Bài viết tổng hợp quy định mới nhất về hóa đơn sử dụng trong xuất nhập khẩu mà doanh nghiệp cần lưu ý. Hy vọng bài viết sẽ giải đáp được những thắc mắc từ quý độc giả.
>> Tham khảo: Hướng dẫn tính thuế TNCN bất thường.
1. Hóa đơn xuất nhập khẩu là gì?
Hóa đơn xuất nhập khẩu là tài liệu thương mại quan trọng trong hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ giữa các quốc gia. Đây là chứng từ do bên bán (xuất khẩu) phát hành cho bên mua (nhập khẩu), ghi nhận chi tiết về giao dịch, bao gồm thông tin về hàng hóa, giá trị, điều kiện giao hàng, và các nghĩa vụ thuế liên quan.
Tại Việt Nam, hóa đơn xuất nhập khẩu thường được gọi là Commercial Invoice trong giao dịch quốc tế, đóng vai trò cốt lõi trong việc thông quan, tính thuế, và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý.
Hóa đơn xuất nhập khẩu không chỉ là chứng từ kế toán mà còn là bằng chứng pháp lý trong các tranh chấp thương mại, giúp xác định trách nhiệm giữa các bên.
Với sự phát triển của thương mại điện tử xuyên biên giới và các hiệp định thương mại tự do (FTA) như CPTPP, EVFTA, hóa đơn xuất nhập khẩu ngày càng được chuẩn hóa và chuyển đổi sang định dạng điện tử để đáp ứng yêu cầu minh bạch và hiệu quả.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Vai trò của hóa đơn xuất nhập khẩu
Hóa đơn xuất nhập khẩu đóng nhiều vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng toàn cầu và quản lý thuế tại Việt Nam:
-
Chứng từ thông quan: Hóa đơn xuất nhập khẩu là tài liệu bắt buộc khi làm thủ tục hải quan. Cơ quan hải quan sử dụng thông tin trên hóa đơn để xác định giá trị hàng hóa, tính thuế xuất khẩu, nhập khẩu, và thuế giá trị gia tăng (VAT). Theo Luật Hải quan 2014 và Nghị định 08/2015/NĐ-CP, hóa đơn phải cung cấp đầy đủ thông tin như mô tả hàng hóa, mã HS, và giá trị giao dịch.
-
Cơ sở tính thuế: Giá trị ghi trên hóa đơn là căn cứ để tính các loại thuế, bao gồm thuế nhập khẩu, thuế xuất khẩu, thuế VAT, và thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có). Trong trường hợp nghi ngờ gian lận giá trị, hải quan có thể tham chiếu thêm các chứng từ khác như hợp đồng thương mại hoặc bảng giá quốc tế.
-
Chứng từ thanh toán quốc tế: Hóa đơn xuất nhập khẩu là cơ sở để bên mua thực hiện thanh toán qua các phương thức như chuyển khoản ngân hàng (T/T), thư tín dụng (L/C), hoặc nhờ thu (D/P, D/A). Ngân hàng thường yêu cầu hóa đơn khớp với các chứng từ khác trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.
-
Quản lý rủi ro và tranh chấp: Hóa đơn giúp các bên xác định rõ trách nhiệm trong trường hợp xảy ra tranh chấp về chất lượng, số lượng, hoặc điều kiện giao hàng. Ví dụ, nếu hàng hóa không đúng như mô tả trên hóa đơn, bên mua có thể yêu cầu bồi thường.
-
Hỗ trợ hưởng ưu đãi thuế quan: Trong các FTA, hóa đơn xuất nhập khẩu kết hợp với chứng nhận xuất xứ (C/O) giúp doanh nghiệp được hưởng thuế suất ưu đãi. Ví dụ, theo EVFTA, hàng hóa xuất khẩu từ Việt Nam sang EU cần hóa đơn rõ ràng để chứng minh xuất xứ và được giảm thuế.
>> Tham khảo: Chính thức giảm 2% thuế VAT kéo dài đến hết 2026.
3. Nội dung cơ bản của hóa đơn xuất nhập khẩu
Một hóa đơn xuất nhập khẩu đạt chuẩn quốc tế cần bao gồm các thông tin sau:
-
Thông tin bên bán và bên mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế, và thông tin liên hệ của cả hai bên.
-
Số hóa đơn và ngày phát hành: Đảm bảo tính duy nhất và phù hợp với thời điểm giao dịch.
-
Mô tả hàng hóa: Bao gồm tên hàng, mã HS, số lượng, đơn vị tính, và thông số kỹ thuật.
-
Giá trị hàng hóa: Ghi rõ đơn giá, tổng giá trị, và loại tiền tệ (thường là USD hoặc EUR).
-
Điều kiện giao hàng: Theo Incoterms (ví dụ: FOB, CIF, DAP), xác định trách nhiệm vận chuyển và bảo hiểm.
-
Thông tin thuế và phí: Ghi rõ các loại thuế áp dụng, phí vận chuyển, hoặc chi phí khác (nếu có).
-
Chữ ký và con dấu: Một số quốc gia yêu cầu hóa đơn có chữ ký của bên bán để đảm bảo tính hợp pháp.
Tại Việt Nam, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường sử dụng hóa đơn thương mại bằng tiếng Anh, nhưng trong một số trường hợp, cơ quan hải quan có thể yêu cầu bản dịch tiếng Việt để kiểm tra.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Quy trình phát hành và sử dụng hóa đơn xuất nhập khẩu
Quy trình phát hành và sử dụng hóa đơn xuất nhập khẩu tại Việt Nam thường bao gồm các bước sau:
- Lập hóa đơn: Bên xuất khẩu lập hóa đơn dựa trên hợp đồng thương mại và các điều khoản đã thỏa thuận. Hóa đơn có thể được tạo bằng phần mềm kế toán hoặc các nền tảng điện tử như SAP, Oracle, hoặc phần mềm hóa đơn điện tử quốc tế.
- Gửi hóa đơn cho bên mua: Hóa đơn được gửi qua email, hệ thống EDI (Electronic Data Interchange), hoặc kèm theo bộ chứng từ vận chuyển (vận đơn, phiếu đóng gói, C/O).
- Kiểm tra và phê duyệt: Bên mua kiểm tra hóa đơn để đảm bảo thông tin khớp với hợp đồng và hàng hóa thực tế. Nếu có sai sót, hai bên cần điều chỉnh trước khi nộp cho hải quan.
- Nộp cho hải quan: Hóa đơn được nộp cùng bộ chứng từ xuất nhập khẩu qua Hệ thống thông quan điện tử (VNACCS/VCIS). Doanh nghiệp có thể tra cứu và xử lý chứng từ trên cổng https://www.customs.gov.vn.
- Lưu trữ: Theo Thông tư 39/2018/TT-BTC, hóa đơn xuất nhập khẩu phải được lưu trữ ít nhất 10 năm, dưới dạng giấy hoặc điện tử, để phục vụ kiểm tra sau thông quan.
>> Tham khảo: Lưu trữ hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
5. Xu hướng hóa đơn điện tử trong xuất nhập khẩu
Trong bối cảnh chuyển đổi số, hóa đơn điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong hoạt động xuất nhập khẩu. Một số điểm nổi bật bao gồm:
-
Chuẩn hóa quốc tế: Các tổ chức như UN/CEFACT và WTO đang thúc đẩy định dạng hóa đơn điện tử chuẩn hóa (như XML, UBL) để đảm bảo tính tương thích giữa các quốc gia. Việt Nam cũng đang áp dụng các tiêu chuẩn này theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
-
Tích hợp với hệ thống hải quan: Hóa đơn điện tử xuất nhập khẩu tại Việt Nam được kết nối trực tiếp với VNACCS/VCIS, giúp giảm thời gian thông quan từ vài ngày xuống còn vài giờ. Các nhà cung cấp như Viettel, VNPT, và Thái Sơn cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp với hệ thống hải quan.
-
Thương mại điện tử xuyên biên giới: Với sự phát triển của các nền tảng như Amazon, Alibaba, hóa đơn điện tử giúp đơn giản hóa giao dịch nhỏ lẻ, đặc biệt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ví dụ, hóa đơn điện tử tự động tạo từ Amazon FBA giúp doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu dễ dàng hơn.
-
Bảo mật và chống gian lận: Hóa đơn điện tử sử dụng công nghệ blockchain hoặc chữ ký số để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, giảm nguy cơ giả mạo hóa đơn.
>> Tham khảo: Quy trình xuất hóa đơn VAT cho công ty.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi