Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận. Vì sao hóa đơn điện tử lại là xu hướng phát triển tất yếu của thời đại hiện nay?
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử được định nghĩa là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.
So với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử có những ưu điểm sau:
- Tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn.
- An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
- Tiết kiệm thời gian ,giảm thiểu các thủ tục hành chính
- Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như : email. sms,…
Cùng với sự hoàn thiện về hành lang pháp lý cũng như cơ sở hạ tầng được xây dựng tốt, hóa đơn điện tử hiện có thể thay thế hoàn toàn vai trò của hóa đơn giấy trong nền kinh tế giúp đem lại những giá trị mới cho xã hội.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Hướng dẫn thay logo trên hóa đơn điện tử.
2. Nhiều doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy
Tháng 9/2018, Nghị định 119/2018/NĐ-CP được ban hành quy định rõ hơn về nhóm đối tượng bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử. Đây được coi là một bước tiến của Chính phủ trong nỗ lực đưa công nghệ vào khối doanh nghiệp, đồng thời tiến tới mục tiêu: Đến năm 2020, khoảng 90% doanh nghiệp hay 90% hàng hóa lưu thông trên thị trường được áp dụng hóa đơn điện tử.
Các doanh nghiệp nếu chưa sử dụng hóa đơn điện tử thì phải có sự chuẩn bị ngay, nếu không muốn rơi vào thế bị động khi bị buộc chuyển đổi, ngừng sử dụng hóa đơn giấy.
Lợi ích của hóa đơn điện tử là dễ thấy và đã được nhắc đến nhiều trong một vài năm trở lại đây như: tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp; giảm thiểu tình trạng giả mạo hóa đơn; thuận lợi cho công tác quản lý; gia tăng lợi ích với khách hàng, từ đó gia tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Không quá khi nói rào cản lớn nhất là tư duy cũ và tâm lý ngại thay đổi từ phía doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu muốn tồn tại, doanh nghiệp không thể giữ cách thức cũ, bởi việc thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy chỉ còn là vấn đề thời gian.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Với kinh nghiệm triển khai hóa đơn điện tử cho hàng nghìn khách hàng, trong đó có các thương hiệu lớn như: Honda, AEON, KFC, Samsung, Lazada, Golden Gate, CJ CGV, Unicharm, Grab Taxi,… đại diện của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn nhận định băn khoăn khách hàng thường gặp gồm: thủ tục với cơ quan quản lý; tính bảo mật, thuận tiện khi sử dụng; khả năng triển khai hóa đơn điện tử trên hệ thống có quy mô lớn; khả năng tích hợp với các phần mềm quản lý hiện có của doanh nghiệp; tính năng phân quyền nhiều cấp độ, phù hợp mô hình, hệ thống của doanh nghiệp và khả năng lưu trữ hóa đơn lâu dài theo yêu cầu của cơ quan Thuế.
Để giải quyết các vấn đề trên, yếu tố quyết định là doanh nghiệp cần lựa chọn sản phẩm hóa đơn điện tử và nhà cung ứng uy tín, chất lượng phần mềm đảm bảo và có kinh nghiệm triển khai giải pháp phù hợp với doanh nghiệp mình. Đồng hành của đơn vị có chuyên môn, quá trình chuyển giao giữa cái cũ và cái mới, cụ thể là giữa hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử của doanh nghiệp sẽ thuận lợi hơn.
Câu chuyện về hóa đơn điện tử hay hóa đơn giấy là câu chuyện đã được định sẵn cái kết với phần thắng thuộc về bên hiện đại, tân tiến hơn. Có thể nói, thay đổi là tất yếu giữa bối cảnh thời cuộc và thị trường vận động không ngừng. Doanh nghiệp đứng trước áp lực phải nhanh nhạy nắm bắt xu hướng để không tụt hậu khi công nghệ thời 4.0 thay đổi như vũ bão. Hãy bắt đầu từ chính các yếu tố liên quan trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp. Hành động ngày hôm nay sẽ quyết định vị thế doanh nghiệp trong tương lai.
>> Tham khảo: Nguyên tắc xuất hóa đơn GTGT xuất khẩu.
Kết luận
Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi