Một số lưu ý về hóa đơn điện tử xác thực

Bài viết tổng hợp một số lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử xác thực mà doanh nghiệp không thể bỏ qua. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung hữu ích đối với quý độc giả.

1. Nếu chữ ký số của doanh nghiệp bị hết hạn thì làm thế nào để có thể xác thực đựợc hóa đơn tiếp?

Trường hợp chữ ký số bị hết hạn, doanh nghiệp cần làm theo các bước sau:

• Tiến hành gia hạn chữ ký số với nhà cung cấp chữ ký số, sau khi gia hạn thành công thông tin chữ ký số sẽ được cập nhật lên hệ thống của Tổng cục thuế.
• Sau đó, doanh nghiệp lên trang lập hóa đơn VAN www.laphoadon.gdt.gov.vn đăng nhập vào tài khoản của mình, chọn mục Thông tin doanh nghiệp -> Danh sách chứng thư số -> Thêm mới -> Chọn chứng thư số vừa được gia hạn -> Thêm mới chứng thư số -> Chứng thư số sẽ được thêm vào danh sách -> DN tích chọn vào ô
  Sử dụng của chứng thư số vừa thêm -> Cập nhật.
• Cập nhật thành công doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số vừa gia hạn để xác thực hóa đơn như bình thường.

>> Tham khảo: Thực hiện kê khai bổ sung thuế GTGT thế nào?

2. Doanh nghiệp tôi có nhiều người xuất hóa đơn thì phải làm thế nào? Ngoài ra, muốn xác thực thì phải ký số vào hóa đơn trước, vậy có thể sử dụng nhiều chữ ký số được không?

– Đối với hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp hoàn toàn chủ động về số lượng người xuất hóa đơn tùy thuộc vào phần mềm. Phần mềm E-INVOICE của Công ty Thái Sơn cung cấp cho quý khách hàng với nhiều tính năng ưu việt, giúp doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn trên nhiều máy tính chỉ với một chữ ký số.

– Còn về chữ ký số, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để thực hiện lập hóa đơn và xác thực hóa đơn. Nhưng cần đảm bảo những chữ ký số đó là hoàn toàn hợp lệ (còn thời hạn sử sụng và đăng ký bằng tên của chính doanh nghiệp)

– Trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều chữ ký số để ký và xác thực hóa đơn, doanh nghiệp cần thực hiện thêm danh sách chữ ký số sử dụng như sau:

• Truy cập vào trang lập hóa đơn VAN: https://laphoadon.gdt.gov.vn/vanportal/login và đăng nhập và bằng tài khoản của doanh nghiệp mình.
• Chọn mục Thông tin doanh nghiệp và chọn tiếp mục 4.2 Danh sách chứng thư số.
• Cắm chữ ký số cần thêm vào máy tính và kích chuột vào nút Thêm mới, danh sách chữ ký số mới cần thêm hiện ra, doanh nghiệp tích chọn chữ ký số cần thêm và tích thêm vào ô Sử dụng, sau đó nhấn Thêm mới CTS để lưu lại chữ ký số mới vào danh sách.

– Sau khi đã thêm mới thành công chữ ký số, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số đó để ký và xác thực hóa đơn như bình thường.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Quy định đối tượng sử dụng hóa đơn có mã xác thực

Theo như Quyết định 1209/2015/QĐ-BTC do Bộ Tài Chính ban hành thì hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế.

Mã xác thực và số xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá và được cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.

Ngoài mã xác thực và số xác thực, trên hoá đơn xác thực còn có mã QR, là mã vạch hai chiều được hiển thị ở góc trên bên phải của hoá đơn xác thực.

Người sử dụng có thể dùng các thiết bị điện tử có cài phần mềm đọc mã QR như điện thoại, máy tính bảng để đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hoá đơn.

Đối với hóa đơn điện tử có mã xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực.

Trong ký hiệu mẫu số hóa đơn doanh nghiệp sử dụng ký tự số “0” để thể hiện số liên hóa đơn, trên hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế không phải có tên liên hóa đơn.

>> Tham khảo: Tìm hiểu về cách tính thuế xuất nhập khẩu theo giá CIF.

Doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế sau khi đăng ký phát hành thành công tại phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN).

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 14, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ, các đơn vị kinh doanh dưới đây sẽ được phép đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

– Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

– Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế sẽ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

– Các hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, có sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên sẽ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, các đơn vị kinh doanh này phải đáp ứng một trong những điều kiện dưới đây:

• Có doanh thu năm trước liền kề đạt từ 3 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng
• Có doanh thu năm trước liền kề đạt từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
• Riêng các hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Kết luận

Ngoài ra, để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/