Quy định mới nhất về thời điểm lập hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong hệ thống quản lý thuế và giao dịch thương mại tại Việt Nam, đặc biệt kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan được ban hành. Việc xác định đúng thời điểm lập hóa đơn điện tử là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn, tránh các rủi ro về thuế và tuân thủ quy định pháp luật. Dưới đây là bài viết chi tiết về quy định thời điểm lập hóa đơn điện tử, dựa trên các quy định mới nhất tính đến ngày 31/7/2025, đặc biệt là Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC có hiệu lực từ 1/6/2025.

1. Tổng quan về thời điểm lập hóa đơn điện tử

Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm mà người bán ghi nhận giao dịch trên hóa đơn, bao gồm các thông tin như ngày tháng, thông tin người mua, hàng hóa/dịch vụ cung cấp, và thuế suất. Theo quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và các văn bản hướng dẫn, thời điểm lập hóa đơn được xác định tùy thuộc vào loại hình giao dịch (bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, xuất khẩu, kinh doanh đặc thù, v.v.).

Việc xác định đúng thời điểm không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi của cả người bán và người mua, đặc biệt trong các trường hợp liên quan đến khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT).

Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC đã cập nhật và làm rõ hơn các quy định về thời điểm lập hóa đơn, nhằm phù hợp với thực tiễn kinh doanh và thúc đẩy chuyển đổi số trong quản lý thuế. Dưới đây là các trường hợp cụ thể về thời điểm lập hóa đơn điện tử.

>> Tham khảo: Số định danh cá nhân thay thế mã số thuế tác động thế nào?

2. Quy định cụ thể về thời điểm lập hóa đơn

2.1. Đối với bán hàng hóa

Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, bất kể việc đã thu tiền hay chưa. Điều này có nghĩa là:

• Khi hàng hóa được bàn giao (ví dụ: giao hàng tại kho, giao tại địa điểm của người mua, hoặc thông quan đối với hàng xuất khẩu), hóa đơn điện tử phải được lập ngay tại thời điểm đó.

• Trường hợp bán hàng hóa trả góp hoặc trả chậm, thời điểm lập hóa đơn vẫn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, không phụ thuộc vào thời điểm thu tiền.

Ví dụ: Một doanh nghiệp bán điện thoại di động và giao hàng cho khách vào ngày 10/7/2025. Hóa đơn điện tử phải được lập ngay trong ngày 10/7/2025, kể cả khi khách hàng thanh toán trả góp trong 12 tháng.

2.2. Đối với cung cấp dịch vụ

Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, theo khoản 3 Điều 9 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Cụ thể:

• Nếu dịch vụ được cung cấp một lần và hoàn thành ngay, hóa đơn được lập ngay khi dịch vụ hoàn tất.

• Đối với dịch vụ cung cấp liên tục (như dịch vụ viễn thông, điện, nước), hóa đơn được lập chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ thanh toán được thỏa thuận giữa hai bên.

Ví dụ: Một công ty cung cấp dịch vụ bảo trì hệ thống mạng cho khách hàng và hoàn thành dịch vụ vào ngày 15/7/2025. Hóa đơn điện tử phải được lập ngay trong ngày 15/7/2025.

2.3. Đối với xuất khẩu hàng hóa

Đối với hàng hóa xuất khẩu, thời điểm lập hóa đơn được quy định là chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo sau khi hàng hóa được thông quan. Điều này nhằm đảm bảo phù hợp với các thủ tục hải quan và thời gian xử lý hồ sơ xuất khẩu. Quy định này được nêu rõ tại khoản 4 Điều 9 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Ví dụ: Một lô hàng xuất khẩu được thông quan vào ngày 20/7/2025. Doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử chậm nhất vào ngày 21/7/2025.

2.4. Đối với các hoạt động kinh doanh đặc thù

Một số lĩnh vực kinh doanh đặc thù có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn, bao gồm:

• Kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng, vé số: Hóa đơn điện tử phải được lập chậm nhất 1 ngày sau khi xác định doanh thu. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác trong việc ghi nhận doanh thu từ các hoạt động này.

• Xây dựng, lắp đặt: Đối với các công trình xây dựng có thời gian thực hiện kéo dài, hóa đơn được lập theo kỳ thanh toán hoặc giai đoạn nghiệm thu, tùy thuộc vào thỏa thuận trong hợp đồng.

Ví dụ: Một sòng bạc xác định doanh thu ngày 25/7/2025. Hóa đơn điện tử phải được lập chậm nhất vào ngày 26/7/2025.

2.5. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Đối với các doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (theo khoản 5 Điều 9 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), thời điểm lập hóa đơn là thời điểm giao dịch được ghi nhận trên máy tính tiền.

Điều này áp dụng bắt buộc từ 1/6/2025 cho các lĩnh vực bán lẻ, siêu thị, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, và các hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên.

Ví dụ: Một nhà hàng xuất hóa đơn từ máy tính tiền khi khách thanh toán vào lúc 20:00 ngày 31/7/2025. Hóa đơn điện tử sẽ được lập ngay tại thời điểm đó.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Một số lưu ý quan trọng

3.1. Xử lý sai sót về thời điểm lập hóa đơn

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót đã bị bãi bỏ. Thay vào đó, người bán và người mua lập biên bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Hóa đơn điều chỉnh/thay thế phải ghi rõ thông tin hóa đơn gốc (mẫu số, ký hiệu, số, ngày tháng năm) và được lập ngay khi phát hiện sai sót.

Ví dụ: Nếu hóa đơn được lập sai thời điểm (ví dụ: lập ngày 15/7/2025 thay vì 10/7/2025), doanh nghiệp cần lập biên bản thỏa thuận và phát hành hóa đơn điều chỉnh.

3.2. Ký hiệu hóa đơn và mã của cơ quan thuế

Từ 1/6/2025, ký hiệu hóa đơn điện tử bao gồm 2 chữ số cuối của năm lập hóa đơn (ví dụ: 25 cho năm 2025) và chữ cái xác định loại hóa đơn (T, D, L, M, N, P). Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp cần đảm bảo thời điểm lập hóa đơn phù hợp để mã được cấp kịp thời.

3.3. Giảm thuế GTGT và thời điểm lập hóa đơn

Từ 1/7/2025 đến 31/12/2026, thuế GTGT được giảm từ 10% xuống 8% cho một số hàng hóa, dịch vụ. Doanh nghiệp cần đảm bảo thời điểm lập hóa đơn đúng quy định để áp dụng thuế suất chính xác, tránh trường hợp phải điều chỉnh hóa đơn.

>> Tham khảo: Các mặt hàng không phải chịu thuế GTGT từ ngày 01/07/2025.

4. Tầm quan trọng của việc tuân thủ thời điểm lập hóa đơn

Việc tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt mà còn đảm bảo:

• Hợp lệ hóa đơn: Hóa đơn lập đúng thời điểm được xem là hợp lệ để khấu trừ thuế GTGT.

• Minh bạch giao dịch: Ghi nhận chính xác thời điểm giao dịch giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra, đối chiếu.

• Tránh rủi ro pháp lý: Vi phạm thời điểm lập hóa đơn có thể dẫn đến phạt hành chính từ 4-8 triệu đồng (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/