu đỏ (mộc tròn), chỉ cần chữ ký số hợp lệ.
- Không bắt buộc chữ ký điện tử của người mua.
- Hóa đơn phải đúng định dạng XML theo quy định của Tổng cục Thuế.
>> Tham khảo: Quy trình nhập khẩu dây chuyền đồng bộ chi tiết.
2. Các trường hợp cần điều chỉnh hóa đơn
Việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót được áp dụng theo Nghị định 123/20209/NĐ-CP và Thông tư 78/2201/TT-BTC. Cụ thể, theo Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, 4 trường hợp xử lý hóa đơn điện tử như sau:
2.1. Điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử sai sót
Trường hợp hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua và người mua hoặc người bán phát hiện ra sai sót một trong các thông tin gồm mã số thuế, số tiền trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc sai quy cách, chất lượng hàng hóa thì có thể xử lý bằng một trong hai phương án:
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử sai sót.
2.2. Người bán kiểm tra sai sót
Người bán cần kiểm tra sai sót nếu sai sót bị cơ quan thuế phát hiện. Cơ quan thuế sẽ thực hiện thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán kiểm tra sai sót.
Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mà một trong hai bên phát hiện sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc sai quy cách, chất lượng sản phẩm thì có thể áp dụng phương án xử lý này.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
2.3. Hủy hóa đơn điện tử
Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế bị sai sót nhưng chưa gửi cho người mua:
- Thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT để hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập bị sai sót.
- Lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế cấp mã.
- Gửi hóa đơn điện tử mới cho người mua.
2.4. Thông báo hóa đơn sai sót cho người mua, không phải lập lại hóa đơn
Trường hợp hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã người mua và người mua là người phát hiện sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng các thông tin khác như mã số thuế, nội dung khác vẫn chính xác:
- Người bán thông báo cho người mua về vấn đề sai sót, không cần lập lại hóa đơn.
- Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (trừ khi hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên nhưng chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế).
>> Tham khảo: Phụ cấp nhà ở có tính thuế TNCN không?
Kết luận
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi