Tại sao cửa hàng trà sữa nên sử dụng hóa đơn điện tử?

Những thương hiệu trà sữa nổi tiếng được yêu thích thông thường đều có trên 3 chi nhánh khác nhau. Đây là một trong những thách thức của trong việc quản lý đơn hàng xuất ra mỗi ngày chưa kể lượng hóa đơn in hàng ngày phải lên đến vài trăm đơn. Lời khuyên dành cho các cửa hàng trà sữa đó là nên chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, vì các lý do sau đây:

Sử dụng hóa đơn giấy khó kiểm soát, bất tiện cho kế toán

Hiện nay, trung bình các cửa hàng trà sữa bán ra hàng trăm cốc trà sữa mỗi ngày kể cả online hay tại cửa hàng. Chính vì thế mà lượng hóa đơn giấy xuất ra mỗi ngày rất cao. Điều này đặt ra sức nặng lên kế toán của cửa hàng phải xử lý số liệu hóa đơn bằng phương pháp thủ công tốn thời gian, công sức và chi phí.

Thống kê các hoạt động mà quán trà sữa phải xử lý liên quan đến hóa đơn bao gồm:

• Thu chi tiền trà sữa của khách hàng
• Xử lý dữ liệu thông tin khách hàng
• Phát hành số lượng lớn hóa đơn cho khách hàng
• Các chứng từ nhập/xuất từ bộ phận kho, mua nguyên liệu đầu vào
• Báo cáo nhập xuất tồn thực phẩm, nguyên vật liệu.
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
• Bảo quản, lưu trữ số lượng hóa đơn giấy lớn…

Khi sử dụng hóa đơn giấy, mọi thủ tục, thao tác để xử lý khối lượng hóa đơn lớn mỗi ngày khiến nhà hàng gặp nhiều khó khăn và bất cập.

Số lượng hóa đơn quá lớn, cửa hàng trà sữa khó tránh khỏi những sai sót dù đã xử lý rất cẩn thận. Điều này gây thiệt hại không nhỏ và tốn thời gian và công sức để xử lý các sai sót.

Hóa đơn điện tử loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công giúp giảm tối đa sai sót

Xem thêm: Hóa đơn điện tử kèm bảng kê hay không ?

Đặc biệt hơn, với các chuỗi cửa hàng trà sữa có nhiều chi nhánh càng “đau đầu” hơn khi quản lý hóa đơn giấy tại các chi nhánh. Để tổng hợp chi tiết doanh thu của từng chi nhánh, kiểm soát hóa đơn nguyên vật liệu đầu vào, số lượng hóa đơn được xuất ra tại từng chi nhánh,… cửa hàng phải kiểm kê bằng phương pháp nhập liệu và đếm thủ công. Việc này được thực hiện bằng tay và khả năng con số thiếu chính xác và tốn thời gian.

Sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích

Với tính năng vượt trội, hóa đơn điện tử là trợ thủ đắc lực giúp cửa hàng trà sữa giải quyết toàn bộ các vấn đề liên quan đến hóa đơn một cách nhanh chóng và chính xác.

Cắt giảm chi phí và tối ưu thời gian

Với số lượng hóa đơn lớn mỗi ngày, cửa hàng sẽ không phải xử lý bằng các thao tác, thủ tục viết thủ công như trước. Hóa đơn điện tử khi được tích hợp vào hệ thống cửa hàng: Mọi quy trình xử lý nhanh chóng, không tốn kém thời gian và công sức ngồi viết tay. Chi phí sai sót khi viết tay hóa đơn giấy cũng giảm đáng kể.

Thực tế, nhiều người cho rằng chi phí in ấn hóa đơn và các khoản chi phí khác liên quan đến hóa đơn không đáng kẻ. Nhưng trên thực tế, khoản chi phí cửa hàng phải trả cho hóa đơn khá lớn. Nếu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử mọi quy trình, thủ tục đều xử lý ngay trên phần mềm. Đây cũng là cách giúp cửa hàng cắt giảm được các khoản chi phí không đáng có và tối ưu thời gian liên quan đến hóa đơn.

Tiện lợi trong việc quản lý, kiểm tra hóa đơn

Nhiều cửa hàng trà sữa bán hàng theo quy trình giao hóa đơn giấy trước và sử dụng tờ hóa đơn căn cứ để nhận trà sữa sau đó. Tuy nhiên, rủi ro khi sử dụng hóa đơn giấy rất cao vì có thể rơi rớt, nhầm hóa đơn.

Khi sử dụng, hóa đơn điện tử đều được lưu trữ ngay trên hệ thống giúp thuận tiện, nhanh chóng trong việc quản lý, tìm kiếm, tra cứu hóa đơn khi cần thiết. Hóa đơn xuất ra trong ngày đều phải trải qua thêm bước nhập liệu toàn bộ thông tin trong bản giấy vào máy tính để kiểm soát thông tin khách hàng cẩn thận nhất.

Kiểm soát hóa đơn ở các chi nhánh dễ dàng hơn

Hóa đơn điện tử hỗ trợ kiểm soát tốt việc xuất hóa đơn của các chi nhánh

Phần mềm hoá đơn điện tử giải quyết tối ưu các vấn đề hóa đơn tại các chi nhánh. Chuỗi cửa hàng trà sữa dễ dàng thống kê doanh thu, thống kê loại trà bán ra, số lượng khách hàng tại từng chi nhánh, số lượng hóa đơn phát hành ra của từng chi nhánh trong hệ thống.

Như vậy, hóa đơn điện tử mang lại nhiều tiện ích cho cửa hàng trà sữa. Khi chuyển sang hóa đơn điện tử, bản hóa đơn gốc luôn được lưu giữ trên hệ thống. Hóa đơn điện tử cũng đáp ứng được yêu cầu bảo mật thông tin. Do giao dịch thông qua phương tiện điện tử nên thời gian sẽ được rút ngắn lại. Đây là điều mà các chủ cửa hàng trà sữa cần phải cân nhắc áp dụng sớm hóa đơn điện tử.

Nguồn: Einvoice.vn