Một trong những yếu tố cốt lõi của hóa đơn điện tử là ký hiệu hóa đơn, đóng vai trò định danh và đảm bảo tính pháp lý, minh bạch của hóa đơn. Bài viết sau phân tích chi tiết về ký hiệu hóa đơn điện tử tại Việt Nam năm 2025, bao gồm cấu trúc, quy định sử dụng, cập nhật mới, và các lưu ý quan trọng để doanh nghiệp, hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật.
1. Khái niệm ký hiệu hóa đơn điện tử
Ký hiệu hóa đơn điện tử là một chuỗi ký tự được quy định bởi Tổng cục Thuế (nay là Cục Thuế từ 01/03/2025 theo Quyết định 381/QĐ-BTC), dùng để phân biệt các loại hóa đơn, hình thức phát hành, và thời điểm lập hóa đơn.
Theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ký hiệu hóa đơn điện tử là một phần bắt buộc trong nội dung hóa đơn, giúp cơ quan thuế quản lý, theo dõi giao dịch và đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn. Ký hiệu này được ghi rõ trên hóa đơn điện tử, cùng với số hóa đơn, ngày lập, và các thông tin khác như mã số thuế, thuế suất GTGT.
Vai trò của ký hiệu hóa đơn điện tử
- Định danh hóa đơn: Phân biệt hóa đơn của từng doanh nghiệp, loại hình hóa đơn (có mã, không có mã), và năm phát hành.
- Hỗ trợ quản lý thuế: Giúp Cục Thuế theo dõi dữ liệu giao dịch, chống gian lận thuế, và đảm bảo minh bạch.
- Tích hợp hệ thống: Dễ dàng tra cứu và đối chiếu dữ liệu trên cổng thông tin Cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn).
>> Tham khảo: Hướng dẫn các bước kiểm tra hóa đơn điện tử đơn giản nhất.
2. Cấu trúc ký hiệu hóa đơn điện tử
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn điện tử bao gồm 6 ký tự, được quy định như sau:
-
Ký tự thứ nhất: Là chữ cái (C hoặc K), trong đó:
-
- C: Hóa đơn có mã của cơ quan thuế, thường áp dụng cho doanh nghiệp lớn, vừa, hoặc trường hợp rủi ro cao về thuế.
- K: Hóa đơn không có mã, áp dụng cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng phương pháp kê khai.
- Ký tự thứ hai và thứ ba: Là hai chữ số, biểu thị năm lập hóa đơn (ví dụ: “25” cho năm 2025).
- Ký tự thứ tư: Là chữ cái, thể hiện loại hóa đơn điện tử:
- T: Hóa đơn GTGT.
- B: Hóa đơn bán hàng.
- X: Hóa đơn xuất khẩu.
- K: Hóa đơn bán tài sản công.
- H: Hóa đơn khác (như vé, phiếu thu).
-
Ký tự thứ năm và thứ sáu: Là hai chữ cái do doanh nghiệp tự đặt (thường viết tắt tên công ty hoặc mã nội bộ), được đăng ký với Cục Thuế khi thông báo phát hành hóa đơn.
Ví dụ: Ký hiệu “1C25TAA” có nghĩa là:
- 1: Hóa đơn điện tử do doanh nghiệp tự in hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ in.
- C: Hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
- 25: Lập trong năm 2025.
- T: Hóa đơn GTGT.
- AA: Mã nội bộ của doanh nghiệp.
3. Quy định sử dụng ký hiệu hóa đơn điện tử
3.1. Thay đổi ký hiệu theo năm
Từ 01/01/2025, ký hiệu hóa đơn điện tử phải thay đổi để phản ánh năm phát hành mới, cụ thể là “25” thay cho “24” của năm 2024. Ví dụ, hóa đơn có ký hiệu “1C24TYY” sẽ chuyển thành “1C25TYY”.
Doanh nghiệp phải phát hành hết hóa đơn năm 2024 trước ngày 01/01/2025, vì hóa đơn năm cũ không còn giá trị pháp lý. Các phần mềm hóa đơn điện tử như Thái Sơn E-invoice, EasyInvoice tự động cập nhật ký hiệu này để tránh sai sót.
3.2. Thông báo phát hành
Theo Điều 7, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải thông báo phát hành hóa đơn điện tử với Cục Thuế trước khi sử dụng, bao gồm ký hiệu hóa đơn.
Thông báo được nộp qua cổng thông tin Cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Nội dung thông báo bao gồm:
- Tên, mã số thuế của doanh nghiệp.
- Loại hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã).
- Ký hiệu và số lượng hóa đơn dự kiến phát hành.
- Mẫu hóa đơn và phương thức truyền dữ liệu.
3.3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Từ 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các doanh nghiệp, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên trong lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Ký hiệu hóa đơn điện tử từ máy tính tiền phải tuân thủ cấu trúc trên và được tự động truyền đến Cục Thuế ngay khi lập.
4. Cập nhật ký hiệu hóa đơn điện tử năm 2025
Năm 2025 mang đến một số thay đổi quan trọng liên quan đến ký hiệu hóa đơn điện tử:
- Cập nhật năm 2025: Ký hiệu hóa đơn chuyển sang sử dụng “25” từ 01/01/2025. Doanh nghiệp cần kiểm tra và cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử để đảm bảo ký hiệu đúng, tránh bị từ chối hóa đơn.
- Cập nhật địa chỉ hành chính: Theo Thông báo 1674/TB-CCTKV.VIII-VPH, từ 01/07/2025, hóa đơn điện tử phải ghi địa chỉ theo địa bàn hành chính mới sau sáp nhập tỉnh thành. Tuy không ảnh hưởng trực tiếp đến ký hiệu, nhưng doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin trên hóa đơn khớp với ký hiệu đã đăng ký.
- Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử: Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp vi phạm (như trốn thuế, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp) có thể bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm ký hiệu đã đăng ký. Sau khi khắc phục, doanh nghiệp phải thông báo lại ký hiệu mới.
>> Tham khảo: Khái niệm thuế TNDN.
5. Lưu ý khi sử dụng ký hiệu hóa đơn điện tử
5.1. Tránh sai sót ký hiệu
Sai sót trong ký hiệu hóa đơn điện tử (như sử dụng ký hiệu năm cũ, sai loại hóa đơn) có thể dẫn đến từ chối khấu trừ thuế GTGT hoặc phạt hành chính từ 3-8 triệu đồng (Điều 16, Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín như Thái Sơn E-invoice, VNPT Invoice để tự động hóa quy trình.
5.2. Quản lý số hóa đơn
Số hóa đơn đi kèm ký hiệu phải được đánh liên tục từ 1 đến 99.999.999 trong một năm (01/01-31/12). Doanh nghiệp cần theo dõi số lượng hóa đơn để tránh vượt quá giới hạn hoặc trùng lặp số.
5.3. Lưu trữ hóa đơn
Hóa đơn điện tử , bao gồm ký hiệu, phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Các nhà cung cấp như Thái Sơn E-invoice, EasyInvoice cung cấp dịch vụ lưu trữ miễn phí, đảm bảo truy xuất dễ dàng khi cơ quan thuế yêu cầu.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi