Hướng dẫn xử lý hóa đơn GTGT đầu vào

Hóa đơn giá trị gia tăng (hay được gọi phổ biến bằng cái tên“Hóa đơn đỏ”) thực chất là là một loại chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho bên mua, sử dụng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Hành động này thường được nhắc đến bằng cụm từ “xuất hóa đơn”. Loại hóa này theo mẫu do Bộ tài chính ban hành và hướng dẫn thực hiện, áp dụng cho các tổ chức cá nhân kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Bài viết giải đáp cách xử lý hóa đơn GTGT đầu vào liên 2 khi gặp các trường hợp bị mất, hỏng hoặc có sai sót.

Trường hợp làm mất hóa đơn GTGT đầu vào liên 2, dù là bên bán hay bên mua làm mất thì hai bên cần xử lý theo các bước sau:

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sự việc

Trong biên bản ghi nhận sự việc cần ghi chú rõ ràng liên 1 của người bán khai và nộp thuế trong tháng nào. Sau đó hai bên ký và ghi rõ họ tên của người đại diện pháp luật (hoặc người được ủy quyền) và đóng dấu lên trên biên bản.

• Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
• Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;
• Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.

Hóa đơn giá trị gia tăng phải có thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua (nếu có), danh mục hành hóa dịch vụ, ngày thực hiện giao dịch, tổng giá trị hàng hóa dịch vụ, giá trị tính thuế GTGT, thuế suất GTGT và giá trị thuế GTGT.

Điều làm hóa đơn GTGT quan trọng nằm ở chỗ nó là hóa đơn có giá trị về mặt pháp lý. Nó tách riêng giá trị thực của hàng hóa và phần giá trị tăng thêm, là căn cứ để khấu trừ thuế.

>> Tham khảo: Mua hóa đơn từ Cơ quan Thuế thế nào?

Bước 2: Bên bán chụp liên 1 hóa đơn gửi cho người mua

Người bán cần chụp lại liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận người đại diện pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu của người bán kèm theo biên bản mất hóa đơn để làm chứng từ kế toán và thực hiện kê khai thuế.

Ngoài ra, hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối lượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trong kỳ không sử dụng hóa đơn.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Riêng doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư số 39/2014/TT-BTC thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.

Trường hợp doanh nghiệp nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng thì doanh nghiệp không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý.

Trường hợp tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp trong một kỳ báo cáo có hai loại hóa đơn (hóa đơn do tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp tự in, đặt in và hóa đơn mua của cơ quan thuế) thì thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong cùng một báo cáo.

Hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính không phải báo cáo đến từng số hóa đơn mà báo cáo theo số lượng (tổng số) hóa đơn theo mẫu 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC; trong đó không phải điền dữ liệu vào các cột chi tiết từ số đến số, chỉ điền dữ liệu vào các cột số lượng hóa đơn.

>> Tham khảo: Gộp báo cáo tài chính hai năm liên tiếp có được không?

Bước 3: Lập báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn

Ở bước này, bên nào làm mất hóa đơn thì bên đó làm báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn để gửi cho cơ quan thuế. Doanh nghiệp có thể làm trên phần mềm HTKK bằng cách: Vào phần hóa đơn

=> Chọn “Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn (BC21/AC), điền đầy đủ các thông tin, kết xuất file XML sau đó nộp qua mạng như nộp Tờ khai thuế GTGT.

Như vậy, doanh nghiệp làm mất hóa đơn đầu vào vẫn được khấu trừ thuế nếu đáp ứng điều kiện tại Điểm 10, Điều 1, Thông tư 26/2015/TT-BTC. Đồng thời khi làm mất hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp phải lập báo cáo về việc mất hóa đơn và thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Kết luận

Để được tư vấn thủ tục mua hóa đơn điện tử nhanh chóng, thuận tiện, hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử lần đầu, doanh nghiệp có thể liên hệ Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn và tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice do ThaisonSoft cung cấp:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/