Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (CQT) đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính pháp lý và chống gian lận thuế. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về hóa đơn điện tử có mã xác thực, được chia thành ba phần chính: định nghĩa, tổng hợp quy định mới nhất và hướng dẫn thực hiện trên phần mềm Einvoice Thái Sơn. Với thông tin cập nhật đến tháng 10/2025, bài viết nhằm hỗ trợ doanh nghiệp áp dụng hiệu quả.
1. Định nghĩa hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, thường được gọi tắt là hóa đơn điện tử có mã (HĐĐT có mã), là một dạng hóa đơn được lập bằng phương tiện điện tử, có khả năng lưu trữ, tra cứu và truyền tải qua mạng internet, đồng thời được cơ quan thuế cấp mã xác thực để đảm bảo tính chân thực và hợp pháp.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn thương mại điện tử.
Theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đây là hóa đơn điện tử mà người bán phải chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế trước hoặc sau khi giao cho người mua, và cơ quan thuế sẽ cấp mã xác thực (một chuỗi ký tự số hoặc chữ cái) để xác nhận hóa đơn hợp lệ.
Khác với hóa đơn điện tử không có mã (dành cho doanh nghiệp lớn tự quản lý dữ liệu), hóa đơn điện tử có mã dành cho các đối tượng như hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc doanh nghiệp nhỏ, nơi cơ quan thuế kiểm soát chặt chẽ hơn để tránh thất thu ngân sách. Mã xác thực được cấp qua hệ thống của Tổng cục Thuế, thường trong vòng vài giây đến vài phút sau khi dữ liệu hóa đơn được truyền lên, và nó được in hoặc hiển thị trên hóa đơn dưới dạng mã QR hoặc chuỗi ký tự, giúp người mua dễ dàng kiểm tra tính hợp pháp qua cổng thông tin của CQT.
Ưu điểm nổi bật của loại hóa đơn này bao gồm tính bảo mật cao nhờ chữ ký số và mã xác thực, giảm nguy cơ làm giả; tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ (khoảng 80-90% so với hóa đơn giấy); và hỗ trợ tích hợp với các hệ thống quản lý như máy tính tiền hoặc phần mềm kế toán. Ví dụ, khi bán hàng, doanh nghiệp chỉ cần lập hóa đơn trên phần mềm đạt chuẩn, ký số bằng USB token và gửi dữ liệu lên CQT để nhận mã. Người mua có thể tra cứu hóa đơn qua website etax.gdt.gov.vn bằng cách quét mã QR hoặc nhập mã xác thực, đảm bảo quyền lợi khấu trừ thuế VAT.
Tóm lại, hóa đơn điện tử có mã không chỉ là công cụ kế toán mà còn là bằng chứng pháp lý quan trọng, thúc đẩy môi trường kinh doanh minh bạch. Việc hiểu rõ định nghĩa này là nền tảng để doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Tổng hợp quy định mới nhất về hóa đơn điện tử có mã xác thực
Năm 2025 đánh dấu nhiều thay đổi quan trọng trong quy định về hóa đơn điện tử có mã, nhằm thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện và mở rộng đối tượng áp dụng. Các văn bản pháp luật chính bao gồm Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/6/2025) và Thông tư 32/2025/TT-BTC (quy định ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn).
– Đối tượng áp dụng được mở rộng: Từ 01/6/2025, tất cả hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã, thay vì chỉ khuyến khích như trước. Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã được miễn phí dịch vụ cấp mã trong 12 tháng đầu sử dụng. Ngoài ra, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (POS) phải kết nối trực tiếp với CQT, đảm bảo dữ liệu thời gian thực.
– Nội dung hóa đơn được bổ sung: Hóa đơn phải ghi mã định danh cá nhân (CCCD hoặc mã số thuế) của người mua nếu là cá nhân, hoặc mã số đơn vị ngân sách nếu là tổ chức nhà nước. Điều này nhằm tăng tính minh bạch và chống thất thoát thuế. Ký hiệu mẫu số hóa đơn được quy định rõ: Sử dụng mã “01GTKT” cho hóa đơn GTGT có mã, “02TNCN” cho hóa đơn bán lẻ, với ký hiệu hóa đơn theo cấu trúc “ký hiệu mẫu – số theo năm – số thứ tự”.
– Xử lý sai sót được đơn giản hóa: Bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử có mã; thay vào đó, doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, gửi dữ liệu lên CQT để cấp mã mới. Thời hạn xử lý sai sót rút ngắn còn 3 ngày làm việc. Nghị định 70/2025 cũng bổ sung quy định về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp đăng ký qua cổng etax.gdt.gov.vn trước 01/6/2025, với thông tin chi tiết về phần mềm sử dụng và chữ ký số.
Các điểm mới khác: Hóa đơn phải có thông tin chi tiết về hàng hóa/dịch vụ, thuế suất, và mã QR để tra cứu. Phạt hành chính từ 4-8 triệu đồng nếu không sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định. Tổng thể, các quy định này hướng đến việc số hóa 100% hóa đơn từ năm 2026, giúp giảm thủ tục hành chính và tăng hiệu quả quản lý thuế.
>> Có thể bạn quan tâm: Quy định về các nhóm vi phạm hành chính tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
3. Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm Einvoice Thái Sơn
Phần mềm Einvoice Thái Sơn (do Công ty TNHH Thái Sơn phát triển) là giải pháp đạt chuẩn theo Nghị định 123/2020 và Nghị định 70/2025, hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử có mã nhanh chóng, tích hợp chữ ký số và kết nối trực tiếp với CQT. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước, giả sử bạn đã đăng ký tài khoản và tích hợp chữ ký số (USB token) trên einvoice.vn.
Bước 1: Chuẩn bị và đăng nhập.
Truy cập einvoice.vn, đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp (đã đăng ký với CQT).
Nếu chưa, chọn “Đăng ký mới” và nhập mã số thuế, thông tin doanh nghiệp theo hướng dẫn trên cổng etax.gdt.gov.vn.
Kiểm tra kết nối chữ ký số: Vào menu “Cài đặt” > “Chữ ký số” > Chọn thiết bị USB và nhập mật khẩu.
Bước 2: Lập hóa đơn mới.
Chọn menu “Hóa đơn điện tử có xác thực” > “Lập hóa đơn GTGT mới” (hoặc “Hóa đơn bán hàng” tùy loại). Nhập thông tin:
- Thông tin người bán: Tự động điền từ hồ sơ.
- Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã định danh cá nhân (bắt buộc từ 01/6/2025).
- Chi tiết hàng hóa/dịch vụ: Thêm dòng mới, nhập mã hàng, tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất (0%, 5%, 8% hoặc 10%). Phần mềm tự tính tổng tiền, thuế GTGT và thành tiền.
- Ghi chú: Thêm thông tin bổ sung nếu cần. Lưu tạm để kiểm tra.
Bước 3: Ký số và xuất hóa đơn.
Nhấn “Xuất hóa đơn” trong giao diện chi tiết. Chọn chữ ký số từ danh sách, nhập mã PIN trên USB token để ký điện tử. Phần mềm sẽ truyền dữ liệu lên CQT để cấp mã xác thực (thường trong 1-5 giây). Sau khi nhận mã, hóa đơn được hoàn tất với mã QR và chuỗi xác thực.
>> Có thể bạn quan tâm: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 4: Gửi và quản lý hóa đơn.
Gửi hóa đơn cho người mua qua email hoặc tải file XML/PDF từ menu “Danh sách hóa đơn”. Để quản lý, vào “Tra cứu hóa đơn” để xem trạng thái (đã cấp mã, đã gửi, đã hủy). Nếu sai sót, chọn “Điều chỉnh” để lập hóa đơn mới mà không cần hủy. Xuất báo cáo định kỳ (tháng/quý) để kê khai thuế qua phần “Báo cáo”.
Lưu ý: Đảm bảo phần mềm cập nhật phiên bản mới nhất để tuân thủ Thông tư 32/2025. Nếu gặp lỗi, liên hệ hỗ trợ Thái Sơn qua hotline hoặc xem video hướng dẫn trên YouTube kênh E-invoice Thái Sơn. Với giao diện thân thiện, Einvoice giúp xuất hóa đơn nhanh chóng, phù hợp cho cả doanh nghiệp nhỏ.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi