Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần lưu ý

Lưu trữ hóa đơn điện tử là trách nhiệm doanh nghiệp và đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử nhằm đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế đối với ngân sách quốc gia. Vậy quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử cụ thể thế nào?

1. Hóa đơn điện tử và quy định mới nhất

Hóa đơn là chứng từ kế toán được bên bán phát hành. Hiện nay, hóa đơn giấy vẫn được sử dụng song song với hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử sẽ bắt buộc sử dụng vào đầu tháng 7 năm 2022. Vì thế, ngay bây giờ, doanh nghiệp nên tìm hiểu các quy định sử dụng hóa đơn điện tử.

>> Tham khảo: Thay thế hóa đơn tự in với hóa đơn điện tử.

2. Trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử

Căn cứ vào Khoản 1, Điều 1 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử hợp pháp như sau:

• Bên bán và mua hàng, có sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập các báo cáo tài chính thì cần phải tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định của Luật kế toán. Với các trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp phần mềm HĐĐT thì các tổ chức trung gian phải thực hiện việc lưu trữ HĐĐT theo đúng thời hạn quy định của Luật kế toán.
• Với trường hợp bên bán hay bên mua là đơn vị kế toán thì tổ chức trung gian cần cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần phải có trách nhiệm lưu trữ, sao lưu dữ liệu HĐĐT ra các vật mang tin như: bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD và DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong,… hoặc tiến hành sao lưu trực tuyến để có thể bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử

Tại Khoản 2, Điều 1 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính cũng quy định thêm về việc lưu trữ hóa đơn điện tử đã lập dưới dạng thông điệp dữ liệu thì cần phải thoả mãn các điều kiện sau:

• Người dùng phải truy cập và xem được nội dung của hóa đơn điện tử nhằm tham chiếu những khi cần thiết.
• Nội dung của hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi đi hay nhận về, hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện nội dung hóa đơn điện tử đó một cách chính xác nhất.
• Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo một cách thức nhất định, cho phép người dùng xác định được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến và ngày giờ gửi/nhận hóa đơn điện tử.

Như vậy, với các quy định nêu trên của Bộ Tài chính về vấn đề lưu trữ hóa đơn điện tử thì các HĐĐT sau khi được xuất phải được lưu trữ thông thường khoảng 10 năm để đảm bảo tính hợp pháp theo quy định của Luật Kế toán.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn điện tử.

Thực tế, so với các hóa đơn giấy thì rủi ro cháy, mất, hỏng hóa đơn điện tử là không thể xảy ra. Tuy nhiên, để nâng cấp tối đa tính bảo mật cho thông tin hóa đơn nói chung, thông tin doanh nghiệp và khách hàng của doanh nghiệp nói riêng thì các tổ chức, doanh nghiệp cũng nên lựa chọn lựa chọn sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, của các nhà cung cấp uy tín để có thể “chọn mặt gửi vàng”. Bởi lẽ, trong kinh doanh, tính bảo mật thông tin là yếu tố vô cùng quan trọng, quyết định sự thành bại và hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra với mỗi tổ chức, doanh nghiệp.

Kết luận

Mọi thắc mắc về hóa đơn đơn điện tử hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/