Doanh nghiệp muốn khởi tạo hóa đơn điện tử cần đáp ứng điều kiện gì?

Để khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp của bạn cần đáp ứng nhiều yêu cầu khác nhau theo quy định của pháp luật. Bài viết hôm nay của hoadonxacthuc sẽ giải thích những yêu cầu mà doanh nghiệp của bạn cần đáp ứng để được sử dụng hóa đơn điện tử trong các hoạt động quản lý chứng từ, hóa đơn của mình.

1. Những điều kiện mà doanh nghiệp phải đáp ứng

Có rất nhiều điều kiện mà doanh nghiệp cần phải đáp ứng để được cấp phép khởi tạo hóa đơn điện tử. Để cho độc giả dễ dàng nắm bắt được thông tin, chúng tôi mạnh dạn nhóm các điều kiện thành 3 nhóm cơ bản như sau.

1.1. Điều kiện pháp lý

Doanh nghiệp của bạn phải là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

Cuối cùng, bạn cần có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

1.2. Cơ sở vật chất

Về cơ sở hạ tầng, doanh nghiệp cần phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.

Bên cạnh đó, một điều bắt buộc là phải có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

Và cuối cùng, trong điều kiều kiện về cơ sở vật chất, bạn cần có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

• Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.

• Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

1.3. Đội ngũ nhân sự

Doanh nghiệp của bạn cần phải đảm bảo một đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.

2. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

Việc sử dụng hóa đơn điện tử đem đến nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và Cơ quan Thuế.

2.1. Lợi ích của hóa đơn điện tử với doanh nghiệp

Triển khai hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể:

• Tiết kiệm chi phí vận hành doanh nghiệp

• Hiện đại hóa quy trình sản xuất, kinh doanh

• Bảo mật, an toàn và tiết kiệm thời gian tra cứu, gửi hóa đơn

2.2. Lợi ích với Cơ quan Thuế

Đối với Cơ quan Thuế, việc chuyển đổi sang sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử có kết nối cơ sở dữ liệu với cơ quan thuế đem lại nhiều lợi ích như:

• Giảm thời gian làm thủ tục hành chính

• Giảm chi phí hoạt động cho nhà nước

• Dễ dàng trong công tác quản lý thuế

• Minh bạch hóa quy trình quản lý các doanh doanh nghiệp

• Chống nạn làm giả hóa đơn

3. Nhà cung cấp hóa đơn điện tử nào uy tín hiện nay

3.1. ThaisonSoft – Nhà cung cung cấp hóa đơn điện tử có đầy đủ tính pháp lý

ThaisonSoft với tên đầy đủ là Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử theo Quyết định 1209/QĐ-BTC của Bộ Tài chính và Quyết định 1445/QĐ-TCT của Tổng cục thuế. Do đó, đây là nhà cung cấp HĐĐT có đầy đủ tính pháp lý.

Không những thế, với hơn 17 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm cho các doanh nghiệp, nhà cung cấp HĐĐT ThaisonSoft không ngừng nâng cấp, cải tiến E-invoice, mang đến cho người dùng một sản phẩm tốt nhất.

3.2. Phần mềm HĐĐT E-invoice tích hợp đầy đủ tính năng, nghiệp vụ hóa đơn.

Không chỉ tích hợp đầy đủ tính năng, nghiệp vụ cơ bản mà E-invoice còn phát triển nhiều tính năng nâng cao như:

• Dễ dàng phê duyệt hóa đơn, ký số hóa đơn theo nhiều lô hóa đơn cùng một lúc

• Doanh nghiệp có thể quản lý gửi và xác nhận hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS,…

• Hỗ trợ tính năng cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể sử dụng cho nhiều điểm xuất hóa đơn

• Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm khác của doanh nghiệp

• Áp dụng công nghệ chữ ký số, ký hóa đơn trực tuyến và chống làm giả hóa đơn

• Giải pháp kiểm tra mã số thuế bên mua, lấy thông tin bên mua nhanh chóng từ cơ quan thuế

• Tự động thông báo đến hạn thanh toán hóa đơn qua SMS

Tra cứu và quản lý tình hình sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi, ngay cả trên điện thoại

Ngoài ra, các tính năng hỗ trợ tự thiết kế hóa đơn như chuyên gia hay tra cứu hóa đơn cũng được cập nhật đầy đủ trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, mang lại tiện ích tối đa cho người dùng.

Minh chứng là E-invoice đã được Tổng cục Thuế chứng nhận đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC.

3.3. Phần mềm E-invoice của ThaisonSoft rất dễ sử dụng

Thực tế khi đi vào sử dụng, E-invoice đã nhận được rất nhiều phản hồi tích cực từ phía khách hàng: Thao tác đơn giản, dễ sử dụng, hỗ trợ tận tình,… giúp cho quy trình xử lý hóa đơn được đơn giản hóa hơn rất nhiều.

Đây cũng chính là lý do mà E-invoice hiện là phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến nhất trong các doanh nghiệp FDI. Cụ thể hơn thì được hơn 90% doanh nghiệp FDI tại Việt Nam tin dùng.

Một số thương hiệu FDI đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có thể kể đến như: Aeon Mall, Samsung, Cocacola, Lotte, Golden Gate, Lazada, Toyota, Honda, Grab,…

Không những thế, phần mềm E-invoice còn được VnExpress, Dân Trí, Tuổi Trẻ, Cafebiz… đánh giá là giải pháp hóa đơn điện tử hàng đầu cho mọi doanh nghiệp.

3.4. Áp dụng công nghệ bảo mật tiên tiến Blockchain

Để đảm bảo tính bảo mật, an toàn dữ liệu hóa đơn, ThaisonSoft đã cải tiến, áp dụng thành công công nghệ Blockchain chống làm giả hóa đơn. Blockchain hiện là công nghệ bảo mật tiên tiến, hàng đầu hiện nay.

Không chỉ tối đa hóa bảo mật cho hóa đơn điện tử mà công nghệ này còn chống lại sự thay đổi dữ liệu hóa đơn, nên các gian lận thương mại gần như không có khả năng xảy ra.

Bởi thế, khi dùng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, các tổ chức, doanh nghiệp hoàn toàn có thể an tâm về tính an toàn, bảo mật và minh bạch thông tin hóa đơn cho doanh nghiệp.

3.5. Cung cấp dịch vụ hỗ trợ 24/7

Cung cấp dịch vụ hỗ trợ tư vấn, giải đáp 24/7 là dịch vụ mà ThaisonSoft hoàn toàn có thể cam kết với các tổ chức, doanh nghiệp khi sử dụng E-invoice.

Điều này đồng nghĩa rằng, trong khi thao tác sử dụng phần mềm E-invoice, nếu có bất kỳ vướng mắc nào bạn cũng có thể liên hệ với trung tâm chăm sóc hỗ trợ khách hàng của ThaisonSoft ở bất cứ nơi đâu, bất cứ khi nào.

Theo đó, các vấn đề phát sinh liên quan đến hóa đơn cần giải quyết bạn sẽ được hỗ trợ tận tình, bất kế thời gian, địa lý. Nhờ vậy, công việc kinh doanh không bị gián đoạn, mang lại hiệu quả tối đa.

Kết luận

Như vậy, bài viết hôm nay của hoadonxacthuc đã giải thích các điều kiện để doanh nghiệp của bạn có thể khởi tạo hóa đơn điện tử. Hy vọng rằng bài viết của chúng tôi đã đem đến những thông tin hữu ích đến quý độc giả.