Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành một phần không thể thiếu trong hệ thống quản lý tài chính và thuế tại Việt Nam, đặc biệt từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC được ban hành. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, có những trường hợp doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân cần ngừng sử dụng hóa đơn điện tử vì nhiều lý do khác nhau. Việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn liên quan đến các quy định pháp luật nghiêm ngặt nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT, quy trình thực hiện, trách nhiệm pháp lý, và các lưu ý quan trọng để doanh nghiệp tránh vi phạm.
1. Hóa Đơn Điện Tử Là Gì?
Trước khi đi vào các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, cần làm rõ khái niệm này. Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập dưới dạng dữ liệu điện tử, có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy, được cơ quan thuế chấp nhận theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn.
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại chính như hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), hóa đơn bán hàng, và các loại hóa đơn khác được quy định bởi pháp luật.
Điểm nổi bật của hóa đơn điện tử là khả năng lưu trữ, truyền tải và quản lý thông qua hệ thống điện tử, giúp giảm chi phí in ấn, lưu kho, và tăng tính chính xác trong giao dịch.
Tuy nhiên, khi một doanh nghiệp hoặc tổ chức không còn đáp ứng điều kiện sử dụng hoặc có thay đổi trong hoạt động kinh doanh, việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử là cần thiết.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Mẫu hóa đơn điện tử.
2. Các Trường Hợp Ngừng Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử
Theo quy định hiện hành, các trường hợp dẫn đến việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử được xác định dựa trên tình trạng pháp lý, hoạt động kinh doanh, hoặc yêu cầu từ cơ quan quản lý. Dưới đây là các trường hợp cụ thể:
2.1. Doanh Nghiệp Giải Thể Hoặc Phá Sản
Một trong những trường hợp phổ biến nhất khiến doanh nghiệp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử là giải thể hoặc phá sản. Theo Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi doanh nghiệp chấm dứt tồn tại pháp lý, mọi hoạt động liên quan đến phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử cũng phải dừng lại. Cụ thể:
- Giải thể: Khi doanh nghiệp hoàn thành thủ tục giải thể theo Luật Doanh nghiệp 2020, họ phải thông báo với cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Điều này bao gồm việc hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
- Phá sản: Trong trường hợp phá sản, tòa án sẽ chỉ định người quản lý tài sản để xử lý các nghĩa vụ tài chính. Hóa đơn điện tử sẽ không được sử dụng tiếp và phải thực hiện các thủ tục đóng mã số thuế, đồng thời báo cáo cơ quan thuế.
2.2. Doanh Nghiệp Thay Đổi Hình Thức Kinh Doanh
Một số doanh nghiệp thay đổi hình thức kinh doanh, dẫn đến việc không còn đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử. Ví dụ:
- Chuyển từ doanh nghiệp sang hộ kinh doanh cá thể: Hộ kinh doanh cá thể thường sử dụng hóa đơn bán lẻ hoặc hóa đơn do cơ quan thuế cung cấp thay vì hóa đơn điện tử. Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải làm thủ tục ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trước khi chuyển đổi.
- Tạm ngừng kinh doanh: Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh, họ có thể yêu cầu cơ quan thuế tạm khóa hệ thống hóa đơn điện tử trong thời gian này. Khi hoạt động trở lại, doanh nghiệp cần làm thủ tục khôi phục.
2.3. Mất Tư Cách Pháp Lý
Các tổ chức, doanh nghiệp bị thu hồi giấy phép kinh doanh hoặc bị cơ quan chức năng tuyên bố mất tư cách pháp lý sẽ phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử ngay lập tức. Điều này có thể xảy ra khi:
- Doanh nghiệp vi phạm nghiêm trọng quy định pháp luật (ví dụ: trốn thuế, gian lận thương mại).
- Cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp không còn tồn tại thực tế tại địa chỉ đăng ký kinh doanh.
Trong những trường hợp này, cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp hoàn thành các nghĩa vụ liên quan đến hóa đơn điện tử, bao gồm báo cáo và hủy hóa đơn.
>> Tham khảo: Mẫu bảng kê hóa đơn mua vào.
2.4. Thay Đổi Nhà Cung Cấp Dịch Vụ Hóa Đơn Điện Tử
Một số doanh nghiệp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử từ một nhà cung cấp cụ thể để chuyển sang nhà cung cấp khác. Lý do có thể là do chi phí, chất lượng dịch vụ, hoặc tính năng hệ thống không đáp ứng nhu cầu. Trong trường hợp này:
- Doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử cũ.
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của nhà cung cấp cũ và đảm bảo dữ liệu được chuyển giao đầy đủ sang hệ thống mới.
2.5. Lỗi Hệ Thống Hoặc Vi Phạm Quy Định
Trong một số trường hợp hiếm hoi, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu ngừng sử dụng hóa đơn điện tử do lỗi kỹ thuật hoặc vi phạm quy định. Ví dụ:
- Lỗi hệ thống: Nếu hệ thống hóa đơn điện tử của doanh nghiệp không đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật theo Thông tư 78/2021/TT-BTC (ví dụ: không đảm bảo truyền dữ liệu đến cơ quan thuế), cơ quan thuế có thể yêu cầu tạm ngừng sử dụng để khắc phục.
- Vi phạm quy định: Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện hành vi gian lận thuế, phát hành hóa đơn khống, hoặc không báo cáo đúng quy định, cơ quan thuế có thể đình chỉ việc sử dụng hóa đơn điện tử và áp dụng các biện pháp xử phạt.
2.6. Quyết Định Của Cơ Quan Thuế
Cơ quan thuế có quyền yêu cầu doanh nghiệp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong các trường hợp đặc biệt, chẳng hạn khi tiến hành thanh tra, kiểm tra hoặc điều tra các vấn đề liên quan đến thuế. Trong thời gian này, doanh nghiệp có thể được yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy hoặc tạm dừng phát hành hóa đơn cho đến khi hoàn thành kiểm tra.
3. Quy Trình Ngừng Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử
Việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân theo một quy trình cụ thể để đảm bảo tuân thủ pháp luật. Dưới đây là các bước thực hiện:
3.1. Thông Báo Với Cơ Quan Thuế
Theo Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải gửi thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi quyết định ngừng sử dụng. Thông báo này phải bao gồm:
- Lý do ngừng sử dụng (giải thể, phá sản, thay đổi nhà cung cấp, v.v.).
- Số lượng hóa đơn đã phát hành, đã sử dụng, và còn tồn đọng.
- Kế hoạch xử lý các hóa đơn chưa sử dụng.
Thông báo có thể được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc qua hệ thống điện tử (eTax).
>> Tham khảo: Điều chỉnh hóa đơn điện tử như thế nào?
3.2. Báo Cáo Tình Hình Sử Dụng Hóa Đơn
Doanh nghiệp cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC. Báo cáo này bao gồm:
- Danh sách các hóa đơn đã phát hành, hóa đơn bị hủy, và hóa đơn còn tồn.
- Các sai sót (nếu có) trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử và biện pháp khắc phục.
Báo cáo phải được nộp chậm nhất là 5 ngày làm việc kể từ khi thông báo ngừng sử dụng.
3.3. Hủy Hóa Đơn Điện Tử Chưa Sử Dụng
Các hóa đơn điện tử chưa sử dụng phải được hủy theo quy định. Quá trình hủy bao gồm:
- Lập biên bản hủy hóa đơn, ghi rõ số lượng và lý do hủy.
- Xóa dữ liệu hóa đơn khỏi hệ thống hóa đơn điện tử và thông báo với nhà cung cấp dịch vụ.
- Lưu trữ biên bản hủy hóa đơn để phục vụ kiểm tra sau này.
3.4. Lưu Trữ Dữ Liệu Hóa Đơn
Ngay cả khi ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp vẫn phải lưu trữ dữ liệu hóa đơn đã phát hành trong thời hạn tối thiểu 10 năm, theo quy định tại Luật Kế toán 2015. Dữ liệu này phải được lưu trữ dưới dạng điện tử hoặc bản sao cứng (nếu cần) để phục vụ thanh tra, kiểm tra.
3.5. Hoàn Thành Nghĩa Vụ Thuế
Trước khi chính thức ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải hoàn thành tất cả các nghĩa vụ thuế liên quan, bao gồm nộp thuế, báo cáo thuế, và xử lý các khoản phạt (nếu có). Điều này đảm bảo không phát sinh tranh chấp pháp lý sau này.
4. Trách Nhiệm Pháp Lý Khi Ngừng Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử
Việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là vấn đề kỹ thuật mà còn mang tính pháp lý cao. Nếu doanh nghiệp không tuân thủ đúng quy định, họ có thể đối mặt với các hậu quả sau:
- Phạt tiền: Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các hành vi như không thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, không báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, hoặc không hủy hóa đơn đúng quy định có thể bị phạt từ 4 triệu đến 20 triệu đồng.
- Thu hồi mã số thuế: Trong trường hợp nghiêm trọng, cơ quan thuế có thể thu hồi mã số thuế, khiến doanh nghiệp mất khả năng hoạt động kinh doanh.
- Tố tụng pháp lý: Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện hành vi gian lận, họ có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự 2015.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
5. Lưu Ý Quan Trọng Cho Doanh Nghiệp
Để đảm bảo quá trình ngừng sử dụng hóa đơn điện tử diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Kiểm tra kỹ dữ liệu: Trước khi hủy hóa đơn, hãy đảm bảo tất cả dữ liệu đã được sao lưu và kiểm tra để tránh mất mát thông tin quan trọng.
- Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ: Nếu sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử từ bên thứ ba, hãy phối hợp với họ để xử lý các vấn đề kỹ thuật và pháp lý.
- Tuân thủ thời hạn: Các thủ tục như thông báo, báo cáo, và hủy hóa đơn phải được thực hiện đúng thời hạn để tránh bị phạt.
- Tư vấn chuyên gia: Nếu không chắc chắn về quy trình, hãy tham khảo ý kiến từ kế toán viên hoặc luật sư chuyên về thuế để đảm bảo tuân thủ đầy đủ.
Kết Luận
Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử là một thủ tục quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy định để tránh các rủi ro pháp lý và tài chính. Các trường hợp như giải thể, phá sản, thay đổi hình thức kinh doanh, hoặc yêu cầu từ cơ quan thuế đều đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Bằng cách thực hiện đúng quy trình, báo cáo đầy đủ, và lưu trữ dữ liệu cẩn thận, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn duy trì uy tín trong các hoạt động tài chính.
Hóa đơn điện tử đã và đang thay đổi cách thức quản lý giao dịch tại Việt Nam, nhưng việc sử dụng và ngừng sử dụng chúng đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về pháp luật. Hy vọng bài viết này đã cung cấp một cái nhìn toàn diện, giúp doanh nghiệp nắm rõ các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện đúng quy trình, từ đó đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và hợp pháp.
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi