Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu không?

Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu không là thắc mắc của nhiều người, đặc biệt là tại thời điểm mà cả hai văn bản quan trọng nhất về hóa đơn là Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC đã có hiệu lực. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy cần tuân thủ theo các quy định mới nên kế toán cần lưu ý một số vấn đề dưới đây.

1. Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Theo Điều 7, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy:

– Thuộc một trong các trường hợp được phép chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy:

+ Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có yêu cầu phải sử dụng hóa đơn, chứng từ giấy để chứng minh nghiệp vụ.

+ Khi có yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, cơ quan thanh tra, điều tra.

– Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử cần chuyển đổi ra phải là hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

– Đảm bảo sự trùng khớp nội dung giữa hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử gốc và hóa đơn, chứng từ chuyển đổi.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu không?

Hóa đơn chuyển đổi không cần đóng dấu.

Theo Khoản 3, Điều 7, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hiệu lực của hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử được quy định như sau:

– Hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử;

– Hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Như vậy, các hóa đơn, chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu giữ và hoàn toàn không có giá trị pháp lý. Trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hiện nay, chưa một văn bản pháp luật nào về hóa đơn điện tử có quy định bắt buộc hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải có đóng dấu. Bên cạnh đó, các hóa đơn chuyển đổi hoàn toàn không có giá trị pháp lý, chỉ dùng để lưu giữ, ghi sổ hay theo dõi. Vì vậy, các hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không cần thiết phải có dấu dấu của doanh nghiệp.

>> Tham khảo: Hướng dẫn xử lý sai sót với hóa đơn GTGT đầu vào.

3. Các nội dung bắt buộc của hóa đơn chuyển đổi

Nội dung cần có của hóa đơn chuyển đổi.

Theo quy định trên, hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử gốc và hóa đơn, chứng từ chuyển đổi phải đảm bảo sự trùng khớp nội dung. Nghĩa là hóa đơn chuyển đổi cũng cần có các nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử gốc, bao gồm:

– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;

– Số hóa đơn

– Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế.

– Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).

– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

– Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua (tùy trường hợp sẽ có yêu cầu không cần chữ ký người mua).

– Thời điểm lập hóa đơn: theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

– Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).

– Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn

– Nội dung khác trên hóa đơn.

Như vậy, theo các thông tin trên đây, hóa đơn điện tử chuyển đổi không cần đóng dấu. Vì theo các quy định mới nhất, hóa đơn chuyển đổi hoàn toàn không có giá trị pháp lý, chỉ dùng để lưu giữ, ghi sổ hay theo dõi.

Kết luận

Để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, Quý doanh nghiệp liên hệ ngay cho chúng tôi trong thời gian sớm nhất!

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/