Hướng dẫn tự quyết toán thuế TNCN chính xác

Từ năm 2025, 95% thông tin đã được tự động đẩy về tài khoản cá nhân trên Cổng https://canhan.gdt.gov.vn → bạn chỉ cần kiểm tra và bấm ký số. Sai 1 con số nhỏ cũng có thể mất hàng triệu tiền hoàn thuế hoặc bị phạt 2–25 triệu. Dưới đây là hướng dẫn từng bước tự quyết toán thuế TNCN áp dụng cho mọi trường hợp: lương 2–3 nơi, chứng khoán, cho thuê nhà, kinh doanh online, thừa kế,…

1. Kiểm tra xem có phải tự quyết toán không?

Bạn PHẢI tự quyết toán nếu thuộc 1 trong 5 trường hợp sau:

• Có ≥ 2 nơi trả thu nhập từ tiền lương (công ty cũ + công ty mới, lương ≥ 2 triệu/tháng)
• Có thu nhập vãng lai ≥ 100 triệu/năm chưa khấu trừ đủ 10%
• Có thu nhập từ nước ngoài (YouTube, Upwork, Amazon…)
• Có thu nhập từ chuyển nhượng cổ phiếu chưa niêm yết, bất động sản, thừa kế (không thuộc diện miễn)
• Muốn hoàn thuế dù chỉ có 1 nơi trả lương (ví dụ đóng thừa bảo hiểm, nhiều người phụ thuộc)

Nếu không thuộc 5 trường hợp trên → công ty sẽ quyết toán thay → bạn không cần làm gì cả.

>> Tham khảo: Hướng dẫn hộ kinh doanh kê khai thuế.

2. Chuẩn bị hồ sơ trước ngày 01/03/2026

• Chữ ký số cá nhân (USB Token) còn hạn ≥ 3 tháng (nếu chưa có → đăng ký ngay Thái Sơn ECA/VNPT/EasyCA)
• Đăng ký tài khoản trên https://canhan.gdt.gov.vn bằng số điện thoại chính chủ + VNeID mức 2
• Thu thập 3 loại chứng từ:
  • Giấy xác nhận thu nhập & thuế đã khấu trừ của tất cả công ty (công ty phải cấp trước 15/03/2026)
  • Sao kê chứng khoán năm 2025 (nếu có bán cổ phiếu)
  • Hợp đồng cho thuê nhà, hợp đồng chuyển nhượng bất động sản
• Danh sách người phụ thuộc (con dưới 18 tuổi, cha mẹ già, vợ không có thu nhập…) kèm giấy khai sinh/CMND
• Số tài khoản ngân hàng chính chủ (để nhận tiền hoàn thuế)

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Hướng dẫn tự lập tờ khai 02/QTT-TNCN 2025

Bước 1 – 08:00 ngày đẹp trời Truy cập: https://canhan.gdt.gov.vn → Đăng nhập bằng VNeID hoặc cắm USB Token → chọn “Quyết toán thuế TNCN” → “Kỳ tính thuế 2025”

Bước 2 – Hệ thống tự động đổ dữ liệu (cực sướng) Bạn sẽ thấy:

• Toàn bộ thu nhập lương từ các công ty đã nộp 05/KK-TNCN
• Thu nhập chuyển nhượng cổ phiếu niêm yết (từ SSI, VNDIRECT…)
• Thu nhập chuyển nhượng bất động sản (từ văn phòng công chứng) → Kiểm tra tổng thu nhập có khớp không → nếu thiếu → bấm “Thêm thu nhập”

Bước 3 – Kê khai thu nhập chưa được tự động Nhấn “Thêm thu nhập” nếu bạn có:

• Lương công ty nước ngoài
• Cho thuê nhà (tổng ≥ 100 triệu/năm)
• Bán cổ phiếu chưa niêm yết
• Thừa kế, tặng cho không miễn thuế → Nhập số tiền → chọn loại thu nhập → hệ thống tự tính thuế suất

>> Tham khảo: Các nguyên tắc lập và trình bày Báo cáo tài chính theo Thông tư 99/2025/TT-BTC áp dụng từ 01/01/2026.

Bước 4 – Kê khai người phụ thuộc (cực quan trọng) → Nhấn “Đăng ký người phụ thuộc” → Mỗi người = giảm trừ 132 triệu/năm (11 triệu × 12) → Tối đa 12 người (cha mẹ 2 bên + con cái) → Upload giấy khai sinh/CMND → hệ thống xác nhận trong 3 giây

Bước 5 – Kê khai các khoản giảm trừ khác

• Bảo hiểm bắt buộc (đã đóng → tự động
• Quỹ hưu trí tự nguyện (Prudential, Manulife…) → tối đa 12 triệu/năm/người
• Đóng góp từ thiện, nhân đạo → nhập số tiền + upload chứng từ

Bước 6 – Xem kết quả tạm tính Hệ thống hiện 3 dòng vàng: [17] Số thuế còn phải nộp thêm → 0 đồng (tốt) [18] Số thuế được hoàn → ví dụ 18.500.000 đồng [19] Số thuế bù trừ kỳ sau → 0 đồng

Bước 7 – Chọn hình thức nhận hoàn thuế → Chuyển khoản ngân hàng (nhanh nhất, 10–15 ngày có tiền) → Tiền mặt tại kho bạc (chậm, mất công đi lại)

Bước 8 – Ký số Cắm USB Token → chọn đúng chứng thư cá nhân → nhập PIN → bấm “Ký và nộp”

Bước 9 – In biên lai & chờ tiền → Lưu file PDF biên lai điện tử → theo dõi trạng thái hoàn thuế tại mục “Tra cứu hoàn thuế”

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Ví dụ thực tế: Anh A tự quyết toán năm 2025

• Lương công ty cũ: 240 triệu (đã khấu trừ 15 triệu)
• Lương công ty mới: 360 triệu (đã khấu trừ 28 triệu)
• Cho thuê nhà: 180 triệu (chưa khấu trừ)
• Bán cổ phiếu chưa niêm yết lãi 500 triệu
• Có vợ + 2 con nhỏ + mẹ già → 4 người phụ thuộc = 528 triệu giảm trừ

→ Tổng thu nhập chịu thuế = 240 + 360 + 180 + 500 – 528 = 752 triệu → Thuế phải nộp theo lũy tiến ≈ 142 triệu → Đã khấu trừ + tạm nộp = 43 + 18 = 61 triệu → Còn phải nộp thêm ≈ 81 triệu → Nhưng anh A chọn nộp dần → không phạt.

>> Tham khảo: Chữ ký số là gì? Xu Hướng sử dụng chữ ký số.

5. 7 Mẹo để được hoàn thuế nhanh nhất

• Nộp sớm từ 01/03/2026 → hoàn trong 10 ngày
• Đăng ký nhiều người phụ thuộc hợp lệ (cha mẹ >60 tuổi, con <18 tuổi, vợ không thu nhập)
• Mua thêm quỹ hưu trí tự nguyện trước 31/12/2025 → được giảm trừ ngay
• Yêu cầu công ty cũ cấp “Giấy xác nhận thu nhập” sớm
• Chọn hoàn thuế chuyển khoản → tiền về trong 7–10 ngày
• Không kê khai thừa kế miễn thuế (vợ chồng, con cái) → tránh bị truy thu
• Dùng phần mềm hỗ trợ (HTKK) → tự động phát hiện sai sót.

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

6. Phạt nếu làm aai

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/