Các các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh sẽ không bắt buộc phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/11/2020 nữa. Thay vào đó, thời hạn cuối cùng chuyển đổi hóa đơn điện tử được áp dụng trước ngày 01/07/2022. Vậy nếu doanh nghiệp kê khai hóa đơn điện tử và phát hiện có sai sót thì có thể hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn thay thế không?
1. Nghị định mới nhất về hóa đơn điện tử
Nhằm đồng hành, hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc chuyển đổi, sử dụng hóa đơn điện tử được thuận lợi nhất, ngày 19/10/2020 vừa qua, Chính Phủ đã cho banh hành Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
Theo đó, nội dung chính của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP xoay quanh những quy định sau:
- Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
- Quy định nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan quản lý thuế các cấp và các cơ quan, tổ chức có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử;
- Quy định quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử.
Các quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sẽ chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2022. Tuy nhiên, Chính Phủ vẫn khuyến khích các cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin sớm chuyển đổi sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử trước thời hạn quy định.
2. Quy định hủy hóa đơn điện tử đã kê khai
Tại Điều 9, Thông tư số Thông tư số 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định xử lý hóa đơn điện tử đã lập nhưng có sai sót như sau:
- Với các hóa đơn điện tử đã lập, đã gửi cho bên mua nhưng chưa giao hàng, chưa cung ứng dịch vụ, hai bên chưa kê khai, nếu phát hiện sai sót thì chỉ được phép hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của cả hai bên. Việc hủy hóa đơn điện tử sẽ có hiệu lực theo đúng thời hạn do hai bên bán – mua đã thỏa thuận. Hóa đơn điện tử đã thỏa thuận bắt buộc phải lưu trữ nhằm phục vụ mục đích tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Bên bán phải lập hóa đơn mới theo đúng quy định.
- Với các hóa đơn đã lập, bên bán đã gửi cho bên mua, đã giao hàng, cung ứng dịch vụ, hai bên bán – mua đã kê khai, nếu phát hiện sau sót thì cả bên bán và nên mua phải lập văn bản thỏa thuận có đầy đủ chữ ký điện tử của các bên và tiến hành điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điều chỉnh cần ghi rõ tiêu thức sai sót cần điều chỉnh và tuân thủ đúng quy định pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn điện hành. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Như vậy, căn cứ vào các quy định trên thì dù là hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử đều hoàn toàn không có thể hủy hóa đơn đã kê khai.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. Các bước hủy và lập hóa đơn thay thế
Bước 1: Lập Biên bản hủy hóa đơn điện tử
Để hủy hóa đơn điện tử, bước đầu tiên DN cần thực hiện là lập Biên bản hủy hóa đơn điện tử. Theo đó, nội dung của biên bản hủy bỏ cần phải ghi rõ lý do, nội dung sai cần phải lập lại hóa đơn mới.
Lưu ý rằng, biên bản này phải có chữ ký và đóng dấu của hai bên theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
Bước 2: Hủy hóa đơn điện tử đã lập
Bước thứ hai DN cần phải tiến hành là hủy bỏ hóa đơn điện tử đã lập. Bước này được tiến hành ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà DN đang sử dụng, chẳng hạn như phần mềm HĐĐT E-invoice.
>> Tham khảo: Xử lý hóa đơn điện tử sai mã số thuế.
Bên cạnh đó, DN cũng cần phải khai báo thông tin của “Thông báo kết quả hủy hóa đơn” trên phần mềm HĐĐT đang sử dụng. Sau đó xuất thông báo đã lập ra file XML và nộp đủ bộ Hồ sơ thông báo hủy hóa đơn tới cơ quan thuế trực thuộc.
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm
Cuối cùng, sau khi đã hoàn tất việc hủy hóa đơn và nộp hồ sơ thông báo hủy tới cơ quan thuế, các DN cần phải lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm HĐĐT đang sử dụng.
Một trong những điều bắt buộc đối với hóa đơn thay thế chính là phải được lập đúng theo quy định pháp luật, đáp ứng đầy đủ các tiêu thức hóa đơn. Ví dụ như: Hóa đơn được lập lại luôn phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số… Ký hiệu… Ngày… tháng… năm…”
Kết luận
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi