Hóa đơn điều chỉnh là một trong những nghiệp vụ quan trọng trong quản lý hóa đơn điện tử (HĐĐT), giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh sửa chữa sai sót hoặc điều chỉnh các thay đổi phát sinh sau khi lập hóa đơn gốc. Với sự bùng nổ của chuyển đổi số, việc kê khai hóa đơn điều chỉnh không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế mà còn giúp minh bạch hóa dòng tiền, giảm rủi ro kiểm tra. Năm 2025 đánh dấu bước ngoặt lớn nhờ Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/6/2025), sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bỏ quy định hủy hóa đơn sai và chuyển sang cơ chế điều chỉnh/thay thế linh hoạt hơn. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng xử lý các trường hợp như chiết khấu thương mại, trả hàng hoặc thay đổi giá trị sau quyết toán, đồng thời quy định rõ kỳ kê khai để tránh nhầm lẫn giữa kỳ phát sinh và kỳ điều chỉnh.
1. Khái niệm và mục đích của hóa đơn điều chỉnh
Hóa đơn điều chỉnh là hóa đơn điện tử được lập để sửa chữa sai sót trên hóa đơn gốc hoặc điều chỉnh các thay đổi về giá trị, khối lượng hàng hóa/dịch vụ sau khi giao dịch đã hoàn tất.
Theo Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày… tháng… năm…” và chỉ phản ánh phần chênh lệch (tăng ghi dương (+), giảm ghi âm (-)).
Mục đích chính là:
- Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu thuế GTGT, TNCN.
- Hỗ trợ khấu trừ thuế đầu vào/đầu ra đúng kỳ.
- Tránh phạt hành chính (từ 4-8 triệu đồng nếu không kê khai đúng).
So với trước đây, quy định mới loại bỏ hủy hóa đơn, thay vào đó ưu tiên điều chỉnh để giữ nguyên tính pháp lý của giao dịch gốc.
Điều này đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp thương mại điện tử hoặc bán lẻ, nơi sai sót thường xảy ra do biến động giá hoặc trả hàng.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Các trường hợp phải lập hóa đơn điều chỉnh
Nghị định 70/2025/NĐ-CP mở rộng các trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh tại Khoản 4 Điều 19 (sửa đổi từ Nghị định 123), bao gồm 8 tình huống phổ biến:
| STT | Trường hợp | Mô tả chi tiết | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 1 | Thay đổi giá trị/khối lượng sau quyết toán | Dựa trên kết luận cơ quan nhà nước (kiểm toán, thanh tra). | Phản ánh chênh lệch thực tế. |
| 2 | Chiết khấu thương mại | Giảm giá sau bán (không phải khuyến mãi). | Áp dụng cho hợp đồng dài hạn. |
| 3 | Trả lại hàng hóa/dịch vụ | Toàn bộ hoặc một phần, bao gồm đổi hàng. | Người mua có thể lập nếu thỏa thuận. |
| 4 | Hoàn phí, giảm phí bảo hiểm | Sau khi kiểm tra hợp đồng bảo hiểm. | Phổ biến với ngành tài chính. |
| 5 | Hủy giao dịch dịch vụ | Dịch vụ chưa thực hiện (du lịch, vận tải). | Phải có biên bản hủy. |
| 6 | Hoàn phí dịch vụ ngân hàng | Lãi phạt hoặc phí sai sót. | Ngân hàng lập điều chỉnh. |
| 7 | Cung cấp dịch vụ viễn thông | Điều chỉnh cước sau kiểm tra sử dụng. | Áp dụng cho nhà mạng lớn. |
| 8 | Sai sót thông thường | Tên, địa chỉ, mã số thuế, giá trị sai trên hóa đơn gốc. | Không thay đổi bản chất giao dịch. |
Đối với hóa đơn điện tử cấp từng lần phát sinh (bán lẻ), quy định mới bổ sung điều chỉnh riêng, yêu cầu lập hóa đơn mới cho chênh lệch. Nếu không lập kịp, doanh nghiệp có thể bị phạt chậm nộp thuế 0,03%/ngày.
>> Tham khảo: Bảng kê hóa đơn điện tử là gì?
3. Quy trình lập và kê khai hóa đơn điều chỉnh
Quy trình được số hóa 100% qua etax.gov.vn, theo Thông tư 32/2025/TT-BTC (hiệu lực 01/6/2025). Các bước chính:
- Xác định sai sót/thay đổi: Kiểm tra hóa đơn gốc, lập biên bản thỏa thuận giữa bên mua/bán (mẫu tự do hoặc theo quy định).
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử (Thái Sơn E-invoice), ký số điện tử, ghi rõ tham chiếu hóa đơn gốc. Thời điểm lập: ngay khi phát hiện (không quá 3 ngày theo khuyến nghị).
- Gửi hóa đơn: Gửi điện tử cho bên mua và cơ quan thuế (tự động qua hệ thống).
- Kê khai thuế: Tùy trường hợp, kê vào kỳ phát sinh hoặc kỳ điều chỉnh (chi tiết dưới).
- Lưu trữ: Giữ ít nhất 10 năm, tra cứu qua mã QR.
Ví dụ: Công ty A bán hàng cho B hóa đơn 100 triệu (GTGT 10 triệu), sau phát hiện sai giá 5 triệu. Lập hóa đơn điều chỉnh giảm 5 triệu (GTGT giảm 0,5 triệu), ký số và gửi ngay.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Quy định kê khai hóa đơn điều chỉnh theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Đây là nội dung cốt lõi, được quy định tại Khoản 5 Điều 19 (sửa đổi). Kê khai phụ thuộc vào bản chất:
| Loại điều chỉnh | Kỳ kê khai bên bán | Kỳ kê khai bên mua | Căn cứ pháp lý |
|---|---|---|---|
| Thông thường (sai sót, chiết khấu, trả hàng) | Bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn gốc | Bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn gốc | Điểm b Khoản 1 Điều 19 NĐ 123 (sửa bởi NĐ 70). |
| Đặc biệt (Khoản 4: thay đổi sau quyết toán, hoàn phí…) | Kỳ lập hóa đơn điều chỉnh | Kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh | Khoản 5 Điều 19 NĐ 123 (sửa). |
| HĐ cấp từng lần (bán lẻ) | Kỳ phát sinh điều chỉnh | Kỳ nhận điều chỉnh | Bổ sung tại NĐ 70. |
| Thay thế hóa đơn | Kỳ phát sinh gốc (ghi số 0 cho phần thay thế) | Kỳ phát sinh gốc | Tương tự điều chỉnh. |
- Kê khai trên tờ khai GTGT: Sử dụng mã 02GTKT (điều chỉnh tăng/giảm), ghi âm/dương trên cột doanh thu/thuế. Bên bán kê thuế đầu ra, bên mua đầu vào tương ứng.
- Thời hạn: Trước ngày 20 của tháng sau quý (hàng quý) hoặc 10 của tháng sau (hàng tháng).
- Đặc biệt cho hộ kinh doanh: Nếu doanh thu >200 triệu/năm (từ 2026), kê khai tương tự doanh nghiệp theo phương pháp khấu trừ.
Theo Cục Thuế, từ 01/6/2025, hệ thống etax tự động cảnh báo nếu kê sai kỳ, giúp giảm lỗi 70%.
>> Tham khảo: 5 rủi ro thường gặp khi kê khai thuế GTGT đầu vào.
5. Ví dụ minh họa kê khai hóa đơn điều chỉnh
Giả sử doanh nghiệp X lập hóa đơn GTGT tháng 4/2025 cho Y: Doanh thu 200 triệu, GTGT 20 triệu. Tháng 7/2025, Y trả lại hàng trị giá 50 triệu (GTGT 5 triệu) do lỗi chất lượng.
- Lập hóa đơn: X lập điều chỉnh giảm 50 triệu (GTGT -5 triệu), tham chiếu hóa đơn gốc.
- Kê khai bên bán (X): Nếu thông thường, bổ sung vào tờ khai quý 2/2025 (tháng 4), giảm doanh thu/thuế đầu ra quý 2. Nếu đặc biệt (sau quyết toán), kê vào quý 3/2025.
- Kê khai bên mua (Y): Tương tự, giảm đầu vào quý 2 hoặc 3, nộp tờ khai điều chỉnh nếu đã nộp trước.
- Kết quả: X giảm nộp thuế 5 triệu, Y tăng hoàn thuế nếu đủ điều kiện.
>> Tham khảo: Lợi ích khi áp dụng hóa đơn điện tử kinh doanh xăng dầu.
6. Lưu ý thực tế và rủi ro khi kê khai
- Sử dụng phần mềm: Bắt buộc kết nối etax; phần mềm không cập nhật NĐ 70 có thể bị khóa.
- Biên bản thỏa thuận: Luôn lập để tránh tranh chấp, đặc biệt với đối tác nước ngoài.
- Hoàn thuế: Nếu điều chỉnh giảm dẫn đến số thuế âm >300 triệu, được hoàn trước kiểm tra sau.
- Rủi ro: Kê sai kỳ có thể bị truy thu + phạt 20% số thuế chậm nộp; chậm lập điều chỉnh >180 ngày bị coi là trốn thuế.
- Hỗ trợ: Từ 01/7/2025, sàn TMĐT (Shopee, Lazada) tự động lập điều chỉnh nếu người bán yêu cầu.
>> Tham khảo: Hóa đơn VAT; Hóa đơn thay thế.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi