Làm thế nào để xác định hóa đơn điện tử hợp lệ và hợp pháp? Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Quy định về hóa đơn điện tử
Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử hợp lệ theo Thông tư 78 phải đáp ứng điều kiện nêu tại Khoản 1, Điều 4 của Thông tư này, cụ thể:
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử gồm một chữ số tự nhiên là các số 1, 2, 3, 4, 5, 6, phản ánh loại hóa đơn điện tử tương ứng như sau:
- Số 1 phản ánh hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
- Số 2 phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng.
- Số 3 phản ảnh hóa đơn điện tử bán tài sản công.
- Số 4 phản ánh hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
- Số 5 thể hiện cho tem, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử và các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.
- Số 6 phản ánh phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
Thông tư 78/2021/TT-BTC còn quy định một số nội dung quan trọng về thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với dịch vụ ngân hàng, quy định về hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
Ký hiệu hóa đơn điện tử
Ký hiệu hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 78 là nhóm 6 ký tự bao gồm cả chữ viết và chữ số, thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử, phản ánh thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã/không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn và loại hóa đơn điện tử được sử dụng:
- Ký tự đầu tiên: Là 1 chữ cái (C hoặc K), C là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
- Hai ký tự tiếp theo: Là hai chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử và sẽ được lấy theo 2 số cuối của năm dương lịch.
- Một ký tự tiếp theo: Là một chữ cái (T, D, L, M, N, B, G, H) thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
- Hai ký tự cuối: Do người bán tự ấn định tùy thuộc nhu cầu quản lý.
>> Tham khảo: Nguyên tắc kê khai thuế TNCN cần tuân thủ.
2. Các bước kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ
Đối tượng sử dụng cổng thông tin hóa đơn điện tử để tra cứu hóa đơn đó là các tổ chức, cá nhân đã đăng ký sử dụng HĐĐT theo Thông tư 78.
Bước 1: Truy cập hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế
Truy cập: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
Bước 2: Điền thông tin tra cứu
Tại giao diện chính của Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, người nộp thuế lựa chọn mục “Tra cứu hóa đơn điện tử” trên thanh Menu, nhập các thông tin tra cứu tương ứng bao gồm:
+ MST người bán
+ Loại hóa đơn
+ Ký hiệu hóa đơn
+ Số hóa đơn
+ Tổng tiền thuế
+ Tổng tiền thanh toán
+ Mã captcha.
>> Tham khảo: Báo cáo tài chính dùng để làm gì?
Bước 3: Đọc kết quả tra cứu
Sau khi nhập đầy đủ thông tin, người dùng chọn “Tìm kiếm”để thực hiện tra cứu. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả, có 2 trường hợp có thể xảy ra như sau:
Trường hợp 1: Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm. Trạng thái xử lý hóa đơn: Đã được cấp mã hóa đơn thì hóa đơn cần tra cứu hợp lệ và đã được cấp mã.
Trường hợp 2: Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với thông tin các tổ chức, cá nhân tìm kiếm thì hóa đơn tra cứu không tồn tại.
Kết luận
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi