Hóa đơn xuất nhập khẩu, hay còn gọi là hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong hoạt động xuất nhập khẩu. Đây là tài liệu do người bán (exporter) phát hành, cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, giá trị giao dịch, và các điều khoản thương mại giữa các bên. Hóa đơn không chỉ là cơ sở để tính thuế xuất nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT), mà còn là chứng từ cần thiết để thông quan hàng hóa, kiểm tra xuất xứ, và giải quyết tranh chấp thương mại. Trong bối cảnh Việt Nam đạt kim ngạch xuất nhập khẩu 637,21 tỷ USD trong 8 tháng đầu năm 2025 (tăng 17,2% so với cùng kỳ), việc lập và sử dụng hóa đơn thương mại đúng quy định là yếu tố then chốt để doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa chi phí.
1. Vai trò của Hóa đơn xuất nhập khẩu
Hóa đơn xuất nhập khẩu đóng vai trò trung tâm trong chuỗi cung ứng quốc tế, với các chức năng chính:
- Cơ sở tính thuế và thông quan: Hóa đơn cung cấp giá trị hàng hóa (thường theo điều kiện CIF hoặc FOB), là cơ sở để hải quan tính thuế nhập khẩu, VAT, và các loại thuế khác (như thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường). Theo Luật Hải quan 2025, hóa đơn thương mại là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ hải quan.
- Chứng minh giao dịch: Hóa đơn xác nhận thỏa thuận giữa người mua và người bán, bao gồm thông tin về hàng hóa, giá cả, và điều kiện thanh toán, giúp giảm rủi ro tranh chấp.
- Hỗ trợ ưu đãi FTA: Hóa đơn kết hợp với Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) giúp doanh nghiệp tận dụng thuế suất ưu đãi từ các hiệp định thương mại tự do (FTA) như EVFTA, CPTPP, hoặc VIFTA (với Israel, có hiệu lực từ 2024).
- Kiểm soát chất lượng và xuất xứ: Thông tin trên hóa đơn (mô tả hàng hóa, xuất xứ) được hải quan sử dụng để kiểm tra tính hợp pháp, chống gian lận thương mại, và ngăn chặn hàng giả, hàng nhái.
- Cơ sở thanh toán quốc tế: Hóa đơn là tài liệu quan trọng trong thanh toán L/C (thư tín dụng) hoặc T/T (chuyển khoản), đảm bảo ngân hàng xác nhận đúng giá trị giao dịch.
>> Tham khảo: Định dạng hóa đơn điện tử được quy định thế nào?
2. Yêu cầu và nội dung của Hóa đơn xuất nhập khẩu
Theo quy định của Tổng cục Hải quan Việt Nam và các tổ chức quốc tế như Phòng Thương mại Quốc tế (ICC), hóa đơn xuất nhập khẩu phải đáp ứng các tiêu chuẩn cụ thể để được chấp nhận trong thông quan và thanh toán quốc tế. Nội dung bắt buộc bao gồm:
- Thông tin người bán và người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế, và thông tin liên hệ của cả hai bên.
- Số hóa đơn và ngày phát hành: Số hóa đơn phải duy nhất, ngày phát hành khớp với thời điểm giao hàng.
- Mô tả hàng hóa: Tên, mã hàng (HS Code nếu có), số lượng, đơn vị tính, đặc điểm kỹ thuật (chất liệu, kích thước, nhãn hiệu).
- Giá trị hàng hóa: Đơn giá, tổng giá trị, và điều kiện giao hàng (Incoterms 2020, ví dụ: FOB, CIF, DAP).
- Xuất xứ hàng hóa: Quốc gia sản xuất, đặc biệt quan trọng để áp dụng ưu đãi thuế FTA.
- Điều khoản thanh toán: Phương thức thanh toán (L/C, T/T), thông tin ngân hàng, và thời hạn thanh toán.
- Các điều khoản khác: Điều kiện đóng gói, vận chuyển, hoặc yêu cầu đặc biệt (ví dụ: kiểm dịch, tiêu chuẩn môi trường).
- Chữ ký và dấu: Một số quốc gia yêu cầu hóa đơn có chữ ký tay hoặc dấu công ty; tuy nhiên, hóa đơn điện tử được chấp nhận rộng rãi từ năm 2025 theo Nghị định 123/2021/NĐ-CP.
Lưu ý năm 2025: Theo Thông tư 38/2025/TT-BTC, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới dạng PDF hoặc XML, kèm chữ ký số, và có thể nộp trực tiếp qua hệ thống VNACCS/VCIS. Doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn khớp với các chứng từ khác như vận đơn, phiếu đóng gói, và C/O để tránh bị từ chối thông quan.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
3. Quy trình lập và sử dụng Hóa đơn xuất nhập khẩu
Quy trình lập hóa đơn xuất nhập khẩu cần tuân thủ các bước sau để đảm bảo hợp pháp và hiệu quả:
- Chuẩn bị thông tin giao dịch: Người bán thu thập thông tin từ hợp đồng ngoại thương, bao gồm chi tiết hàng hóa, giá cả, và điều kiện giao hàng. Đối chiếu với Biểu thuế xuất nhập khẩu 2025 để dự đoán thuế suất.
- Lập hóa đơn thương mại: Sử dụng phần mềm kế toán hoặc mẫu hóa đơn chuẩn (có thể tải từ website Tổng cục Hải quan hoặc ICC). Đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác, và sử dụng ngôn ngữ quốc tế (thường là tiếng Anh).
- Ký và gửi hóa đơn: Gửi bản điện tử (PDF/XML) hoặc bản giấy (nếu yêu cầu) cho người mua, ngân hàng, hoặc cơ quan hải quan. Đối với L/C, hóa đơn phải được gửi qua ngân hàng phát hành thư tín dụng.
- Nộp hóa đơn cho hải quan: Trong hồ sơ hải quan, hóa đơn được nộp kèm các chứng từ như vận đơn, C/O, và phiếu đóng gói. Hệ thống VNACCS tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.
- Lưu trữ và đối chiếu: Doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn ít nhất 5 năm để phục vụ kiểm tra sau thông quan. Đối chiếu hóa đơn với sổ sách kế toán để quyết toán thuế.
Cập nhật 2025: Với Luật Hải quan 2025, doanh nghiệp ưu tiên (AEO) có thể nộp hóa đơn trước khi hàng đến (IDA), giảm thời gian thông quan xuống dưới 24 giờ. Hóa đơn điện tử được ưu tiên, giảm chi phí in ấn và lưu trữ.
>> Tham khảo: Dự thảo thuế TNCN: Biểu thuế chỉ còn 5 bậc & nâng mức giảm trừ gia cảnh.
4. Nội dung hóa đơn xuất nhập khẩu cần có những gì?
Theo quy định của Tổng cục Hải quan Việt Nam (dựa trên Luật Hải quan 2025 và Thông tư 38/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung), cùng các tiêu chuẩn quốc tế từ Phòng Thương mại Quốc tế (ICC), hóa đơn thương mại phải bao gồm các nội dung cụ thể để đảm bảo hợp pháp và được chấp nhận trong quy trình hải quan cũng như giao dịch quốc tế. Dưới đây là danh sách các nội dung bắt buộc và chi tiết cần có trong hóa đơn xuất nhập khẩu:
- Tiêu đề và số hóa đơn:
- Tiêu đề: Ghi rõ “Commercial Invoice” (Hóa đơn thương mại) hoặc “Invoice” bằng tiếng Anh (ngôn ngữ quốc tế phổ biến).
- Số hóa đơn: Mã số duy nhất để nhận diện hóa đơn, do người bán tự đặt, không trùng lặp.
- Ngày phát hành: Ghi rõ ngày lập hóa đơn, phải khớp với thời điểm giao hàng hoặc hợp đồng (theo định dạng DD/MM/YYYY hoặc MM/DD/YYYY tùy thị trường).
- Thông tin người bán (Exporter/Seller):
- Tên công ty: Tên đầy đủ, hợp pháp của người bán (ví dụ: Công ty TNHH ABC).
- Địa chỉ: Địa chỉ đăng ký kinh doanh, bao gồm quốc gia.
- Mã số thuế: Mã số thuế hoặc mã định danh doanh nghiệp (nếu có).
- Thông tin liên hệ: Số điện thoại, email, fax (nếu cần).
- Ví dụ: Công ty TNHH ABC, 123 Đường Lê Lợi, TP.HCM, Việt Nam, MST: 1234567890, Email: abc@company.vn.
- Thông tin người mua (Importer/Buyer):
- Tên công ty: Tên pháp lý của người mua.
- Địa chỉ: Địa chỉ trụ sở hoặc nơi nhận hàng.
- Mã số thuế: Mã số thuế hoặc mã định danh (nếu áp dụng).
- Thông tin liên hệ: Tương tự người bán.
- Ví dụ: XYZ Trading Ltd., 456 Main Street, New York, USA, Tax ID: US123456789.
- Mô tả hàng hóa:
- Tên hàng hóa: Mô tả chi tiết, cụ thể (ví dụ: “Áo thun nam 100% cotton, màu xanh”).
- Mã HS Code: Mã phân loại hàng hóa theo Biểu thuế xuất nhập khẩu 2025 (HS 2022), ví dụ: 6109.10 cho áo thun cotton.
- Số lượng: Số lượng hàng hóa (theo đơn vị: cái, kg, mét, v.v.).
- Đặc điểm kỹ thuật: Chất liệu, kích thước, nhãn hiệu, hoặc thông số kỹ thuật (nếu cần).
- Đơn vị tính: Đơn vị đo lường (piece, kilogram, liter, v.v.).
- Ví dụ: 1.000 chiếc áo thun nam, cotton 100%, size M, mã HS: 6109.10.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
- Giá trị hàng hóa:
- Đơn giá: Giá mỗi đơn vị hàng hóa (theo USD, EUR, hoặc ngoại tệ khác).
- Tổng giá trị: Tổng giá trị hàng hóa trước thuế (số lượng × đơn giá).
- Điều kiện giao hàng: Theo Incoterms 2020 (ví dụ: FOB, CIF, DAP). Giá trị CIF thường dùng để tính thuế nhập khẩu.
- Loại tiền tệ: Ghi rõ (USD, EUR, VND, v.v.), kèm tỷ giá quy đổi nếu cần (theo tỷ giá Ngân hàng Nhà nước tại ngày lập hóa đơn).
- Ví dụ: 1.000 chiếc × 5 USD/chiếc = 5.000 USD, điều kiện CIF cảng Hải Phòng.
- Xuất xứ hàng hóa:
- Quốc gia sản xuất: Ghi rõ (ví dụ: Made in Vietnam, Made in China).
- Thông tin này quan trọng để áp dụng thuế suất ưu đãi từ FTA (như EVFTA, CPTPP). Nếu có C/O, ghi số C/O (ví dụ: C/O Form E số 123456).
- Thông tin vận chuyển:
- Phương thức vận chuyển: Đường biển, đường hàng không, đường bộ.
- Tên tàu/chuyến bay: Nếu có (ví dụ: Tàu EverGreen, chuyến bay VN123).
- Cảng đi/cảng đến: Ví dụ, Cảng Hải Phòng → Cảng Rotterdam.
- Số vận đơn: Số Bill of Lading hoặc Airway Bill.
- Điều khoản thanh toán:
- Phương thức thanh toán: Thư tín dụng (L/C), chuyển khoản (T/T), trả sau (D/P), v.v.
- Thông tin ngân hàng: Tên ngân hàng, số tài khoản, mã SWIFT (nếu thanh toán quốc tế).
- Thời hạn thanh toán: Ví dụ, 30 ngày sau khi nhận hàng.
- Ví dụ: Thanh toán bằng T/T, Ngân hàng Vietcombank, SWIFT: BFTVVNVX.
>> Tham khảo: Cập nhật biểu thuế xuất nhập khẩu 2025.
- Thông tin đóng gói:
- Loại bao bì: Thùng carton, pallet, container, v.v.
- Số lượng kiện: Ví dụ, 50 thùng carton.
- Trọng lượng: Trọng lượng tịnh (Net Weight) và trọng lượng tổng (Gross Weight).
- Ví dụ: 50 thùng carton, Net Weight: 500 kg, Gross Weight: 550 kg.
- Điều khoản bổ sung (nếu có):
- Các yêu cầu đặc biệt: Kiểm dịch, tiêu chuẩn môi trường (ví dụ: EU yêu cầu bao bì thực phẩm theo EC 1935/2004).
- Ghi chú hợp đồng: Số hợp đồng, ngày ký (ví dụ: Hợp đồng số 2025/ABC-XYZ, ký ngày 01/09/2025).
- Thuế và phí: Nếu hóa đơn bao gồm thuế (VAT, thuế nhập khẩu), ghi rõ số tiền hoặc nêu “chưa bao gồm thuế”.
- Chữ ký và dấu:
- Chữ ký người phát hành: Có thể là chữ ký tay hoặc chữ ký số (đối với hóa đơn điện tử).
- Dấu công ty: Một số quốc gia yêu cầu dấu, nhưng hóa đơn điện tử được miễn yêu cầu này từ năm 2025 theo Nghị định 123/2021/NĐ-CP.
- Hóa đơn điện tử: Lưu dưới định dạng PDF hoặc XML, kèm chữ ký số, nộp qua hệ thống VNACCS/VCIS.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi