Hướng dẫn cách sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp

Biết cách sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp sẽ giúp các doanh nghiệp kinh doanh tránh được tình trạng vi phạm pháp luật khi dùng hóa đơn điện tử và tránh gây ra những hậu quả đáng tiếc có thể xảy ra.

Hướng dẫn cách sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là gì?

Cũng giống như những hóa đơn thông thường, hóa đơn điện tử là loại chứng từ kế toán do các tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa, dịch vụ lập nên, nhằm ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán.

Tuy nhiên, nếu hóa đơn thông thường tồn tại và lưu lại ở dạng giấy thì hóa đơn điện tử lại được lập, sử dụng, lưu trữ hoàn toàn bằng phương tiện điện tử.

Tại Khoản 2, Điều 3 của Nghị Định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã giải thích khái niệm hóa đơn điện tử như sau:

– Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử các do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định bằng phương tiện điện tử.

– Ngoài ra, hóa đơn điện tử sẽ bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

2. Cách sử dụng hóa đơn điện tử thế nào là hợp pháp?

Cách sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp đơn giản nhất chính là khi sử dụng loại hóa đơn này phải có đăng ký rõ ràng với cơ quan thuế quản lý trực thuộc, nội dung hóa đơn khi tạo cũng phải đáp ứng đầy theo quy định pháp luật.

Cách sử dụng hóa đơn điện tử thế nào là hợp pháp.

Theo đó, khi sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức, doanh nghiệp cần phải đáp ứng đầy đủ các quy định về hóa đơn điện tử tại Điều 4, 6, 7, 8 của Nghị định 119/2018 NĐ-CP.

Theo quy định về hóa đơn điện tử, tại Điều 6 Nghị định 119/2018 NĐ-CP, hóa đơn doanh nghiệp sử dụng hợp pháp phải có các nội dung sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT.
• Tổng số tiền thanh toán.
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có).
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Tuy nhiên, vẫn có một số nội dung HĐĐT không cần có đầy đủ các tiêu thức quy định trên. Những trường hợp đặc biệt này sẽ tạo nội dung hóa đơn điện tử theo sự hướng dẫn cụ thể của Bộ Tài chính.

Ngoài ra, cách sử dụng hóa đơn điện tử chỉ có thể hợp pháp khi doanh nghiệp tuân theo đúng thời điểm lập HĐĐT quy định tại Điều 7 Nghị định 119/2018 và định dạng HĐĐT quy định tại Điều 8 Nghị định 119/2018.

Riêng đối với trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thì phải đảm bảo nguyên tắc riêng quy định trong Điều 4 của Nghị định 119/2018.

Không chỉ đầy đủ tiêu thức nội dung đúng quy định, cách sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp đơn giản nhất đó là doanh nghiệp phải các các trường hợp hóa đơn điện tử bất hợp pháp để chủ động tránh mắc lỗi vi phạm.

Trên đây, hoadondientu.edu.vn hướng dẫn bạn cách sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp.

Mọi thắc mắc về cách sử dụng hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, bạn vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7:

Miền Bắc: 1900 4767

Miền Nam/Trung: 1900 4768