Hướng dẫn sử dụng chữ ký số

Bài viết hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng chữ ký số đúng quy định và đảm bảo an toàn. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem lại những nội dung hữu ích đối với quý độc giả.

1. Giá trị pháp lý của chữ ký số

Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử được phân làm 02 trường hợp như sau:

– Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì văn bản đó được coi là có giá trị pháp lý khi đảm bảo đầy đủ các điều kiện sau:

• Chữ ký điện tử xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung dữ liệu;
• Chữ ký điện tử phải đảm bảo đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi.

>> Tham khảo: Quy định xử lý trường hợp mất hóa đơn GTGT chưa sử dụng.

– Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì văn bản được xem là hợp lệ nếu chữ ký điện tử (được coi là con dấu) được ký đáp ứng các điều kiện an toàn theo quy định tại Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2005 (hướng dẫn chi tiết bởi Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP):

• Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng;
• Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký;
• Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;
• Mọi thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện.

Giá trị pháp lý của chữ ký số được quy định tại Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP như sau:

• Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.
• Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.
• Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định tại Chương V Nghị định này có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.

Đồng thời, chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Cách sử dụng chữ ký số

Trên hóa đơn điện tử, chữ ký số được mặc định là một tiêu thức bắt buộc, không thể không có để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp cho hóa đơn điện tử khi lập xuất.

Tại điểm đ, Khoản 1, Điều 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC về nội dung hóa đơn điện tử, Bộ tài chính đã quy định về tiêu thức chữ ký số, chữ ký điện tử được thể hiện trên hóa đơn điện tử với bên bán và bên mua như sau:

– Nếu bên bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của bên bán trên hóa đơn chính là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức. Nếu người bán chỉ là cá nhân thì sẽ phải sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

– Nếu bên mua là cơ sở kinh doanh, hai bên bán mua có thỏa thuận về việc bên mua phải ký chữ ký số thì trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của bên mua.

– Nếu bên bán và bên mua thuộc trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử, cả 2 bên không thỏa thuận về việc bắt buộc phải ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử thì hai bên sẽ tuân thủ đúng theo đúng quy định tại Khoản 3, Điều 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Để cách sử dụng chữ ký số được an toàn thì người dùng cần phải lưu ý, đảm bảo những yêu cầu khi tạo và sử dụng chữ ký số theo đúng quy định trong Điều 9, Nghị định 130/2018/NĐ-CP do Chính Phủ ban hành.

Cụ thể hơn, nhằm đảm bảo an toàn cho việc tạo và sử dụng chữ ký số, các tổ chức, doanh nghiệp khi tạo chữ ký điện tử hay chữ ký số phải tuân thủ các điều kiện sau:

– Chữ ký số và chữ ký điện tử được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

– Chữ ký số hay chữ ký điện tử được tạo ra bằng việc dùng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số, được cung cấp bởi một trong các tổ chức quy định dưới đây:

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.

>> Tham khảo: Nội dung hóa đơn điện tử mới nhất theo quy định tại Nghị định 123 và Thông tư 78.

– Chữ ký số hay chữ ký điện tử phải đảm bảo khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/