Doanh nghiệp cần lập biên bản hủy hóa đơn khi nào?

Bài viết tổng hợp các quy định mới nhất về các trường hợp doanh nghiệp cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử. Hy vọng rằng bài viết sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.

>> Tham khảo: Kiểm toán độc lập đóng vai trò thế nào?

1. Trường hợp cần lập biên bản hủy hóa đơn

Huỷ hoá đơn điện tử là quy trình mà người bán hoặc cơ quan thuế thực hiện để làm cho hoá đơn điện tử không còn giá trị sử dụng. Quá trình này thường được thực hiện trên phần mềm hoá đơn điện tử và có thể áp dụng trong các trường hợp như khi phát hiện sai sót trên hoá đơn điện tử đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua, hoặc khi có sự hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ sau khi đã xuất hoá đơn thu tiền trước.

Trong thực tế, 5 trường hợp cần lập biên bản huỷ hóa đơn điện tử là:

(1) Doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đã phát hành: Nếu doanh nghiệp/đơn vị không sử dụng hóa đơn điện tử như do thay đổi Thông tư, muốn đổi nhà cung cấp… cần hủy trong khoảng 30 ngày kể từ khi không sử dụng.

(2) Doanh nghiệp thay đổi thông tin, ngừng hoạt động, chuyển cơ quan thuế…: Trong các trường hợp này việc hủy hóa đơn cũ là cần thiết và nên sớm đặt cũng như thông báo sử dụng hóa đơn mới để thay thế.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

(3) Khi đã lập và phát hiện có sai sót trên hóa đơn điện tử: Trường hợp này có 2 khả năng xảy ra:

Trường hợp 1 – Hóa đơn lập nhưng chưa giao cho người mua: Với tình huống này bên bán sẽ lập biên bản hủy hóa đơn, nêu rõ lý do hủy và gửi thông báo theo mẫu 04 để báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn.

Trường hợp 2 – Hóa đơn đã lập và đã giao cho người mua và cả 2 bên chưa kê khai thuế: Với trường hợp này người bán cần thực hiện 3 thủ tục sau: lập biên bản hủy hóa đơn và cả 2 bên cùng ký xác nhận, gửi báo cáo về việc hủy hóa đơn với cơ quan thuế theo mẫu số 04, lập hóa đơn điện tử mới thay thế và gửi lại bên mua.

(4) Hóa đơn điện tử hết hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán: Thông thường quy định của Luật kế toán là hóa đơn chỉ cần lưu trữ trong vòng 10 năm. Khi hết thời hạn này người dùng có thể hủy hóa đơn điện tử (nếu không có các quyết định khác của cơ quan có thẩm quyền).

(5) Hóa đơn đã lập nhưng vi phạm quy định của pháp luật: Đó có thể là những hóa đơn lập khống hoặc có dấu hiệu vi phạm khác thì cần thực hiện hủy theo đúng quy định.

Như vậy, khi huỷ hoá đơn điện tử thuộc những trường hợp trên, doanh nghiệp cần lập biên bản huỷ hoá đơn điện tử đi kèm.

>> Tham khảo: Hướng dẫn phân tích báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

2. Các bước hủy hóa đơn điện tử

Để thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành, quý khách thực hiện theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Thông báo hóa đơn sai sót cho cơ quan thuế

Kế toán truy cập vào phần mềm Xử lý hóa đơn, sau đó chọn Thông báo hóa đơn có sai sót (Mẫu số 04/SS-HĐĐT).

Phần mềm sẽ tự động nhập dữ liệu từ hóa đơn sai sót để lập thông báo 04/SS-HĐĐT. Lưu ý: Trong cột 07 của thông báo, kế toán phải điền nội dung là “Hủy”.

Kế toán sau đó ký số và gửi thông báo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế. Phần gửi thông báo hủy hóa đơn được tích hợp trên phần mềm hóa đơn điện tử.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới

Ở bước này, kế toán thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử mới như thông thường, ký số và gửi cơ quan thuế để nhận mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn cũ để gửi cho người mua.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Bước 3: Hủy hóa đơn đã thông báo sai sót

Sau khi hoàn thành các bước trên, kế toán chỉ cần chọn hóa đơn có sai sót và thực hiện xóa/hủy bỏ hóa đơn này.

Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn

Mặc dù không bắt buộc theo quy định pháp luật, tuy nhiên để tránh rủi ro khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra hoặc kiểm tra, doanh nghiệp nên lập biên bản xác nhận hủy bỏ hóa đơn với phía người mua.

Bước 5: Tra cứu

Để đảm bảo rằng hóa đơn đã được hủy bỏ, kế toán cần kiểm tra xem đã nhận được thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế chưa, đồng thời truy cập trang http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để kiểm tra trạng thái hóa đơn đó.

>> Tham khảo: Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử ECN Thái Sơn.

Những quy định cần lưu ý khi hủy hóa đơn:

– Trong các trường hợp như giải thể doanh nghiệp, đóng mã số thuế, di chuyển địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

– Phải nộp thông báo 04/SS-HĐĐT trước ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/