Từ năm 2026, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành hình thức bắt buộc đối với hầu hết tổ chức, doanh nghiệp và hộ kinh doanh tại Việt Nam, đặc biệt sau khi bỏ thuế khoán và chuyển sang tự kê khai thuế theo doanh thu thực tế. Các nguyên tắc lập hóa đơn điện tử được quy định chủ yếu tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP hiệu lực từ 01/06/2025), Luật Quản lý thuế 2019 (sửa đổi 2025), Thông tư 78/2021/TT-BTC và các công văn hướng dẫn mới nhất như Công văn 224/CT-CS ngày 14/01/2026 của Cục Thuế. Việc nắm vững các nguyên tắc này không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn tránh rủi ro phạt nặng theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP (phạt lũy tiến lên đến 80 triệu đồng nếu vi phạm quy mô lớn).
1. Nguyên tắc cơ bản về lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử
Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025), các nguyên tắc cốt lõi bao gồm:
- Lập hóa đơn khi phát sinh giao dịch: Tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (trừ trường hợp không bắt buộc theo quy định của Chính phủ). Hóa đơn phải được giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu XML hoặc định dạng khác do cơ quan thuế chấp thuận.
- Phản ánh đầy đủ, trung thực và chính xác: Hóa đơn phải ghi nhận đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chịu trách nhiệm pháp lý về tính chính xác. Người lập hóa đơn chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi thông tin trên hóa đơn.
- Định dạng chuẩn và ký số: Hóa đơn điện tử phải tuân thủ định dạng dữ liệu chuẩn của Tổng cục Thuế, được ký số bằng chữ ký số hợp lệ (USB token, cloud signing hoặc chữ ký số từ nhà cung cấp dịch vụ công chứng điện tử).
- Thời điểm lập hóa đơn: Theo Điều 9 Nghị định 123/2020 (sửa đổi 2025), thời điểm lập là:
- Bán hàng hóa: Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa.
- Cung cấp dịch vụ: Thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền (tùy trường hợp).
- Đối với một số ngành đặc thù (vận tải, bảo hiểm, casino, khám chữa bệnh, xổ số…), có quy định riêng (ví dụ: casino chậm nhất 1 ngày sau khi xác định doanh thu ngày).
- Truyền dữ liệu kịp thời: Hóa đơn điện tử phải được chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế (có mã hoặc không có mã) theo thời hạn quy định, đặc biệt với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền – phải kết nối liên tục và truyền dữ liệu thời gian thực.
>> Tham khảo: Tổng hợp quy định hiện hành về hóa đơn điện tử.
2. Nguyên tắc thứ tự liên tục và quản lý số hóa đơn
Đây là nguyên tắc quan trọng nhất được nhấn mạnh trong Công văn 224/CT-CS năm 2026:
- Hóa đơn phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn (ví dụ: ký hiệu 1C26TAA…).
- Không được bỏ số, nhảy số hoặc lập hóa đơn có số nhỏ hơn số đã lập trước đó (trừ trường hợp hủy, điều chỉnh, thay thế theo quy trình).
- Mỗi mã số thuế chỉ tồn tại một hóa đơn duy nhất cùng ký hiệu tại một thời điểm trong hệ thống.
- Đầu năm 2026: Số hóa đơn reset về 00000001, ký hiệu thay đổi từ “25” sang “26” (ví dụ: 1C26TYY…). Hệ thống phần mềm tự động cập nhật (Thái Sơn E-invoice…).
- Nếu sai sót kỹ thuật về thứ tự, phải lập biên bản, thông báo cơ quan thuế và xử lý hủy/điều chỉnh – không tự ý “bù số”.
Nguyên tắc này đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, giúp cơ quan thuế đối chiếu thời gian thực và phát hiện gian lận (như lập hóa đơn khống hoặc che giấu doanh thu).
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
3. Nguyên tắc đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (bắt buộc từ ngưỡng doanh thu 1 tỷ đồng/năm)
Theo khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025 (sửa đổi Điều 11 Nghị định 123):
- Hóa đơn được lập từ hệ thống tính tiền (POS), dữ liệu chuyển trực tiếp đến cơ quan thuế.
- Đảm bảo nguyên tắc liên tục, thời gian thực và duy nhất (mỗi giao dịch chỉ một hóa đơn).
- Phải kết nối internet ổn định, truyền dữ liệu liên tục (không lưu cục bộ).
- Áp dụng cho bán lẻ, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách… – xuất hóa đơn ngay khi giao dịch hoàn tất (kể cả bán online nửa đêm).
4. Nguyên tắc xử lý sai sót và ngừng sử dụng
- Sai sót: Không hủy trực tiếp mà lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, kèm Thông báo sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT).
- Ngừng sử dụng: Thông báo cơ quan thuế nếu tạm ngừng kinh doanh, chuyển đổi phương pháp thuế, hoặc có hành vi vi phạm (lập hóa đơn khống…).
>> Tham khảo: Tiền thưởng Tết 2026 có phải chịu thuế TNCN không?
5. Tác động thực tiễn và khuyến nghị áp dụng
Từ 2026, vi phạm nguyên tắc lập hóa đơn điện tử (như không lập, lập sai thứ tự, không truyền dữ liệu) dễ bị phát hiện qua dữ liệu thời gian thực, dẫn đến phạt nặng. Doanh nghiệp/hộ kinh doanh cần:
- Sử dụng phần mềm uy tín đã cập nhật quy định mới (hỗ trợ reset số, thứ tự liên tục).
- Đào tạo nhân viên xuất hóa đơn đúng thời điểm, đúng thứ tự.
- Theo dõi doanh thu để chuẩn bị nếu vượt ngưỡng bắt buộc (1 tỷ đồng/năm).
- Lưu trữ dữ liệu hóa đơn ít nhất 10 năm để đối chiếu khi thanh tra.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Kết luận
Các nguyên tắc lập hóa đơn điện tử năm 2026 nhấn mạnh tính minh bạch, liên tục, thời gian thực và trách nhiệm cá nhân. Với sự siết chặt từ Nghị định 70/2025, Công văn 224/CT-CS và lộ trình số hóa thuế, việc tuân thủ không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố giúp doanh nghiệp tránh rủi ro tài chính lớn, xây dựng hệ thống quản lý chuyên nghiệp. Doanh nghiệp nên cập nhật ngay phần mềm và quy trình để thích ứng với môi trường thuế số hóa toàn diện.
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi